Quand poser une conservation légale (« legal hold »)

Pourquoi tout canal a besoin d'un mécanisme de conservation légale

Quel que soit le calendrier de conservation appliqué par défaut par un canal (voir choisir une politique de conservation), une suppression automatisée qui s'exécute sans surveillance sur un dossier faisant l'objet d'une procédure judiciaire active ou raisonnablement anticipée est un véritable problème, pas un simple désagrément — cela peut signifier détruire des preuves qu'une entreprise est légalement tenue de conserver. Le droit à l'effacement du RGPD comporte lui-même une exemption explicite pour exactement cette situation (art. 17(3)(e) : l'effacement ne s'applique pas « à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice »), et une conservation légale est la manière dont cette exemption s'exerce en pratique, dossier par dossier, par-dessus ce que le calendrier normal ferait sans elle.

Ce qu'une conservation légale fait réellement — et ne fait pas

Une conservation légale n'équivaut pas à mettre un dossier en pause. Dans Provoxis, en poser une ne fige pas la progression du dossier : il continue d'avancer à travers Nouveau → En cours d'investigation → Retour donné → Clôturé exactement comme il le ferait sinon, et les délais de 7 jours et de 3 mois continuent de courir quoi qu'il arrive. Ce qu'une conservation légale fait réellement est plus étroit et plus spécifique : tant qu'elle est active, l'effacement manuel de ce signalement est purement et simplement bloqué. C'est tout le mécanisme — cela ne change ni qui peut voir le dossier, ni comment il est investigué, ni quand il peut être clôturé. Toute conservation légale digne de ce nom devrait fonctionner de la même façon : une dérogation ciblée sur la suppression, pas un gel général du dossier.

Quand en poser une

Posez une conservation légale dès que vous anticipez raisonnablement le besoin de préserver les données d'un dossier au-delà de ce que sa conservation normale permettrait autrement — un litige actif, une enquête réglementaire, ou une procédure disciplinaire susceptible de se prolonger au-delà du point où le dossier deviendrait autrement éligible à la purge. N'attendez pas une demande formelle du service juridique pour en poser une si vous voyez déjà le besoin arriver — une conservation légale ne coûte rien à avoir en place, et coûte tout à ne pas avoir quand un dossier se révèle important par la suite.

La mécanique : une raison à la pose, une raison à la levée

Quel que soit le système utilisé pour la suivre, exiger une raison écrite pour poser une conservation légale, et une raison écrite pour la lever, est ce qui la rend opposable si elle est un jour contestée — une conservation légale que personne ne peut expliquer ne vaut guère mieux que l'absence de conservation légale. Provoxis impose cela de façon structurelle : poser une conservation légale exige une raison (texte libre, non facultatif), capturée dans le journal d'audit avec qui l'a posée et quand ; la lever exige la même chose. Une conservation légale ne peut pas simplement expirer discrètement — quelqu'un doit activement décider que le besoin a disparu, et dire pourquoi.

Levez-la quand le besoin a réellement disparu, pas par défaut

Une conservation légale qui reste active longtemps après que sa raison d'être a disparu nuit à la crédibilité du dossier plutôt que de protéger quoi que ce soit — elle commence à ressembler à un état par défaut plutôt qu'à un choix délibéré. Une fois le litige, l'enquête, ou la procédure ayant justifié la conservation légale conclus, levez-la, avec une véritable raison, et laissez le palier de conservation sous-jacent du dossier reprendre la main. Si un dossier relevant d'un palier de conservation « encore sous procédure » est rouvert puis reclôturé une fois cette procédure véritablement terminée, c'est aussi le moment de réévaluer à quel palier il appartient réellement désormais.

L'effacement est bloqué, pas impossible

L'effacement manuel d'un signalement sous conservation légale ne devrait tout simplement pas pouvoir se produire tant que la conservation est active — aucune dérogation, aucune exception. Dans Provoxis, la conservation légale doit d'abord être explicitement levée, ce qui est elle-même une action journalisée, de sorte que l'effacement ne peut jamais être utilisé pour contourner discrètement une conservation légale encore en vigueur.

Fondement juridique

• Art. 17(3)(e), RGPD — l'exemption au droit à l'effacement pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice, le fondement permettant à la conservation légale de primer sur la purge automatique.