Auftragsverarbeitungsvertrag

In diesem AVV bezeichnet „Datenschutzrecht" jedes Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten, das auf die Verarbeitung nach diesem AVV anwendbar ist, einschließlich der britischen DSGVO, der EU-DSGVO, des britischen Data Protection Act 2018 und jedes nationalen Gesetzes zur Umsetzung oder Ergänzung der EU-DSGVO oder der Richtlinie (EU) 2019/1937 (die „Hinweisgeber-Richtlinie"), jeweils in der geänderten oder ersetzten Fassung. „Verantwortlicher", „Auftragsverarbeiter", „Unterauftragsverarbeiter", „personenbezogene Daten", „besondere Kategorien personenbezogener Daten", „Verarbeitung", „Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten", „betroffene Person" und „Aufsichtsbehörde" haben die in der britischen DSGVO und der EU-DSGVO festgelegte Bedeutung. „Personenbezogene Daten des Kunden" bezeichnet die personenbezogenen Daten, die Provoxis als Ihr Auftragsverarbeiter nach diesem AVV verarbeitet, beschrieben in Anlage I; sie umfassen „Meldeinhalte" — alles, was ein Hinweisgeber einreicht und alles, was ein Fallbearbeiter einem Fall hinzufügt — und „Hinweisgeberdaten" — personenbezogene Daten einer Person, die eine Meldung einreicht, darin genannt wird oder davon betroffen ist. „Standardvertragsklauseln" oder „SVK" bezeichnet die Klauseln im Anhang des Durchführungsbeschlusses (EU) 2021/914 der Kommission. „UK-Addendum" bezeichnet das von der britischen Datenschutzbehörde (ICO) nach Section 119A des Data Protection Act 2018 herausgegebene International Data Transfer Addendum zu diesen Klauseln, und „UK-IDTA" bezeichnet das eigenständige International Data Transfer Agreement der ICO. „Eingeschränkte Übermittlung" bezeichnet eine Übermittlung personenbezogener Daten des Kunden in ein Land, für das kein einschlägiger Angemessenheitsbeschluss besteht und die das Datenschutzrecht nur mit einem Übermittlungsmechanismus der in Artikel 46 der britischen oder der EU-DSGVO genannten Art zulässt. In den Nutzungsbedingungen definierte Begriffe behalten hier diese Bedeutung, sofern nichts anderes angegeben ist.

Für Meldeinhalte und Hinweisgeberdaten, die über Ihren Meldekanal eingereicht werden, sind Sie der Verantwortliche und Provoxis Ihr Auftragsverarbeiter. Sie bestimmen die Zwecke und Mittel der Verarbeitung; Provoxis verarbeitet diese Daten nur zur Erbringung des Dienstes und nur auf Ihre dokumentierten Weisungen. Provoxis ist eigenständig Verantwortlicher, und nicht Ihr Auftragsverarbeiter, für einen gesonderten und begrenzten Satz von Geschäftsdaten, die in seiner Datenschutzerklärung beschrieben sind: die Identitäts- und Kontodaten Ihrer Administratoren und Fallbearbeiter (Name, E-Mail-Adresse, Rolle und Authentifizierungsdaten), Ihre Abrechnungsunterlagen und Website-Besucherstatistiken. Diese Daten unterliegen der Datenschutzerklärung, nicht diesem AVV. Soweit die personenbezogenen Daten derselben Personen stattdessen Bestandteil eines Fallprotokolls sind — der Name eines Bearbeiters in einer Fallnotiz oder ein Eintrag im Prüfprotokoll — handelt es sich um personenbezogene Daten des Kunden und dieser AVV findet darauf Anwendung. Eine Person, die über Ihren Kanal eine Meldung einreicht, ist eine betroffene Person im Sinne dieses AVV, niemals eine Vertragspartei, und ist niemals verpflichtet, ihm zuzustimmen.

