Accordo sul trattamento dei dati

Nel presente DPA: « diritto in materia di protezione dei dati » indica ogni normativa sulla protezione dei dati personali applicabile al trattamento previsto dal presente DPA, compresi il GDPR del Regno Unito, il GDPR dell'UE, il Data Protection Act 2018 del Regno Unito e ogni normativa nazionale che attui o integri il GDPR dell'UE o la direttiva (UE) 2019/1937 (la « Direttiva whistleblowing »), ciascuno come modificato o sostituito. « Titolare », « responsabile », « subresponsabile », « dati personali », « categorie particolari di dati personali », « trattamento », « violazione dei dati personali », « interessato » e « autorità di controllo » hanno il significato loro attribuito dal GDPR del Regno Unito e dal GDPR dell'UE. « Dati personali del Cliente » indica i dati personali che Provoxis tratta in qualità di suo responsabile ai sensi del presente DPA, descritti nell'Allegato I; comprendono il « contenuto delle segnalazioni » — tutto ciò che un segnalante invia e tutto ciò che un gestore del caso aggiunge a un caso — e i « dati del segnalante » — i dati personali relativi a una persona che invia una segnalazione, vi è nominata o ne è interessata. « Clausole contrattuali tipo » o « CCT » indica le clausole di cui all'allegato della decisione di esecuzione (UE) 2021/914 della Commissione. « Addendum del Regno Unito » indica l'Addendum sul trasferimento internazionale dei dati a tali clausole emesso dall'ICO del Regno Unito ai sensi della section 119A del Data Protection Act 2018, e « IDTA del Regno Unito » indica l'Accordo autonomo sul trasferimento internazionale dei dati dell'ICO. « Trasferimento soggetto a restrizioni » indica un trasferimento di dati personali del Cliente verso un paese per il quale non esiste una decisione di adeguatezza pertinente e che il diritto in materia di protezione dei dati consente solo con un meccanismo di trasferimento del tipo elencato all'articolo 46 del GDPR del Regno Unito o dell'UE. I termini definiti nei Termini di servizio mantengono qui tale significato, salvo diversa indicazione.

Per il contenuto delle segnalazioni e i dati dei segnalanti inviati tramite il suo canale di segnalazione, lei è il titolare del trattamento e Provoxis è il suo responsabile. Lei determina le finalità e i mezzi del trattamento; Provoxis tratta tali dati solo per fornire il servizio e unicamente in base alle sue istruzioni documentate. Provoxis è titolare autonomo, e non suo responsabile, per un insieme distinto e limitato di dati commerciali descritti nella sua Informativa sulla privacy: i dati identificativi e di account dei suoi amministratori e gestori dei casi (nome, indirizzo email, ruolo e dati di autenticazione), i suoi registri di fatturazione e le statistiche sui visitatori del sito. Tali dati sono disciplinati dalla Informativa sulla privacy, non dal presente DPA. Ove i dati personali delle stesse persone facciano invece parte del fascicolo di un caso — il nome di un gestore in una nota di caso, o una voce del registro di audit — costituiscono dati personali del Cliente e il presente DPA vi si applica. Una persona che invia una segnalazione tramite il suo canale è un interessato ai sensi del presente DPA, mai una parte dello stesso, e non è mai tenuta ad accettarlo.

Le sue istruzioni documentate complete a Provoxis sono: (a) i presenti Termini di servizio, il presente DPA e la Informativa sulla privacy; (b) le scelte di configurazione che i suoi amministratori effettuano nel prodotto (quali categorie di condotta illecita, impostazioni di conservazione entro i limiti consentiti, assegnazione dei ruoli, blocchi legali e richieste di cancellazione); e (c) qualsiasi ulteriore istruzione scritta che lei fornisca e che le parti concordino per iscritto. Il trattamento dei dati personali del Cliente unicamente all'interno della regione assegnata al suo account, come descritto nella sezione 11, fa parte di tali istruzioni. Provoxis tratterà i dati unicamente per le finalità di gestione del canale di segnalazione, della gestione dei casi, del portale del segnalante e delle notifiche e della registrazione associate descritte nella Informativa sulla privacy, e non tratterà i dati personali del Cliente per finalità proprie o di terzi. Provoxis la informerà se, a suo parere, un'istruzione viola il diritto in materia di protezione dei dati, e potrà sospendere il trattamento interessato fino a quando l'istruzione non sia confermata o modificata.

