Rédiger un retour d'information conforme à l'art. 5(13)

Le retour d'information est une décision délibérée, pas un sous-produit de l'activité

Quel que soit le canal utilisé, le retour d'information au sens de la directive est quelque chose qu'un gestionnaire doit délibérément décider avoir eu lieu — ce n'est jamais un effet secondaire naturel d'un dossier qui connaît de l'activité. Provoxis le rend explicite avec son propre modèle de statuts : Retour donné est l'une des quatre étapes du dossier (Nouveau → En cours d'investigation → Retour donné → Clôturé), atteinte uniquement lorsqu'un gestionnaire la définit directement, jamais automatiquement. Mais la discipline sous-jacente vaut quel que soit le système utilisé, ou son absence : il est facile de supposer que le retour d'information a effectivement eu lieu simplement parce qu'il y a eu des échanges avec le lanceur d'alerte. Ce n'est pas le cas, tant que quelqu'un n'a pas réellement décidé que c'était fait et ne peut pointer le moment où cela s'est produit.

Ce qui compte réellement comme retour d'information

Le critère est la définition même de l'art. 5(13) de la directive : « la communication à l'auteur de signalement d'informations sur les mesures envisagées ou prises au titre de suivi et sur les motifs de ce suivi. » Deux éléments, tous deux requis, quel que soit le canal :

• Ce qui est fait — l'action concrète, qu'il s'agisse de mesures disciplinaires, d'un changement de politique interne, d'une transmission ailleurs, ou d'une décision de ne prendre aucune suite.
• Pourquoi — le raisonnement derrière cette action, pas seulement le fait qu'elle ait eu lieu.

Un message qui ne fait que l'un des deux n'est pas un retour d'information en ce sens. Dire à un lanceur d'alerte « nous avons examiné la question » indique qu'une action a eu lieu sans préciser laquelle. Lui dire « nous prenons cela au sérieux » est une réassurance, pas une information. Les deux passent à côté de ce qu'exige réellement l'art. 5(13), même si cela peut donner l'impression d'une communication adéquate sur le moment.

Ce qui y satisfait, en termes simples : « Nous avons investigué et jugé l'allégation étayée ; la personne concernée a reçu un avertissement formel et le processus d'approbation des notes de frais de l'équipe a été modifié pour exiger une double validation » est un retour d'information. « Nous avons investigué et n'avons trouvé aucun élément étayant l'allégation, aucune autre suite n'est donc donnée » en est un également — une issue négative, clairement énoncée avec sa justification, reste un retour d'information. Ce qui n'est pas un retour d'information, c'est le silence, une réassurance vague, ou un simple échange de questions de clarification qui n'énonce jamais réellement une issue.

Les messages ordinaires ne comptent pas, et clôturer un dossier non plus

Deux choses qui donnent l'impression d'avancer mais qui ne suffisent pas, à elles seules, à s'acquitter de l'obligation, quel que soit le système utilisé pour les suivre :

• Les échanges de messages. Répondre à une question du lanceur d'alerte, ou lui demander davantage de détails, fait avancer la conversation mais ne constitue pas un retour d'information, à moins que l'un de ces messages n'énonce réellement l'action prise et pourquoi.
• Clôturer le dossier. Sur de nombreux systèmes, y compris Provoxis, un dossier peut passer directement au statut Clôturé sans jamais passer par l'étape de retour d'information — le flux de traitement permet de sauter cette étape. Si c'est le cas, l'obligation de retour d'information reste non satisfaite. Clôturer un dossier l'archive ; cela ne constitue pas en soi la preuve que le lanceur d'alerte a été informé de quoi que ce soit.

Si de nouvelles informations arrivent après que le retour d'information a déjà été donné

Quel que soit le système utilisé, vous avez besoin d'un moyen de remettre un dossier en investigation active si un élément substantiel apparaît après qu'un retour d'information a déjà été donné — ajouter une mise à jour à un dossier déjà marqué comme résolu n'équivaut pas à le rouvrir véritablement. Dans Provoxis, Retour donné et Clôturé sont les deux seuls statuts qui peuvent revenir en arrière, et uniquement vers En cours d'investigation ; tout autre retour en arrière est interdit, ce qui fait de la réouverture une étape délibérée et visible plutôt que quelque chose qui se produit discrètement.

Fondement juridique

• Art. 5(13), directive (UE) 2019/1937 — la définition du « retour d'information » sur laquelle repose cette obligation.