Ihre vollständigen dokumentierten Weisungen an Provoxis sind: (a) diese Nutzungsbedingungen, dieser AVV und die Datenschutzerklärung; (b) die Konfigurationsentscheidungen, die Ihre Administratoren im Produkt treffen (etwa Missstandskategorien, Aufbewahrungseinstellungen innerhalb der zulässigen Grenzen, Rollenzuweisungen, rechtliche Aufbewahrungssperren und Löschanträge); und (c) jede weitere schriftliche Weisung, die Sie erteilen und der die Parteien schriftlich zustimmen. Die Verarbeitung personenbezogener Daten des Kunden ausschließlich innerhalb der Ihrem Konto zugewiesenen Region, wie in Abschnitt 11 beschrieben, ist Teil dieser Weisungen. Provoxis verarbeitet die Daten ausschließlich für die Zwecke des Betriebs des Meldekanals, der Fallverwaltung, des Hinweisgeberportals sowie der damit verbundenen, in der Datenschutzerklärung beschriebenen Benachrichtigungen und Protokollierung und verarbeitet personenbezogene Daten des Kunden nicht für eigene Zwecke oder die Zwecke Dritter. Provoxis informiert Sie, wenn eine Weisung nach seiner Auffassung gegen Datenschutzrecht verstößt, und kann die betroffene Verarbeitung aussetzen, bis die Weisung bestätigt oder geändert wird.

Gegenstand der Verarbeitung ist der Betrieb eines Dienstes zur Entgegennahme von Hinweisgebermeldungen und zur Fallverwaltung. Art und Zweck der Verarbeitung, die Arten personenbezogener Daten, die Kategorien betroffener Personen und die Häufigkeit der Verarbeitung (fortlaufend, für die Dauer des Abonnements) sind in Anlage I dargelegt. Die Verarbeitung dauert an, solange Ihr Abonnement aktiv ist, und danach für den zusätzlichen Zeitraum, der zur Durchführung der Rückgabe- und Löschschritte in Abschnitt 14 erforderlich ist.

Provoxis stellt sicher, dass jede Person, die es zur Verarbeitung personenbezogener Daten des Kunden ermächtigt — ob Beschäftigter oder zugelassener Auftragnehmer — einer angemessenen vertraglichen oder gesetzlichen Vertraulichkeitspflicht unterliegt, die über das Ende ihrer Tätigkeit hinaus fortbesteht, eine ihrer Rolle angemessene Schulung zum Schutz personenbezogener Daten erhält und Zugriff nur in dem Umfang erhält, der zum Betrieb oder zur Unterstützung des Dienstes erforderlich ist. Innerhalb des Produkts ist der Zugriff auf Meldeinhalte rollenbasiert eingeschränkt und wird auf der Zugriffskontrollebene der Anwendung durchgesetzt, nicht nur in der Benutzeroberfläche. Das Personal von Provoxis greift nicht auf den Inhalt Ihrer Fälle zu, außer wenn Sie um Support bitten, der dies erfordert, oder wenn der Zugriff zur Aufrechterhaltung der Sicherheit oder Integrität des Dienstes zwingend erforderlich ist; jeder solche Zugriff ist auf das für die Aufgabe Erforderliche beschränkt und wird in dem Ihnen zugänglichen Prüfprotokoll erfasst.

Provoxis setzt die in Anlage II dargelegten technischen und organisatorischen Maßnahmen um und erhält sie aufrecht, unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Risiken der Verarbeitung — insbesondere des Risikos, dass eine Hinweisgebermeldung besondere Kategorien personenbezogener Daten enthält oder einen Hinweisgeber identifizieren würde. Provoxis kann diese Maßnahmen im Laufe der Zeit aktualisieren, sofern das Schutzniveau nicht verringert wird, und stellt auf Anfrage nach Abschnitt 13 eine aktuelle Fassung von Anlage II bereit und beantwortet einen angemessenen Sicherheitsfragebogen.