L'oggetto del trattamento è la gestione di un servizio di ricezione delle segnalazioni e di gestione dei casi in materia di whistleblowing. La sua natura e finalità, i tipi di dati personali, le categorie di interessati e la frequenza del trattamento (continua, per tutta la durata dell'abbonamento) sono indicati nell'Allegato I. Il trattamento prosegue fintanto che il suo abbonamento è attivo, e successivamente per il periodo aggiuntivo necessario a completare le fasi di restituzione e cancellazione di cui alla sezione 14.

Provoxis garantisce che ogni persona da essa autorizzata a trattare dati personali del Cliente — sia essa un dipendente o un fornitore approvato — sia vincolata da un adeguato obbligo di riservatezza contrattuale o legale che sopravvive alla cessazione del rapporto, riceva una formazione adeguata al proprio ruolo in materia di protezione dei dati personali, e ottenga l'accesso solo nella misura necessaria per gestire o supportare il servizio. All'interno del prodotto, l'accesso al contenuto delle segnalazioni è limitato per ruolo e applicato nel livello di controllo degli accessi dell'applicazione, non solo nell'interfaccia. Il personale di Provoxis non accede al contenuto dei suoi casi salvo quando lei richiede un supporto che lo richiede, o quando l'accesso è strettamente necessario per mantenere la sicurezza o l'integrità del servizio; ciascuno di tali accessi è limitato a quanto richiesto dall'attività ed è registrato nel registro di audit a lei accessibile.

Provoxis attua e mantiene le misure tecniche e organizzative indicate nell'Allegato II, tenendo conto dello stato dell'arte, dei costi di attuazione e dei rischi del trattamento — in particolare il rischio che una segnalazione contenga dati appartenenti a categorie particolari o consenta di identificare un segnalante. Provoxis può aggiornare tali misure nel tempo, purché il livello di protezione non sia ridotto, e fornisce su richiesta una copia aggiornata dell'Allegato II e risponde a un ragionevole questionario di sicurezza ai sensi della sezione 13.

Lei conferisce a Provoxis un'autorizzazione scritta generale a ricorrere ai subresponsabili elencati nell'Allegato III e nel registro dei subresponsabili qui sotto. Provoxis impone a ciascun subresponsabile obblighi di protezione dei dati non meno tutelanti di quelli del presente DPA, e resta pienamente responsabile nei suoi confronti del loro operato. Ciascun subresponsabile è utilizzato solo per lo specifico flusso di dati descritto per esso; una nuova finalità richiede una nuova divulgazione. Provoxis annuncerà ogni aggiunta o sostituzione prevista di un subresponsabile aggiornando il registro « Modifiche a questo elenco » sulla stessa pagina, almeno 30 giorni prima che il nuovo subresponsabile inizi il trattamento. Se lei solleva un'obiezione ragionevole in materia di protezione dei dati entro tale periodo, le parti collaboreranno in buona fede per risolverla. Se non vi riescono entro 30 giorni, lei potrà recedere dalla parte del servizio che richiede il subresponsabile contestato mediante comunicazione scritta, e Provoxis rimborserà i corrispettivi prepagati relativi al periodo successivo al recesso per tale parte.

Tenuto conto della natura del trattamento, Provoxis la assiste con misure tecniche e organizzative adeguate, nella misura del possibile, nell'adempimento del suo obbligo di dare seguito alle richieste di esercizio dei diritti degli interessati — comprese le richieste di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità dei dati, opposizione al trattamento, e il diritto di non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato. Poiché il contenuto delle segnalazioni e i dati dei segnalanti restano sotto il suo controllo, gli strumenti principali sono nelle sue mani: i suoi amministratori possono esportare un fascicolo completo, applicare o revocare un blocco legale ed eseguire in qualsiasi momento una cancellazione manuale di un caso, motivata e registrata, e tale funzionalità è disponibile per tutta la durata senza costi aggiuntivi. Se un interessato contatta direttamente Provoxis in merito a dati che Provoxis tratta per lei, Provoxis non risponderà nel merito ma lo rinvierà a lei e trasmetterà la richiesta senza ingiustificato ritardo.

