Quando applicare un legal hold

Perché ogni canale ha comunque bisogno di un meccanismo di legal hold

Qualunque sia il piano di conservazione predefinito di un canale (vedere scegliere una politica di conservazione), una cancellazione automatica che agisce senza controllo su un caso soggetto a un procedimento legale attivo o ragionevolmente prevedibile è un problema reale, non un semplice fastidio — può significare distruggere prove che un'azienda è legalmente tenuta a conservare. Il diritto alla cancellazione del GDPR prevede un'esenzione esplicita proprio per questa situazione (art. 17, par. 3, lett. e: la cancellazione non si applica "per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria"), e un legal hold è il modo in cui quell'esenzione viene esercitata nella pratica, caso per caso, al di sopra di qualunque sia il piano normale.

Cosa fa davvero un hold — e cosa non fa

Un hold non equivale a mettere in pausa un caso. In Provoxis, applicarne uno non blocca l'avanzamento del caso: continua a muoversi tra Nuovo → In corso di indagine → Riscontro fornito → Chiuso esattamente come farebbe altrimenti, e i termini di 7 giorni e 3 mesi continuano a decorrere comunque. Ciò che un hold fa davvero è più circoscritto e specifico: mentre è attivo, la cancellazione manuale di quella segnalazione è del tutto bloccata. È l'intero meccanismo — non cambia chi può vedere il caso, come viene indagato o quando può essere chiuso. Qualsiasi hold che valga la pena avere dovrebbe funzionare allo stesso modo: un override mirato sulla cancellazione, non un blocco generale del caso.

Quando applicarne uno

Applicate un hold non appena prevedete ragionevolmente di dover conservare i dati di un caso oltre quanto consentirebbe altrimenti la sua conservazione normale — un contenzioso attivo, un'indagine regolatoria o un procedimento disciplinare che potrebbe protrarsi oltre il punto in cui il caso diventerebbe altrimenti idoneo alla cancellazione. Non aspettate una richiesta formale da un legale per applicarne uno se potete già vedere che ne servirà uno — un hold non costa nulla da avere in essere e costa tutto se manca quando un caso si rivela poi rilevante.

I meccanismi: un motivo in entrata, un motivo in uscita

Qualunque sistema tenga traccia di questo, richiedere un motivo scritto per applicare un hold e un motivo scritto per rimuoverlo è ciò che rende il hold difendibile se mai venisse messo in discussione in seguito — un hold che nessuno sa spiegare è quasi indistinguibile dall'assenza di un hold. Provoxis lo impone strutturalmente: applicare un hold richiede un motivo (testo libero, non facoltativo), registrato nel registro di controllo insieme a chi lo ha applicato e quando; rimuoverlo richiede lo stesso. Un hold non può semplicemente decadere in silenzio — qualcuno deve decidere attivamente che la necessità è venuta meno, e dire perché.

Rimuovetelo quando la necessità è davvero venuta meno, non per default

Un hold che resta attivo ben oltre il motivo che lo ha giustificato mina la credibilità del registro invece di proteggere qualcosa — inizia a sembrare uno stato predefinito invece che una scelta deliberata. Una volta concluso il contenzioso, l'indagine o il procedimento che giustificava il hold, rimuovetelo, con un motivo reale, e lasciate che il livello di conservazione sottostante del caso riprenda il controllo. Se un caso in un livello di conservazione "ancora sotto procedimento" viene riaperto e richiuso una volta che quel procedimento si conclude davvero, è anche il momento di rivalutare a quale livello appartenga effettivamente da quel momento in poi.

La cancellazione è bloccata, non impossibile

La cancellazione manuale di una segnalazione sotto hold non dovrebbe poter avvenire in alcun modo mentre il hold è attivo — nessun override, nessuna eccezione. In Provoxis, il hold deve prima essere esplicitamente rimosso, il che è a sua volta un'azione registrata, così la cancellazione non può mai essere usata per aggirare silenziosamente un hold ancora in vigore.

Base giuridica

• Art. 17, par. 3, lett. e), GDPR — l'esenzione dal diritto alla cancellazione per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria, la base su cui il legal hold prevale sulla cancellazione automatica.