Sie erteilen Provoxis die allgemeine schriftliche Genehmigung, die in Anlage III und im Verzeichnis der Unterauftragsverarbeiter unten aufgeführten Unterauftragsverarbeiter zu beauftragen. Provoxis erlegt jedem Unterauftragsverarbeiter datenschutzrechtliche Pflichten auf, die nicht weniger schützend sind als die in diesem AVV, und bleibt Ihnen gegenüber für dessen Leistung vollständig verantwortlich. Jeder Unterauftragsverarbeiter wird nur für den für ihn beschriebenen konkreten Datenfluss eingesetzt; ein neuer Zweck erfordert eine erneute Offenlegung. Provoxis kündigt jede beabsichtigte Hinzufügung oder Ersetzung eines Unterauftragsverarbeiters durch Aktualisierung des Protokolls „Änderungen an dieser Liste" auf derselben Seite an, mindestens 30 Tage bevor der neue Unterauftragsverarbeiter mit der Verarbeitung beginnt. Erheben Sie innerhalb dieses Zeitraums einen begründeten datenschutzrechtlichen Einwand, arbeiten die Parteien nach Treu und Glauben an einer Lösung. Gelingt dies nicht innerhalb von 30 Tagen, können Sie den Teil des Dienstes, der den beanstandeten Unterauftragsverarbeiter erfordert, durch schriftliche Mitteilung kündigen, und Provoxis erstattet für diesen Teil bereits gezahlte Entgelte, die den Zeitraum nach der Kündigung abdecken.

Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung unterstützt Provoxis Sie durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, soweit möglich, bei der Erfüllung Ihrer Pflicht, Anträgen auf Ausübung von Betroffenenrechten nachzukommen — einschließlich Anträgen auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch gegen die Verarbeitung sowie des Rechts, nicht einer ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden. Da Meldeinhalte und Hinweisgeberdaten unter Ihrer Kontrolle bleiben, liegen die wesentlichen Werkzeuge in Ihrer Hand: Ihre Administratoren können eine vollständige Fallakte exportieren, eine rechtliche Aufbewahrungssperre verhängen oder aufheben und jederzeit eine begründungspflichtige, protokollierte manuelle Löschung eines Falls durchführen, wobei diese Funktion während der gesamten Laufzeit ohne zusätzliche Kosten zur Verfügung steht. Wendet sich eine betroffene Person direkt an Provoxis bezüglich Daten, die Provoxis für Sie verarbeitet, wird Provoxis nicht inhaltlich antworten, sondern sie an Sie verweisen und den Antrag unverzüglich weiterleiten.

Provoxis benachrichtigt Sie unverzüglich, in jedem Fall innerhalb von 72 Stunden, nachdem ihm eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten bekannt geworden ist, die Daten betrifft, die Provoxis für Sie verarbeitet. Die Benachrichtigung wird an Ihre Kontoadministratoren gesendet, beschreibt — soweit bekannt und schrittweise, sobald Informationen verfügbar werden — die Art der Verletzung, die Kategorien und die ungefähre Zahl der betroffenen Personen und Datensätze, die wahrscheinlichen Folgen und die getroffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen und nennt eine Anlaufstelle für weitere Informationen. Eine Benachrichtigung nach diesem Abschnitt stellt kein Anerkenntnis eines Verschuldens oder einer Haftung durch Provoxis dar. Provoxis benachrichtigt weder eine Aufsichtsbehörde noch betroffene Personen in Ihrem Namen, es sei denn, Sie weisen Provoxis schriftlich dazu an.

Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der ihm vorliegenden Informationen leistet Provoxis angemessene Unterstützung bei jeder Datenschutz-Folgenabschätzung und jeder vorherigen Konsultation einer Aufsichtsbehörde, zu der Sie im Zusammenhang mit Ihrer Nutzung des Dienstes verpflichtet sind. Die Sicherheitsinformationen in Anlage II, das Aufbewahrungsmodell und die Prüfprotokollfunktion sollen dies unterstützen.