Provoxis la informa senza ingiustificato ritardo, e comunque entro 72 ore, dopo essere venuta a conoscenza di una violazione dei dati personali che interessa dati da essa trattati per lei. La notifica è inviata agli amministratori del suo account, descrive — per quanto noto, e per fasi via via che le informazioni diventano disponibili — la natura della violazione, le categorie e il numero approssimativo di interessati e di record interessati, le probabili conseguenze e le misure adottate o proposte, e indica un punto di contatto per ulteriori informazioni. Una notifica ai sensi della presente sezione non costituisce un riconoscimento di colpa o responsabilità da parte di Provoxis. Provoxis non notifica a un'autorità di controllo né agli interessati per suo conto, salvo sua istruzione scritta.

Tenuto conto della natura del trattamento e delle informazioni a sua disposizione, Provoxis fornisce ragionevole assistenza in ogni valutazione d'impatto sulla protezione dei dati e in ogni consultazione preventiva di un'autorità di controllo che lei sia tenuta a svolgere in relazione al suo utilizzo del servizio. Le informazioni sulla sicurezza dell'Allegato II, il modello di conservazione e la funzionalità di registro di audit sono intesi a supportare tale attività.

(a) Localizzazione dei dati. Provoxis archivia e tratta il contenuto delle segnalazioni e i dati degli account del personale solo nella regione assegnata al suo account. Ogni regione è un'infrastruttura autonoma; tali dati non transitano attraverso un'altra regione né vi vengono replicati o sottoposti a backup. (b) Provoxis come responsabile del Regno Unito. Provoxis Ltd è stabilita nel Regno Unito e il suo personale amministra e supporta ciascuna infrastruttura regionale dal Regno Unito; la sua accettazione del presente DPA ordina e autorizza tale accesso. Alla data del presente DPA, la decisione di adeguatezza della Commissione europea del 28 giugno 2021 relativa al Regno Unito è in vigore, pertanto tale accesso non costituisce un trasferimento soggetto a restrizioni. Se tale decisione decade, è sospesa o non è rinnovata, le CCT (modulo due, da titolare a responsabile) sono incorporate nel presente DPA mediante rinvio e si applicano da tale data al trattamento da parte di Provoxis dei dati personali del Cliente della regione UE, completate come segue: l'Allegato I e l'Allegato II del presente DPA compilano gli allegati delle CCT; la clausola di aggancio facoltativa (clausola 7) non è utilizzata; ai sensi della clausola 9, le parti scelgono l'autorizzazione scritta generale con il termine di preavviso di cui alla sezione 7; la clausola facoltativa sui mezzi di ricorso (clausola 11) non è utilizzata; ai sensi della clausola 17, le clausole sono disciplinate dal diritto irlandese; ai sensi della clausola 18, le controversie sono risolte dinanzi ai giudici irlandesi; e l'autorità di controllo competente è indicata nell'Allegato I. (c) Trasferimenti dei subresponsabili. Ove un subresponsabile di cui all'Allegato III tratti dati personali del Cliente al di fuori del Regno Unito e del SEE in relazione a un flusso di dati consentito, Provoxis garantisce che tale trasferimento sia coperto da una garanzia adeguata ai sensi dell'articolo 46 del GDPR del Regno Unito o dell'UE — le CCT con l'Addendum del Regno Unito, o l'IDTA del Regno Unito — e da una valutazione del rischio del trasferimento. Tra gli attuali subresponsabili, AWS (Francoforte) e Mailgun (infrastruttura UE) trattano nel SEE; Stripe tratta i dati di fatturazione principalmente negli Stati Uniti in virtù delle proprie CCT e dell'Addendum del Regno Unito. (d) Nuovi trasferimenti. Provoxis non avvierà alcun nuovo trasferimento di dati personali del Cliente verso un paese terzo senza un valido meccanismo di trasferimento e, ove necessario, senza misure supplementari. (e) Svizzera. Ove il Cliente sia stabilito in Svizzera, o il trattamento sia altrimenti soggetto alla legge federale svizzera sulla protezione dei dati (« LPD »), e sia attivato il meccanismo di riserva di cui alla lettera (b), le CCT incorporate ai sensi di tale lettera si applicano a tali dati personali del Cliente con gli adeguamenti pubblicati dall'Incaricato federale svizzero della protezione dei dati e della trasparenza (« IFPDT ») : i riferimenti al GDPR dell'UE si intendono come riferimenti alla LPD nella misura in cui la LPD non garantisca un livello di protezione inferiore; il termine « Stato membro » si intende comprensivo della Svizzera, così che un interessato in Svizzera possa far valere le Clausole nel proprio luogo di residenza abituale; e l'autorità di controllo competente è l'IFPDT.

