Modèle de politique de signalement

1. Introduction

[Company name] s'engage à conduire ses activités avec honnêteté et intégrité, et attend de toute personne travaillant pour ou avec nous qu'elle partage cet engagement. Cette politique décrit comment [Company name] permet aux travailleurs, ainsi qu'à toute autre personne entrant en contact avec l'organisation dans le cadre de son activité professionnelle, de signaler un manquement, et comment [Company name] traite ces signalements. Elle est établie en application de la directive européenne sur les lanceurs d'alerte (2019/1937), telle que transposée en droit national — [your country], et doit être lue en complément de cette loi — et non à sa place.

2. Champ d'application

Cette politique s'applique à toute personne ayant un lien professionnel avec [Company name] : salariés, anciens salariés, candidats à l'embauche, travailleurs intérimaires, prestataires, travailleurs indépendants, bénévoles, stagiaires, actionnaires, et membres des organes d'administration, de direction ou de surveillance de [Company name]. Elle s'étend également à toute personne signalant des informations obtenues dans le cadre d'une relation professionnelle qui a depuis pris fin, ou qui n'a pas encore commencé (par exemple, un problème identifié au cours d'un processus de recrutement).

Cette politique n'est pas la voie appropriée pour un grief personnel relatif à votre propre emploi (comme un désaccord sur la rémunération, un entretien d'évaluation, ou une procédure disciplinaire vous concernant personnellement) — ces situations relèvent de la procédure de réclamation distincte de [Company name]. Si vous ne savez pas laquelle des deux s'applique, adressez-vous à la personne ou au service désigné à la section 10, qui vous orientera vers la bonne procédure.

3. Définitions

• Signalement — les informations sur un manquement, y compris les soupçons raisonnables, communiquées par un lanceur d'alerte.
• Lanceur d'alerte — une personne qui signale des informations sur un manquement obtenues dans le cadre de ses activités professionnelles.
• Personne concernée — une personne physique ou morale mentionnée dans un signalement comme étant l'auteur, ou l'auteur soupçonné, du manquement signalé.
• Suivi — toute mesure prise pour évaluer l'exactitude d'un signalement et, le cas échéant, remédier au manquement signalé, notamment par une enquête interne, une investigation, des poursuites, une action en recouvrement de fonds, ou la clôture de la procédure.
• Représailles — tout acte ou omission, direct ou indirect, survenant dans un contexte professionnel, motivé par un signalement interne ou externe, et qui cause ou est susceptible de causer un préjudice injustifié au lanceur d'alerte. Voir la section 13 pour des exemples précis.

4. Ce que vous pouvez signaler

Un signalement peut porter sur tout manquement au droit, ou tout acte ou omission contraire à l'objectif poursuivi par les règles applicables, porté à votre connaissance dans un contexte professionnel — notamment, mais sans s'y limiter : les manquements financiers ou la fraude, la corruption ou les pots-de-vin, le blanchiment de capitaux ou le financement du terrorisme, les atteintes à la protection des données ou à la vie privée, les manquements à la santé et à la sécurité, les atteintes à l'environnement, la discrimination ou le harcèlement, les manquements aux règles de passation des marchés publics, les menaces pour la santé publique, les manquements à la protection des consommateurs, ainsi que tout autre comportement pénalement répréhensible ou gravement contraire à l'éthique.

5. Des motifs raisonnables de croire

Cette politique protège les lanceurs d'alerte qui avaient des motifs raisonnables de croire que les informations signalées étaient exactes au moment du signalement, même s'il s'avère par la suite qu'elles étaient erronées, ou si l'enquête de suivi ne permet pas de confirmer les faits. Signaler délibérément des informations que l'on sait fausses constitue en soi une faute disciplinaire, et ne bénéficie pas de la protection offerte par cette politique — mais un signalement sincère, fondé sur des motifs raisonnables, qui ne se confirme pas n'est jamais considéré comme une faute.

6. Comment signaler

Un signalement peut être effectué par écrit, oralement par téléphone ou par tout autre système de messagerie vocale, ou, à votre demande, lors d'une rencontre en personne organisée dans un délai raisonnable. Les signalements peuvent être anonymes ; voir la section 7.

Les signalements peuvent être adressés via notre canal de signalement à [reporting channel address].

7. Signalements anonymes

[Company name] accepte les signalements anonymes. Pour signaler de manière anonyme, transmettez votre signalement par le canal de signalement sans indiquer votre nom ni vos coordonnées, et omettez les détails qui permettraient de vous identifier, sauf si vous souhaitez les communiquer. Si une référence de dossier vous est remise lors de l'envoi, conservez-la précieusement : elle vous permet de consulter l'accusé de réception et le retour d'information prévus aux sections 9 et 12, de répondre aux questions complémentaires et d'ajouter des informations par la suite tout en restant anonyme, car [Company name] n'a aucun autre moyen de vous joindre.