(a) Datenstandort. Provoxis speichert und verarbeitet Meldeinhalte und Mitarbeiterkontodaten nur in der Ihrem Konto zugewiesenen Region. Jede Region ist eine in sich geschlossene Infrastruktur; diese Daten werden weder über eine andere Region geleitet noch dorthin repliziert oder gesichert. (b) Provoxis als britischer Auftragsverarbeiter. Provoxis Ltd ist im Vereinigten Königreich niedergelassen, und ihr Personal verwaltet und unterstützt jede regionale Infrastruktur aus dem Vereinigten Königreich; Ihre Annahme dieses AVV weist diesen Zugriff an und genehmigt ihn. Zum Datum dieses AVV ist der Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vom 28. Juni 2021 für das Vereinigte Königreich in Kraft, sodass dieser Zugriff keine eingeschränkte Übermittlung darstellt. Sollte dieser Beschluss auslaufen, ausgesetzt oder nicht verlängert werden, werden die SVK (Modul zwei, Verantwortlicher an Auftragsverarbeiter) durch Verweis in diesen AVV einbezogen und gelten ab diesem Datum für die Verarbeitung personenbezogener Daten des Kunden der EU-Region durch Provoxis, ausgefüllt wie folgt: Anlage I und Anlage II dieses AVV füllen die Anhänge der SVK aus; die optionale Andockklausel (Klausel 7) wird nicht verwendet; nach Klausel 9 wählen die Parteien die allgemeine schriftliche Genehmigung mit der Ankündigungsfrist aus Abschnitt 7; die optionale Rechtsbehelfsklausel (Klausel 11) wird nicht verwendet; nach Klausel 17 unterliegen die Klauseln dem Recht Irlands; nach Klausel 18 werden Streitigkeiten vor den Gerichten Irlands beigelegt; und die zuständige Aufsichtsbehörde ist in Anlage I angegeben. (c) Übermittlungen durch Unterauftragsverarbeiter. Verarbeitet ein in Anlage III genannter Unterauftragsverarbeiter personenbezogene Daten des Kunden außerhalb des Vereinigten Königreichs und des EWR im Rahmen eines zulässigen Datenflusses, stellt Provoxis sicher, dass diese Übermittlung durch eine geeignete Garantie nach Artikel 46 der britischen oder der EU-DSGVO — die SVK mit dem UK-Addendum oder die UK-IDTA — sowie durch eine Übermittlungs-Folgenabschätzung abgedeckt ist. Von den derzeitigen Unterauftragsverarbeitern verarbeiten AWS (Frankfurt) und Mailgun (EU-Infrastruktur) im EWR; Stripe verarbeitet Abrechnungsdaten überwiegend in den Vereinigten Staaten auf Grundlage seiner eigenen SVK und des UK-Addendums. (d) Neue Übermittlungen. Provoxis beginnt keine neue Übermittlung personenbezogener Daten des Kunden in ein Drittland ohne einen gültigen Übermittlungsmechanismus und, soweit erforderlich, ohne ergänzende Maßnahmen. (e) Schweiz. Ist der Kunde in der Schweiz niedergelassen oder unterliegt die Verarbeitung anderweitig dem schweizerischen Bundesgesetz über den Datenschutz („DSG") und wird die Rückfalllösung nach Buchstabe (b) ausgelöst, gelten die nach jenem Buchstaben einbezogenen SVK für diese personenbezogenen Daten des Kunden mit den vom Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten („EDÖB") herausgegebenen Anpassungen: Verweise auf die EU-DSGVO gelten als Verweise auf das DSG, soweit das DSG kein niedrigeres Schutzniveau gewährt; der Begriff „Mitgliedstaat" schließt die Schweiz ein, sodass eine betroffene Person in der Schweiz die Klauseln an ihrem gewöhnlichen Aufenthaltsort durchsetzen kann; und die zuständige Aufsichtsbehörde ist der EDÖB.