Se Provoxis riceve una richiesta giuridicamente vincolante da un'autorità pubblica, compresa un'autorità di contrasto, di divulgare dati personali del Cliente, Provoxis, salvo divieto di legge: la informa senza ingiustificato ritardo e, ove possibile, prima di qualsiasi divulgazione; comunica all'autorità che Provoxis è un responsabile, che lei non ha autorizzato la divulgazione e che l'autorità dovrebbe rivolgere la propria richiesta a lei; contesta una richiesta illegittima, eccessivamente ampia o incompatibile con la cortesia internazionale, e chiede provvedimenti provvisori ove disponibili; e divulga solo il minimo di dati effettivamente richiesto, secondo una ragionevole interpretazione della richiesta. Ove a Provoxis sia vietato informarla, Provoxis compie sforzi ragionevoli per ottenere la revoca di tale divieto e documenta gli sforzi compiuti per poterglieli mettere a disposizione. Provoxis tiene un registro delle richieste ricevute e, nella misura in cui vi è legalmente autorizzata, le fornisce una sintesi su richiesta.

Provoxis mette a sua disposizione le informazioni ragionevolmente necessarie per dimostrare il rispetto dell'articolo 28 e del presente DPA, e consente e contribuisce ad audit, comprese le ispezioni, svolti da lei o da un revisore da lei incaricato. In prima istanza Provoxis soddisfa tale obbligo fornendo su richiesta la propria documentazione di sicurezza, un Allegato II compilato e il proprio elenco di subresponsabili e — per i dati che tratta per lei — mediante il registro di audit accessibile al cliente, che registra ogni lettura di una segnalazione, una nota, un file probatorio o una registrazione audio e ogni azione privilegiata; una volta che Provoxis dispone di una relazione di audit di terze parti aggiornata (quale SOC 2 o ISO 27001), anche la fornitura di tale relazione soddisfa una richiesta. Provoxis non dispone attualmente di una certificazione SOC 2 o ISO 27001; la piattaforma è realizzata secondo i controlli di accesso e di evidenza di audit che tali framework esaminano, ma Provoxis non rivendicherà una certificazione che non possiede. Lei sostiene i propri costi di audit e rimborsa i ragionevoli costi di tempo e materiali di Provoxis per il supporto a un audit in loco che vada oltre la fornitura di documentazione. Un revisore da lei incaricato non deve essere un concorrente di Provoxis e deve essere vincolato da obblighi di riservatezza almeno altrettanto tutelanti di quelli del presente DPA. Un audit in loco può essere svolto non più di una volta all'anno (salvo che un'autorità di controllo disponga diversamente o si sia verificata una violazione), con ragionevole preavviso, durante l'orario lavorativo, e in modo da non darle accesso ai dati di un altro cliente.

Alla scadenza o alla risoluzione del suo abbonamento, Provoxis mantiene i dati delle segnalazioni a sua disposizione per l'esportazione, mediante l'esportazione del fascicolo integrata nel prodotto, per 30 giorni. Trascorso tale periodo, e comunque entro 60 giorni dalla risoluzione, Provoxis cancella i dati delle segnalazioni e le copie esistenti e incarica i propri subresponsabili di fare altrettanto, salvo che il diritto in materia di protezione dei dati ne imponga la conservazione — nel qual caso Provoxis isola e protegge tali dati e li cancella al venir meno dell'obbligo. Per il resto, la cancellazione segue le regole di conservazione descritte nella Informativa sulla privacy: un caso oggetto di procedimenti giudiziari o disciplinari in corso o ragionevolmente prevedibili è conservato fino alla conclusione di tali procedimenti, e qualsiasi blocco legale da lei applicato sospende del tutto la cancellazione. I backup cifrati sono eliminati nel loro normale ciclo di rotazione e non sono conservati oltre. Il contenuto delle segnalazioni, la relativa archiviazione a oggetti e qualsiasi token di accesso associato vengono cancellati in modo permanente, non semplicemente nascosti. Provoxis conferma la cancellazione per iscritto su richiesta.

