Plantilla de política de denuncias

1. Introducción

[Company name] se compromete a llevar a cabo su actividad con honestidad e integridad, y espera que todas las personas que trabajan para nosotros o con nosotros compartan este compromiso. Esta política establece cómo [Company name] permite a los trabajadores, y a otras personas que entran en contacto con la organización a través de su trabajo, denunciar una irregularidad, y cómo [Company name] gestiona esas denuncias. Se emite en virtud de la Directiva europea sobre la protección de los informantes (2019/1937), tal como se transpuso al derecho nacional — [your country], y debe leerse junto con esa ley, no en su lugar.

2. Ámbito de aplicación

Esta política se aplica a cualquier persona que tenga una relación laboral con [Company name]: empleados, antiguos empleados, candidatos a un puesto de trabajo, trabajadores de empresas de trabajo temporal, contratistas, autónomos, voluntarios, personas en prácticas, accionistas, y miembros de los órganos de administración, dirección o supervisión de [Company name]. También se extiende a cualquier persona que denuncie información obtenida en el marco de una relación laboral que ya haya finalizado, o que aún no haya comenzado (por ejemplo, un problema detectado durante un proceso de selección).

Esta política no es la vía adecuada para una queja personal sobre su propio empleo (como una discrepancia sobre su salario, una evaluación de desempeño o un procedimiento disciplinario que le afecte personalmente) — esos casos se gestionan mediante el procedimiento de quejas independiente de [Company name]. Si no está seguro de cuál corresponde, plantéelo a la persona o el departamento designado en la sección 10 y le indicarán la vía correcta.

3. Definiciones

• Denuncia — información sobre una infracción, incluidas las sospechas razonables, comunicada por un informante.
• Informante — una persona que denuncia información sobre una infracción obtenida en un contexto laboral.
• Persona afectada — una persona física o jurídica a la que se hace referencia en una denuncia como alguien que ha cometido, o de quien se sospecha que ha cometido, la infracción denunciada.
• Seguimiento — cualquier actuación llevada a cabo para evaluar la exactitud de una denuncia y, cuando proceda, para hacer frente a la infracción denunciada, incluso mediante una investigación interna, una instrucción, un procesamiento, una acción de recuperación de fondos, o el archivo del procedimiento.
• Represalias — cualquier acto u omisión, directo o indirecto, que se produzca en un contexto laboral, provocado por una denuncia interna o externa, y que cause o pueda causar un perjuicio injustificado al informante. Véase la sección 13 para ejemplos concretos.

4. Qué puede denunciar

Una denuncia puede referirse a cualquier infracción del derecho, o a cualquier acto u omisión contrario al objetivo perseguido por las normas aplicables, que haya llegado a su conocimiento en un contexto laboral — incluidos, entre otros: conductas irregulares o fraude financiero, corrupción o soborno, blanqueo de capitales o financiación del terrorismo, infracciones de protección de datos o de la privacidad, incumplimientos de salud y seguridad, daños medioambientales, discriminación o acoso, infracciones de las normas de contratación pública, amenazas a la salud pública, incumplimientos en materia de protección de los consumidores, y otras conductas delictivas o gravemente contrarias a la ética.

5. Motivos razonables para creer

Esta política protege a los informantes que tengan motivos razonables para creer que la información denunciada era cierta en el momento de la denuncia, aunque posteriormente resulte ser incorrecta, o si la investigación de seguimiento no confirma la irregularidad. Denunciar deliberadamente información que se sabe falsa constituye por sí mismo un asunto disciplinario, y queda fuera de la protección que ofrece esta política — pero una denuncia genuina, basada en motivos razonables, que no se confirme nunca se trata como una falta.

6. Cómo denunciar

Una denuncia puede presentarse por escrito, verbalmente por teléfono o mediante otro sistema de mensajería de voz, o, si así lo solicita, mediante una reunión presencial dentro de un plazo razonable. Las denuncias pueden presentarse de forma anónima; véase la sección 7.

Las denuncias pueden presentarse a través de nuestro canal de denuncias en [reporting channel address].

7. Denuncias anónimas

[Company name] acepta denuncias anónimas. Para denunciar de forma anónima, presente su denuncia a través del canal de denuncias sin indicar su nombre ni sus datos de contacto, y omita los detalles que pudieran identificarle, salvo que desee incluirlos. Si al enviarla recibe una referencia del caso, guárdela en un lugar seguro: con ella podrá consultar el acuse de recibo y la respuesta previstos en las secciones 9 y 12, contestar preguntas de seguimiento y añadir información más adelante sin dejar de ser anónimo, ya que [Company name] no tiene otra forma de contactar con usted.