Erhält Provoxis ein rechtsverbindliches Ersuchen einer Behörde, einschließlich einer Strafverfolgungsbehörde, auf Offenlegung personenbezogener Daten des Kunden, wird Provoxis, sofern nicht gesetzlich untersagt: Sie unverzüglich und, sofern möglich, vor jeder Offenlegung benachrichtigen; die Behörde darüber informieren, dass Provoxis Auftragsverarbeiter ist, dass Sie die Offenlegung nicht genehmigt haben und dass die Behörde ihr Ersuchen an Sie richten sollte; ein Ersuchen anfechten, das rechtswidrig, zu weitreichend oder mit der internationalen Courtoisie unvereinbar ist, und, soweit verfügbar, einstweiligen Rechtsschutz beantragen; und nur das tatsächlich erforderliche Mindestmaß an Daten auf Grundlage einer angemessenen Auslegung des Ersuchens offenlegen. Ist es Provoxis untersagt, Sie zu benachrichtigen, unternimmt Provoxis angemessene Anstrengungen, um eine Aufhebung dieses Verbots zu erwirken, und dokumentiert die unternommenen Anstrengungen, um sie Ihnen zur Verfügung stellen zu können. Provoxis führt ein Verzeichnis der eingegangenen Ersuchen und stellt Ihnen, soweit rechtlich zulässig, auf Anfrage eine Zusammenfassung bereit.

Provoxis stellt Ihnen die Informationen zur Verfügung, die vernünftigerweise erforderlich sind, um die Einhaltung von Artikel 28 und dieses AVV nachzuweisen, und ermöglicht und trägt zu Audits, einschließlich Inspektionen, bei, die von Ihnen oder einem von Ihnen beauftragten Prüfer durchgeführt werden. Zunächst erfüllt Provoxis dies, indem es auf Anfrage seine Sicherheitsdokumentation, eine ausgefüllte Anlage II und seine Unterauftragsverarbeiter-Liste bereitstellt und — für Daten, die es für Sie verarbeitet — durch das kundeneinsehbare Prüfprotokoll, das jeden Lesezugriff auf eine Meldung, eine Notiz, eine Nachweisdatei oder eine Audioaufnahme sowie jede privilegierte Aktion erfasst; sobald Provoxis über einen aktuellen Prüfbericht eines Dritten verfügt (etwa SOC 2 oder ISO 27001), erfüllt auch die Bereitstellung dieses Berichts ein Ersuchen. Provoxis verfügt derzeit über keine SOC-2- oder ISO-27001-Zertifizierung; die Plattform ist auf die Zugriffskontroll- und Prüfnachweiskontrollen ausgelegt, die diese Rahmenwerke prüfen, aber Provoxis behauptet keine Zertifizierung, die es nicht besitzt. Sie tragen Ihre eigenen Auditkosten und erstatten Provoxis die angemessenen Aufwands- und Materialkosten für die Unterstützung eines Vor-Ort-Audits, das über die Bereitstellung von Dokumentation hinausgeht. Ein von Ihnen beauftragter Prüfer darf kein Wettbewerber von Provoxis sein und muss durch Vertraulichkeitspflichten gebunden sein, die mindestens so schützend sind wie die in diesem AVV. Ein Vor-Ort-Audit darf höchstens einmal jährlich durchgeführt werden (sofern nicht eine Aufsichtsbehörde etwas anderes verlangt oder eine Verletzung eingetreten ist), mit angemessener Vorankündigung, während der Geschäftszeiten und auf eine Weise, die Ihnen keinen Zugriff auf die Daten eines anderen Kunden gewährt.

Bei Ablauf oder Beendigung Ihres Abonnements hält Provoxis die Meldedaten 30 Tage lang über den produktinternen Fallakten-Export für Sie zum Export bereit. Nach diesem Zeitraum und in jedem Fall innerhalb von 60 Tagen nach der Beendigung löscht Provoxis die Meldedaten und vorhandene Kopien und weist seine Unterauftragsverarbeiter an, dasselbe zu tun, es sei denn, Datenschutzrecht verlangt deren Aufbewahrung — in diesem Fall isoliert und schützt Provoxis diese Daten und löscht sie, sobald die Anforderung endet. Die Löschung folgt im Übrigen den in der Datenschutzerklärung beschriebenen Aufbewahrungsregeln: Ein Fall, der Gegenstand aktiver oder vernünftigerweise zu erwartender Gerichts- oder Disziplinarverfahren ist, wird bis zum Abschluss dieser Verfahren aufbewahrt, und eine von Ihnen verhängte rechtliche Aufbewahrungssperre setzt die Löschung vollständig aus. Verschlüsselte Sicherungen werden in ihrem normalen rollierenden Zyklus gelöscht und nicht darüber hinaus aufbewahrt. Meldeinhalte, ihr Objektspeicher und alle zugehörigen Zugriffstoken werden hart gelöscht, nicht nur ausgeblendet. Provoxis bestätigt die Löschung auf Anfrage schriftlich.