Provoxis fornisce l'assistenza descritta nelle sezioni da 8 a 13 come parte del servizio. Ove una richiesta di assistenza sia manifestamente infondata o eccessiva, in particolare per il suo carattere ripetitivo, o ove la necessità di assistenza derivi da un suo atto od omissione, Provoxis può addebitare un corrispettivo ragionevole basato sul proprio costo amministrativo, dopo averla informata e averle dato la possibilità di ritirare o restringere la richiesta.

Provoxis non vende i dati personali del Cliente e non li utilizza a fini pubblicitari o per proprie finalità commerciali. Provoxis non utilizza il contenuto delle segnalazioni né i dati dei segnalanti per addestrare, mettere a punto o valutare modelli di apprendimento automatico o di intelligenza artificiale. Provoxis può creare e utilizzare statistiche aggregate sul funzionamento del servizio (quali volumi di richieste e tassi di errore) purché non contengano dati personali e non consentano di identificare lei, un segnalante o qualsiasi altro interessato.

La responsabilità di ciascuna parte ai sensi del presente DPA o in relazione ad esso è soggetta alle esclusioni e limitazioni di responsabilità stabilite nei Termini di servizio; ogni massimale sulla responsabilità aggregata di una parte in tali termini si applica alla sua responsabilità ai sensi dei Termini di servizio e del presente DPA considerati congiuntamente, e non come un massimale aggiuntivo distinto. Nulla nel presente DPA o nei Termini di servizio limita la responsabilità di una parte nei confronti di un interessato o di un'autorità di controllo ai sensi del diritto in materia di protezione dei dati, né una responsabilità che non può essere legalmente limitata.

Provoxis tiene un registro delle attività di trattamento che svolge per suo conto, come richiesto dall'articolo 30, paragrafo 2, del GDPR del Regno Unito e dell'UE, e coopera, su richiesta, con un'autorità di controllo nell'esecuzione dei suoi compiti in relazione a tale trattamento.

Lei stipula il presente DPA per proprio conto e, nella misura richiesta dal diritto in materia di protezione dei dati, in nome e per conto delle sue società collegate i cui dati personali sono trattati tramite il suo account. Lei resta il punto di contatto unico per tutte le istruzioni, richieste e comunicazioni con Provoxis ai sensi del presente DPA, ed è responsabile degli atti e delle omissioni di tali società collegate come se fossero propri. La responsabilità complessiva combinata di Provoxis nei confronti suoi e di tutte tali società collegate è soggetta alla sezione 17.

Le comunicazioni ai sensi del presente DPA sono effettuate per iscritto. Provoxis le invia comunicazioni via email agli amministratori del suo account, o tramite il prodotto; lei invia comunicazioni a Provoxis all'indirizzo support@provoxis.com. Una comunicazione si considera ricevuta il giorno del suo invio se si tratta di un giorno lavorativo, altrimenti il giorno lavorativo successivo. È sua responsabilità mantenere aggiornati i suoi recapiti registrati.

Provoxis può aggiornare il presente DPA di volta in volta — ad esempio per recepire una modifica normativa, un nuovo subresponsabile, una modifica del servizio o un nuovo meccanismo di trasferimento. Per una modifica che non riduce in modo sostanziale i suoi diritti né aumenta in modo sostanziale i suoi obblighi, Provoxis aggiorna la data di « ultimo aggiornamento » qui sopra. Per una modifica che lo fa, Provoxis ne dà comunicazione agli amministratori del suo account con almeno 30 giorni di anticipo rispetto alla sua efficacia; se lei comunica a Provoxis entro tale periodo di opporsi e le parti non riescono a concordare un'alternativa, lei può recedere dal servizio interessato mediante comunicazione scritta prima che la modifica abbia effetto, e Provoxis rimborserà i corrispettivi prepagati relativi al periodo successivo al recesso. L'uso continuato del servizio dopo che una modifica ha effetto ne costituisce accettazione. Una modifica richiesta dalla legge ha effetto alla data richiesta dalla legge.