Les signalements anonymes font l'objet d'un suivi aussi diligent que tout autre signalement. Un signalement anonyme peut rendre plus difficile de poser des questions complémentaires ; c'est pourquoi, si vous vous sentez à l'aise de le faire, vous identifier (même de manière confidentielle) tend à permettre un suivi plus approfondi — mais ce n'est jamais une condition pour que votre signalement soit pris au sérieux. Si vous signalez de manière anonyme et que votre identité est révélée par la suite, vous êtes protégé contre les représailles au même titre que tout autre lanceur d'alerte.

8. Confidentialité et protection des données

Chaque signalement est traité en toute confidentialité. [Company name] ne divulguera l'identité d'un lanceur d'alerte, ni aucune information permettant de la déduire directement ou indirectement, à toute personne autre que celles autorisées à recevoir ou à assurer le suivi des signalements, sans le consentement explicite du lanceur d'alerte — sauf lorsque la divulgation constitue une obligation nécessaire et proportionnée imposée par la loi dans le cadre d'enquêtes ou de procédures judiciaires, auquel cas le lanceur d'alerte en sera informé avant que son identité ne soit divulguée, à moins que cela ne compromette l'enquête.

Les données à caractère personnel recueillies dans le cadre d'un signalement ne sont traitées qu'aux fins de sa réception et de son suivi, sont limitées à ce qui est nécessaire à cette fin, et sont traitées conformément au droit applicable en matière de protection des données. Les données à caractère personnel manifestement dépourvues de pertinence pour le traitement d'un signalement donné ne sont pas collectées ou, si elles le sont accidentellement, sont supprimées sans délai.

9. Accusé de réception de votre signalement

[Company name] accusera réception d'un signalement dans un délai de sept jours à compter de sa réception.

10. Qui traite votre signalement

[Company name] désigne une personne ou un service impartial chargé du suivi des signalements, disposant de la compétence, de l'ancienneté et des ressources nécessaires pour exercer cette fonction. Cette personne ou ce service entretient un contact diligent avec le lanceur d'alerte et, si nécessaire, lui demande des informations complémentaires.

• Personne ou service désigné : [Nom ou service, et comment le joindre]

Lorsqu'un signalement concerne la personne ou le service désigné lui-même, ou lorsqu'il existe par ailleurs un conflit d'intérêts, le signalement est au contraire transmis à [un autre contact ou circuit d'escalade, par ex. un membre du conseil d'administration ou une ligne éthique externe] afin de préserver l'impartialité.

11. Évaluation et investigation de votre signalement

[Company name] assure un suivi diligent de chaque signalement — y compris les signalements anonymes — en évaluant l'exactitude des allégations et, le cas échéant, en remédiant au manquement signalé, notamment par une enquête interne, une investigation, ou un renvoi à une autorité compétente pour complément d'investigation. L'étendue et la profondeur d'une investigation sont proportionnées à la gravité et à la crédibilité des faits signalés.

12. Retour d'information

[Company name] fournira un retour d'information sur les mesures prises ou envisagées au titre du suivi, ainsi que sur les motifs de ce suivi, dans un délai raisonnable n'excédant pas trois mois à compter de l'accusé de réception (ou, si aucun accusé de réception n'a été envoyé, trois mois à compter de l'expiration du délai de sept jours prévu pour l'accusé de réception). Le retour d'information explique ce qui a été fait et pourquoi, et non simplement que le dossier est « clos ».

13. Vous protéger contre les représailles

[Company name] ne tolère aucune forme de représailles à l'encontre d'une personne effectuant un signalement dans les conditions décrites à la section 5. Les représailles incluent, sans s'y limiter : le licenciement, la suspension, la rétrogradation, le refus de promotion, l'évaluation de performance négative, la discrimination, le harcèlement ou la mise à l'écart, le préjudice (y compris d'image) ou la perte financière, l'inscription sur une liste noire, la résiliation anticipée ou l'annulation d'un contrat de fourniture de biens ou de services, et l'annulation d'une licence ou d'un permis. Toute personne estimant avoir subi des représailles pour avoir effectué un signalement doit en informer immédiatement la personne ou le service désigné à la section 10.

14. Mesures de soutien

Les lanceurs d'alerte et, le cas échéant, les facilitateurs qui les ont aidés, peuvent demander des conseils sur la procédure de signalement, des informations sur leurs droits et, lorsque le droit national le permet, l'accès à des conseils juridiques ou à d'autres formes de soutien au cours des procédures liées à un signalement. [Company name] ne facturera pas au lanceur d'alerte l'accès à une mesure de soutien qu'elle met en place.

Vous pouvez également consulter [nom et coordonnées d'un conseiller confidentiel] en toute confidentialité, avant ou après un signalement.