Provoxis erbringt die in den Abschnitten 8 bis 13 beschriebene Unterstützung als Teil des Dienstes. Ist ein Unterstützungsersuchen offenkundig unbegründet oder exzessiv, insbesondere aufgrund seines wiederholenden Charakters, oder ergibt sich der Unterstützungsbedarf aus Ihrem eigenen Handeln oder Unterlassen, kann Provoxis ein angemessenes, auf seinen Verwaltungskosten beruhendes Entgelt berechnen, nachdem es Sie zuvor informiert und Ihnen die Möglichkeit gegeben hat, das Ersuchen zurückzuziehen oder einzuschränken.

Provoxis verkauft personenbezogene Daten des Kunden nicht und nutzt sie nicht für Werbung oder für eigene kommerzielle Zwecke. Provoxis nutzt Meldeinhalte oder Hinweisgeberdaten nicht, um Modelle des maschinellen Lernens oder der künstlichen Intelligenz zu trainieren, zu verfeinern oder zu bewerten. Provoxis kann aggregierte Statistiken über den Betrieb des Dienstes (etwa Anfragevolumina und Fehlerraten) erstellen und nutzen, sofern sie keine personenbezogenen Daten enthalten und weder Sie noch einen Hinweisgeber noch eine andere betroffene Person identifizieren.

Die Haftung jeder Partei aus oder im Zusammenhang mit diesem AVV unterliegt den in den Nutzungsbedingungen festgelegten Haftungsausschlüssen und -beschränkungen; jede Obergrenze für die Gesamthaftung einer Partei in diesen Bedingungen gilt für ihre Haftung nach den Nutzungsbedingungen und diesem AVV zusammen, nicht als gesonderte zusätzliche Obergrenze. Nichts in diesem AVV oder den Nutzungsbedingungen beschränkt die Haftung einer Partei gegenüber einer betroffenen Person oder einer Aufsichtsbehörde nach Datenschutzrecht oder eine Haftung, die nach dem Gesetz nicht beschränkt werden kann.

Provoxis führt ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, die es in Ihrem Auftrag durchführt, wie es Artikel 30 Absatz 2 der britischen und der EU-DSGVO verlangt, und arbeitet auf Anfrage mit einer Aufsichtsbehörde bei der Erfüllung ihrer Aufgaben in Bezug auf diese Verarbeitung zusammen.

Sie schließen diesen AVV im eigenen Namen und, soweit nach Datenschutzrecht erforderlich, im Namen und für Rechnung Ihrer verbundenen Unternehmen, deren personenbezogene Daten über Ihr Konto verarbeitet werden. Sie bleiben die einzige Anlaufstelle für sämtliche Weisungen, Anträge und Mitteilungen gegenüber Provoxis nach diesem AVV und sind für Handlungen und Unterlassungen dieser verbundenen Unternehmen verantwortlich, als wären es Ihre eigenen. Die gesamte kombinierte Haftung von Provoxis Ihnen und allen diesen verbundenen Unternehmen gegenüber unterliegt Abschnitt 17.

Mitteilungen nach diesem AVV erfolgen schriftlich. Provoxis macht Ihnen Mitteilungen per E-Mail an Ihre Kontoadministratoren oder über das Produkt; Sie machen Provoxis Mitteilungen an support@provoxis.com. Eine Mitteilung gilt am Tag ihres Versands als zugegangen, wenn dieser ein Werktag ist, andernfalls am nächsten Werktag. Es liegt in Ihrer Verantwortung, Ihre hinterlegten Kontaktdaten aktuell zu halten.