Il presente DPA ha effetto quando lei accetta i Termini di servizio e prosegue fintanto che Provoxis tratta dati personali del Cliente per lei. La sezione 14 (restituzione e cancellazione), la sezione 17 (responsabilità) e ogni disposizione che per sua natura è destinata a sopravvivere, sopravvivono alla risoluzione fino alla loro piena esecuzione.

Il presente DPA è disciplinato dalla legge che disciplina i Termini di servizio, e i medesimi giudici hanno giurisdizione, salvo che, ove le CCT si applichino ai sensi della sezione 11(b), prevalgano le loro clausole di legge applicabile e di foro per le materie da esse disciplinate. Nulla nella presente sezione priva un interessato della protezione della legge imperativa del suo paese di residenza.

Lei garantisce, per tutta la durata del suo utilizzo del servizio, che: ha istituito e gestisce il suo canale di segnalazione in conformità al diritto in materia di protezione dei dati e alla normativa nazionale di recepimento della Direttiva whistleblowing a lei applicabile; dispone di una base giuridica valida per il trattamento che incarica Provoxis di svolgere, anche per i dati appartenenti a categorie particolari o relativi a reati che una segnalazione può contenere; ha svolto ogni valutazione d'impatto sulla protezione dei dati che la legge le impone prima di mettere in uso il suo canale; e ha fornito alle persone che possono utilizzare il suo canale — i segnalanti e, ove richiesto, le persone oggetto di una segnalazione e i testimoni — le informazioni sul trattamento richieste dagli articoli 13 e 14 del GDPR del Regno Unito e dell'UE, compreso il fatto che Provoxis agisce in qualità di suo responsabile. Lei è responsabile delle scelte di configurazione, delle impostazioni di conservazione, dell'assegnazione dei ruoli e dei blocchi legali effettuati dai suoi amministratori, nonché del mantenimento aggiornato dei dati dei suoi amministratori e contatti dell'account affinché le comunicazioni previste dal presente DPA le pervengano. Provoxis si basa su queste garanzie per fornire il servizio.

La presente sezione si applica solo ove, e nella misura in cui, i dati personali del Cliente siano soggetti a una legge sulla privacy di uno Stato degli Stati Uniti, quale il California Consumer Privacy Act come modificato dal California Privacy Rights Act (« CCPA »). Per tali dati Provoxis agisce in qualità di suo « fornitore di servizi » (o « responsabile » ove sia utilizzato tale termine), e non come « terzo ». Provoxis tratta tali dati solo per fornire il servizio in base alle sue istruzioni e per nessun altro fine; non li « vende » né li « condivide »; non li conserva, utilizza o divulga al di fuori del rapporto commerciale diretto con lei o per finalità diverse dal servizio; e non li combina con informazioni personali provenienti da un'altra fonte, salvo nella misura consentita da una finalità commerciale ammessa. Provoxis la informerà se stabilisce di non essere più in grado di adempiere ai propri obblighi ai sensi della legge applicabile, e lei può adottare misure ragionevoli per far cessare e porre rimedio a qualsiasi trattamento non autorizzato. Provoxis certifica di comprendere e di rispettare le restrizioni di cui alla presente sezione. Nulla nella presente sezione rende Provoxis il titolare o l'« impresa » per tali dati, né estende una legge di uno Stato degli Stati Uniti a un trattamento che tale legge non disciplina in base ai propri termini.