Las denuncias anónimas se tramitan con la misma diligencia que cualquier otra. Denunciar de forma anónima puede dificultar plantear preguntas aclaratorias, por lo que, si se siente cómodo haciéndolo, identificarse (aunque sea de forma confidencial) suele permitir un seguimiento más completo — pero nunca es una condición para que su denuncia se tome en serio. Si denuncia de forma anónima y posteriormente se le identifica, estará protegido frente a represalias igual que cualquier otro informante.

8. Confidencialidad y protección de datos

Toda denuncia se gestiona con estricta confidencialidad. [Company name] no revelará la identidad de un informante, ni ninguna información de la que pueda deducirse directa o indirectamente su identidad, a nadie que no esté autorizado a recibir o dar seguimiento a las denuncias, sin el consentimiento explícito del informante — salvo cuando la divulgación sea una obligación necesaria y proporcionada impuesta por la ley en el contexto de investigaciones o procedimientos judiciales, en cuyo caso se informará al informante antes de que se divulgue su identidad, a menos que hacerlo pudiera comprometer la investigación.

Los datos personales recabados a través de una denuncia se tratan únicamente para los fines de su recepción y seguimiento, se limitan a lo necesario para dicho fin, y se gestionan de conformidad con la normativa de protección de datos aplicable. Los datos personales que manifiestamente no sean pertinentes para tramitar una denuncia concreta no se recaban o, si se recaban por error, se suprimen sin demora.

9. Acuse de recibo de su denuncia

[Company name] acusará recibo de una denuncia en un plazo de siete días desde su recepción.

10. Quién gestiona su denuncia

[Company name] designa a una persona o departamento imparcial responsable de dar seguimiento a las denuncias, con la competencia, la jerarquía y los recursos necesarios para desempeñar esa función. Esa persona o departamento mantiene un contacto diligente con el informante y, cuando sea necesario, le solicita información adicional.

• Persona o departamento designado: [Nombre o departamento, y cómo contactar con él]

Cuando una denuncia concierna a la propia persona o departamento designado, o cuando de otro modo exista un conflicto de intereses, la denuncia se escala en su lugar a [otro contacto o vía de escalado, p. ej. un miembro del consejo o una línea ética externa] para preservar la imparcialidad.

11. Evaluación e investigación de su denuncia

[Company name] lleva a cabo un seguimiento diligente de toda denuncia — incluidas las anónimas — evaluando la exactitud de las alegaciones y, cuando proceda, abordando la irregularidad denunciada, incluso mediante una investigación interna, una instrucción, o la remisión a una autoridad competente para su ulterior investigación. El alcance y la profundidad de una investigación son proporcionales a la gravedad y credibilidad de lo denunciado.

12. Retroalimentación

[Company name] proporcionará retroalimentación sobre las medidas adoptadas o previstas como seguimiento, y los motivos de dicho seguimiento, en un plazo razonable que no exceda de tres meses desde el acuse de recibo (o, si no se envió acuse de recibo, tres meses desde la expiración del plazo de siete días para acusar recibo). La retroalimentación explica qué se ha hecho y por qué, no simplemente que el asunto está "cerrado".

13. Protección frente a represalias

[Company name] no tolera ninguna forma de represalias contra una persona que presente una denuncia en las condiciones descritas en la sección 5. Las represalias incluyen, entre otras: el despido, la suspensión, la degradación, la denegación de un ascenso, una evaluación de desempeño negativa, la discriminación, el acoso o el ostracismo, los daños (incluidos los daños reputacionales) o las pérdidas económicas, la inclusión en listas negras, la resolución o cancelación anticipada de un contrato de bienes o servicios, y la cancelación de una licencia o permiso. Cualquier persona que considere haber sufrido represalias por haber presentado una denuncia debe plantearlo de inmediato a la persona o el departamento designado en la sección 10.

14. Medidas de apoyo

Los informantes y, cuando proceda, los facilitadores que les hayan ayudado, pueden solicitar orientación sobre el procedimiento de denuncia, información sobre sus derechos y — cuando el derecho nacional lo permita — acceso a asesoramiento jurídico u otro tipo de apoyo durante los procedimientos relacionados con una denuncia. [Company name] no cobrará al informante por acceder a ninguna medida de apoyo que ponga a su disposición.

También puede consultar de forma confidencial a [nombre y datos de contacto de un asesor confidencial], antes o después de presentar una denuncia.