15. Protéger la personne visée par le signalement

Une personne nommée dans un signalement bénéficie de la présomption d'innocence, du droit d'être entendue équitablement avant toute conclusion la concernant, et de la même protection de confidentialité que le lanceur d'alerte — son identité n'est divulguée qu'aux personnes ayant besoin d'en connaître pour assurer correctement le suivi du signalement. Rien dans cette politique ne constitue une conclusion de manquement à l'encontre d'une personne nommée dans un signalement tant qu'une investigation n'a pas effectivement établi ce manquement.

16. Signaler en externe

Dans la plupart des États membres, vous n'êtes pas tenu de signaler en interne en premier lieu. Vous avez en principe le droit d'adresser un signalement directement à l'autorité compétente concernée, au lieu d'utiliser le canal interne de [Company name] ou en complément de celui-ci, et — dans certaines circonstances définies par le droit national, par exemple lorsqu'aucune suite appropriée n'est donnée à un signalement interne ou externe, ou en cas de danger imminent ou manifeste pour l'intérêt public — de procéder à une divulgation publique, tout en continuant à bénéficier d'une protection contre les représailles. Certaines législations nationales soumettent le signalement externe sans signalement interne préalable à des conditions (en Italie, par exemple) ; le cas échéant, ces conditions s'appliquent.

17. Conservation des registres

[Company name] conserve un registre de chaque signalement reçu, conservé uniquement pendant la durée nécessaire et proportionnée pour se conformer aux exigences imposées par cette politique et par le droit applicable. Les registres sont conservés de manière sécurisée et leur accès est limité aux personnes autorisées à traiter les signalements.

Lorsqu'un signalement est effectué par téléphone, par message vocal ou lors d'une rencontre, [Company name] le consigne, avec le consentement de son auteur, au moyen d'un enregistrement ou d'une transcription ou d'un procès-verbal complet et précis. L'auteur du signalement a la possibilité de vérifier, de rectifier et d'approuver la transcription ou le procès-verbal en le signant.

18. Rôles et responsabilités

• La direction générale est responsable de cette politique, doit veiller à ce que la personne ou le service désigné à la section 10 dispose des ressources et de l'autorité nécessaires pour accomplir sa mission, et est garante d'une culture d'entreprise dans laquelle chacun se sent en sécurité pour s'exprimer.
• La personne ou le service désigné reçoit, accuse réception et assure le suivi des signalements comme décrit aux sections 9 à 12, et conserve les registres décrits à la section 17.
• L'ensemble des travailleurs est tenu de ne signaler que des informations qu'il a des motifs raisonnables de croire exactes, de coopérer avec une investigation de suivi lorsque cela est demandé, et de ne jamais exercer de représailles à l'encontre d'une personne ayant effectué un signalement.

19. Politiques connexes

Cette politique s'applique en complément des autres politiques de [Company name] — notamment sa procédure de réclamation (section 2), sa procédure disciplinaire, sa politique de lutte contre la corruption, et sa politique de protection des données — plutôt qu'en remplacement de celles-ci. En cas de conflit apparent entre cette politique et une autre sur un point précis, adressez-vous à la personne ou au service désigné à la section 10.

20. Formation et sensibilisation

[Company name] met cette politique à la disposition de toutes les personnes qu'elle concerne, et la communique à nouveau lors de l'intégration plutôt que de se reposer sur une seule annonce — une politique dont plus personne ne se souvient ne fonctionne pas en pratique, aussi complète soit-elle sur le papier.

21. Réexamen et contrôle du document

Cette politique fait l'objet d'un réexamen périodique afin de garantir qu'elle demeure exacte et efficace, et de refléter tout changement concernant la personne ou le service désigné mentionné à la section 10.

• Titulaire de la politique: [Indiquez la fonction, par ex. Responsable RH / Conformité]
• Version: 1.0
• Date d'entrée en vigueur: 19 octobre 2026
• Prochaine révision prévue: 19 octobre 2027

Fondement juridique

• Art. 6, 8(3) et 9(1), directive (UE) 2019/1937 — les conditions de protection, l'obligation d'établir un canal interne, et les sept éléments procéduraux qu'un canal doit couvrir (sections 6 à 12 ci-dessus).
• Art. 9(2) — le signalement écrit, oral et en personne (section 6 ci-dessus).
• Art. 16 — le devoir de confidentialité.
• Art. 18 — les obligations de conservation des registres pour les signalements reçus, y compris la consignation des signalements oraux (section 17 ci-dessus).
• Art. 19 et 21 — l'interdiction des représailles et les mesures protégeant les lanceurs d'alerte contre celles-ci (section 13 ci-dessus).
• Art. 20 — les mesures de soutien à la disposition des lanceurs d'alerte (section 14 ci-dessus).

Ce document constitue une politique de départ générée par Provoxis, fondée sur les articles ci-dessus. Il ne remplace pas un avis juridique adapté à votre situation — faites-le relire par un conseiller qualifié avant de le publier auprès de vos équipes.