A. Parti e ruoli. Il Titolare è il Cliente: l'organizzazione identificata nella registrazione dell'account Provoxis, che agisce in qualità di titolare del contenuto delle segnalazioni e dei dati dei segnalanti inviati tramite il proprio canale di segnalazione. Il Responsabile è Provoxis Ltd, numero di società 17472067, sede legale Grosvenor House, 3 Chapel Street, Congleton, England, CW12 4AB, che agisce in qualità di responsabile del Cliente per tali dati. Punti di contatto: per il Cliente, i suoi amministratori dell'account come risultanti nell'account; per Provoxis, support@provoxis.com. B. Descrizione del trattamento. Categorie di interessati: persone che inviano una segnalazione tramite il canale di segnalazione di un cliente (segnalanti), identificate o anonime; persone nominate o descritte in una segnalazione (compresa la persona oggetto di un'accusa ed eventuali testimoni); e gli stessi amministratori e gestori dei casi del cliente, nella misura in cui le loro azioni su un caso sono registrate. Categorie di dati personali: il contenuto in testo libero di una segnalazione; eventuali allegati probatori; una registrazione audio anonimizzata in caso di utilizzo del canale orale; i messaggi scambiati tra un segnalante e un gestore del caso; i metadati del caso (codice di riferimento, categoria, stato, marche temporali, termini di SLA); e qualsiasi dato identificativo o di contatto che un segnalante scelga di fornire. Categorie particolari di dati personali (articolo 9): una segnalazione può, per sua natura, rivelare l'origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, l'appartenenza sindacale, dati sulla salute o dati relativi alla vita sessuale o all'orientamento sessuale, e — poiché il canale orale cattura la voce di una persona — può includere dati biometrici; possono altresì essere trattati dati personali relativi a condanne penali e reati o ad accuse connesse (articolo 10). Le garanzie applicate a tali dati sono indicate nell'Allegato II. Frequenza del trattamento: continua, per tutta la durata dell'abbonamento. Natura e finalità: ricevere, dare riscontro, classificare, indagare e rispondere a segnalazioni di illeciti nell'ambito del programma di whistleblowing del Cliente e della Direttiva whistleblowing o di una normativa nazionale equivalente, e conservare i registri risultanti per i periodi richiesti. Durata: la durata dell'abbonamento, più il periodo di restituzione e cancellazione di cui alla sezione 14, fatte salve le regole di conservazione descritte nella Informativa sulla privacy e qualsiasi limite di conservazione imposto dalla normativa nazionale di recepimento della Direttiva whistleblowing applicabile al Cliente. C. Autorità di controllo competente. Ove le CCT si applichino ai sensi della sezione 11(b), l'autorità di controllo competente è quella dello Stato membro dell'UE in cui il Cliente è stabilito o, ove il Cliente abbia designato un rappresentante ai sensi dell'articolo 27 del GDPR dell'UE, quella dello Stato membro del rappresentante; ove il Cliente non sia stabilito nell'UE e non abbia designato tale rappresentante, l'autorità di controllo dello Stato membro in cui è stabilito il rappresentante di Provoxis ai sensi dell'articolo 27 ([GDPR ART. 27 EU REPRESENTATIVE — NOT YET APPOINTED]).