15. Protección de la persona afectada

La persona afectada tiene derecho a la presunción de inocencia, a ser oída equitativamente antes de que se alcance cualquier conclusión sobre ella, y a la misma protección de confidencialidad que el informante — su identidad no se divulga más allá de quienes necesiten conocerla para dar el debido seguimiento a la denuncia. Nada de lo dispuesto en esta política constituye una declaración de irregularidad contra ninguna persona afectada hasta que una investigación haya concluido efectivamente en ese sentido.

16. Denuncia externa

En la mayoría de los Estados miembros no está obligado a denunciar internamente en primer lugar. Por lo general, tiene derecho a denunciar directamente ante la autoridad competente pertinente, en lugar de utilizar el canal interno de [Company name], o además de utilizarlo, y — en determinadas circunstancias definidas por el derecho nacional, como cuando no se adopta ninguna medida adecuada respecto de una denuncia interna o externa, o cuando existe un peligro inminente o manifiesto para el interés público — a realizar una revelación pública, sin dejar por ello de beneficiarse de la protección frente a represalias. Algunas legislaciones nacionales someten la denuncia externa sin denuncia interna previa a determinadas condiciones (por ejemplo, en Italia); en tal caso, se aplican dichas condiciones.

17. Conservación de registros

[Company name] mantiene un registro de cada denuncia recibida, conservado únicamente durante el tiempo necesario y proporcionado para cumplir los requisitos impuestos por esta política y por el derecho aplicable. Los registros se almacenan de forma segura y el acceso se limita a las personas autorizadas a gestionar las denuncias.

Cuando una denuncia se presente por teléfono, mediante mensaje de voz o en una reunión, [Company name] la documentará, con el consentimiento del informante, mediante una grabación o una transcripción o acta completa y exacta. El informante tendrá la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción o el acta.

18. Funciones y responsabilidades

• La alta dirección es responsable de esta política, de garantizar que la persona o el departamento designado en la sección 10 cuente con los recursos y la autoridad necesarios para desempeñar su función, y de la cultura general en la que las personas se sientan seguras para alzar la voz.
• La persona o el departamento designado recibe, acusa recibo y da seguimiento a las denuncias conforme a lo dispuesto en las secciones 9 a 12, y conserva los registros descritos en la sección 17.
• Todos los trabajadores deben denunciar únicamente información que tengan motivos razonables para creer cierta, cooperar con una investigación de seguimiento cuando se les solicite, y no tomar nunca represalias contra quien haya presentado una denuncia.

19. Políticas relacionadas

Esta política opera junto con las demás políticas de [Company name] — incluidos su procedimiento de quejas (sección 2), su procedimiento disciplinario, su política contra el soborno y la corrupción, y su política de protección de datos — sin sustituir a ninguna de ellas. Cuando esta política y otra parezcan entrar en conflicto en un punto concreto, plantéelo a la persona o el departamento de la sección 10.

20. Formación y sensibilización

[Company name] pone esta política a disposición de todas las personas a las que se aplica, y la comunica de nuevo durante la incorporación en lugar de basarse en un único anuncio — una política que nadie recuerda que existe no funciona en la práctica, por completa que sea sobre el papel.

21. Revisión y control documental

Esta política se revisa periódicamente para garantizar que sigue siendo exacta y eficaz, y para reflejar cualquier cambio en la persona o el departamento designado a que se refiere la sección 10.

• Responsable de la política: [Indique el cargo, p. ej. Responsable de RR. HH. / Cumplimiento]
• Versión: 1.0
• Fecha de entrada en vigor: 19 de octubre de 2026
• Próxima revisión prevista: 19 de octubre de 2027

Base jurídica

• Art. 6, 8(3) y 9(1), Directiva (UE) 2019/1937 — las condiciones de protección, la obligación de establecer un canal interno, y los siete elementos procedimentales que debe cubrir un canal (secciones 6 a 12 anteriores).
• Art. 9(2) — la denuncia por escrito, verbal y presencial (sección 6 anterior).
• Art. 16 — el deber de confidencialidad.
• Art. 18 — las obligaciones de conservación de registros de las denuncias recibidas, incluida la documentación de las denuncias verbales (sección 17 anterior).
• Art. 19 y 21 — la prohibición de represalias y las medidas de protección de los informantes frente a ellas (sección 13 anterior).
• Art. 20 — las medidas de apoyo disponibles para los informantes (sección 14 anterior).

Este documento es una política de partida generada por Provoxis, fundamentada en los artículos anteriores. No sustituye al asesoramiento jurídico específico para sus circunstancias — hágalo revisar por un asesor cualificado antes de publicarlo a su plantilla.