Residenza e isolamento dei dati: ogni cliente è vincolato in fase di provisioning a una singola regione ed è instradato ad essa a livello di DNS ed edge; server applicativi, database, cache, worker delle code e archiviazione a oggetti costituiscono un'infrastruttura completa e indipendente per regione, e i dati delle segnalazioni non transitano mai attraverso un'altra regione né vi vengono replicati. Cifratura: il testo della segnalazione ed eventuali campi identificativi del segnalante, insieme al suo indirizzo di notifica facoltativo, sono cifrati a riposo a livello di applicazione; i file probatori e le registrazioni audio sono cifrati a riposo con una chiave di cifratura dei dati propria del cliente, protetta da un servizio regionale di gestione delle chiavi; il database è inoltre protetto da cifratura a livello di disco; tutto il traffico da e verso il servizio è cifrato in transito tramite TLS. Controllo degli accessi: ogni utente dispone di un account individuale nominativo, autenticato per cliente; una volta inviata, il contenuto di una segnalazione è visibile a qualsiasi membro autenticato del team del cliente interessato, mentre l'assegnazione dei casi, il blocco legale, la cancellazione manuale e le modifiche alle regole di controllo degli accessi sono riservati agli amministratori del cliente; le modifiche quotidiane dello stato del caso e del livello di conservazione restano invece disponibili a qualsiasi membro autenticato del team. Una segnalazione inviata in forma anonima non raccoglie alcun campo identificativo — e non semplicemente nascosto — cosicché non vi è nulla da esporre, indipendentemente da quale membro del team la consulti. Sicurezza del personale: account individuali nominativi con autenticazione a più fattori per ogni accesso amministrativo di Provoxis, autorizzazione con privilegi minimi, nessuna credenziale condivisa, processo di ingresso e uscita, e verifiche dei precedenti sul personale con accesso alla produzione nella misura consentita dalla legge. Sviluppo sicuro: revisione del codice tra pari, analisi delle dipendenze e analisi statica, gestione delle modifiche, ambienti separati e assenza di contenuto delle segnalazioni di produzione negli ambienti di sviluppo o di test. Gestione delle vulnerabilità: applicazione regolare delle patch, scansioni delle vulnerabilità periodiche e test di penetrazione della piattaforma da parte di terzi almeno una volta all'anno, con correzione delle risultanze rilevanti secondo una priorità basata sul rischio. Registrazione e monitoraggio: registrazione centralizzata dell'infrastruttura e dell'applicazione all'interno della regione e allarmi in caso di accesso anomalo o privilegiato. Tracciabilità: un registro di audit inalterabile registra ogni lettura del contenuto di una segnalazione e ogni azione privilegiata (blocco legale applicato o revocato, cancellazione manuale, modifica delle regole di conservazione o di controllo degli accessi, esportazione del registro di audit). Minimizzazione dei dati: non è richiesto alcun campo di identità per inviare una segnalazione; i metadati identificativi (EXIF/GPS, autore del documento e cronologia delle revisioni) vengono rimossi dai file probatori caricati lato server al momento del caricamento, senza conservare alcuna copia non ripulita. Segnalazioni orali: l'audio viene sottoposto internamente a uno spostamento di tono e formanti prima dell'archiviazione; la registrazione originale non viene mai conservata e non viene utilizzato alcun servizio di trascrizione di terze parti. Risposta agli incidenti: un piano documentato con ruoli definiti, la notifica al cliente ai sensi della sezione 9 e un riesame post-incidente. Resilienza e continuità: backup automatizzati e cifrati del database per regione con test di ripristino periodici; il servizio funziona con una singola istanza per regione senza failover automatico e non fornisce alcun impegno in termini di tempo o punto di ripristino oltre a un ripristino basato sui backup. Organizzative: obblighi di riservatezza per tutto il personale, formazione sulla protezione dei dati, accesso con privilegi minimi per il personale di supporto e un registro documentato dei subresponsabili mantenuto sincronizzato con la produzione, con clausole contrattuali non meno tutelanti del presente DPA.

I subresponsabili autorizzati attuali, la loro finalità e i loro luoghi di trattamento sono elencati nel registro dei subresponsabili qui sotto, che fa parte del presente Allegato. Alla data di ultimo aggiornamento del presente DPA sono: Amazon Web Services (hosting cloud, archiviazione cifrata di prove e registrazioni audio, gestione delle chiavi e DNS; trattamento nel SEE a Francoforte); Stripe (fatturazione degli abbonamenti ed elaborazione delle carte di pagamento; principalmente negli Stati Uniti, in virtù delle proprie Clausole contrattuali tipo e dell'Addendum del Regno Unito); e Mailgun (recapito di email transazionali, da infrastruttura UE, contenenti solo metadati del caso e un link di ritorno al prodotto, mai il contenuto completo di una segnalazione). Le modifiche sono disciplinate dalla sezione 7 e riportate nel registro « Modifiche a questo elenco » sulla stessa pagina.

Le domande sul presente DPA, o una richiesta di copia controfirmata, possono essere inviate a support@provoxis.com. Il Responsabile della protezione dei dati di Provoxis è [DATA PROTECTION OFFICER — NOT YET APPOINTED / REQUIREMENT NOT YET DETERMINED]. Il rappresentante di Provoxis nell'Unione europea ai fini dell'articolo 27 del GDPR dell'UE è [GDPR ART. 27 EU REPRESENTATIVE — NOT YET APPOINTED].