Provoxis kann diesen AVV von Zeit zu Zeit aktualisieren — zum Beispiel um einer Gesetzesänderung, einem neuen Unterauftragsverarbeiter, einer Änderung des Dienstes oder einem neuen Übermittlungsmechanismus Rechnung zu tragen. Für eine Änderung, die Ihre Rechte nicht wesentlich verringert und Ihre Pflichten nicht wesentlich erhöht, aktualisiert Provoxis das Datum „Zuletzt aktualisiert" oben. Für eine Änderung, die dies tut, benachrichtigt Provoxis Ihre Kontoadministratoren mindestens 30 Tage vor deren Wirksamwerden; teilen Sie Provoxis innerhalb dieses Zeitraums mit, dass Sie widersprechen, und können sich die Parteien nicht auf eine Alternative einigen, können Sie den betroffenen Dienst durch schriftliche Mitteilung vor Wirksamwerden der Änderung kündigen, und Provoxis erstattet bereits gezahlte Entgelte, die den Zeitraum nach der Kündigung abdecken. Die fortgesetzte Nutzung des Dienstes nach Wirksamwerden einer Änderung gilt als deren Annahme. Eine gesetzlich vorgeschriebene Änderung wird zu dem Datum wirksam, das das Gesetz verlangt.

Dieser AVV wird mit Ihrer Annahme der Nutzungsbedingungen wirksam und gilt fort, solange Provoxis personenbezogene Daten des Kunden für Sie verarbeitet. Abschnitt 14 (Rückgabe und Löschung), Abschnitt 17 (Haftung) und jede Bestimmung, die ihrer Natur nach fortgelten soll, gelten über die Beendigung hinaus fort, bis sie vollständig erfüllt sind.

Dieser AVV unterliegt dem Recht, dem die Nutzungsbedingungen unterliegen, und dieselben Gerichte sind zuständig, mit der Ausnahme, dass dort, wo die SVK nach Abschnitt 11(b) gelten, deren eigene Klauseln zum anwendbaren Recht und zum Gerichtsstand für die von ihnen erfassten Angelegenheiten vorgehen. Nichts in diesem Abschnitt entzieht einer betroffenen Person den Schutz des zwingenden Rechts ihres Wohnsitzlandes.

Sie sichern für die gesamte Dauer Ihrer Nutzung des Dienstes zu, dass: Sie Ihren Meldekanal im Einklang mit dem Datenschutzrecht und dem für Sie geltenden nationalen Umsetzungsgesetz der Hinweisgeber-Richtlinie eingerichtet haben und betreiben; Sie für die Verarbeitung, die Sie Provoxis anweisen, über eine gültige Rechtsgrundlage verfügen, auch für besondere Kategorien personenbezogener Daten oder Daten über Straftaten, die eine Meldung enthalten kann; Sie jede Datenschutz-Folgenabschätzung, die das Gesetz von Ihnen verlangt, vor Inbetriebnahme Ihres Kanals durchgeführt haben; und Sie den Personen, die Ihren Kanal nutzen können — Hinweisgebern und, soweit erforderlich, den von einer Meldung betroffenen Personen und Zeugen — die nach den Artikeln 13 und 14 der britischen und der EU-DSGVO erforderlichen Informationen über die Verarbeitung bereitgestellt haben, einschließlich der Tatsache, dass Provoxis als Ihr Auftragsverarbeiter handelt. Sie sind für die von Ihren Administratoren getroffenen Konfigurationsentscheidungen, Aufbewahrungseinstellungen, Rollenzuweisungen und rechtlichen Aufbewahrungssperren verantwortlich sowie dafür, die Administrator- und Kontaktdaten Ihres Kontos aktuell zu halten, damit die in diesem AVV vorgesehenen Benachrichtigungen Sie erreichen. Provoxis stützt sich bei der Erbringung des Dienstes auf diese Zusicherungen.

Dieser Abschnitt gilt nur dort und insoweit, als personenbezogene Daten des Kunden einem Datenschutzgesetz eines US-Bundesstaats unterliegen, etwa dem California Consumer Privacy Act in der durch den California Privacy Rights Act geänderten Fassung („CCPA"). Für diese Daten handelt Provoxis als Ihr „Dienstleister" (oder „Auftragsverarbeiter", soweit dieser Begriff verwendet wird) und nicht als „Dritter". Provoxis verarbeitet diese Daten nur zur Erbringung des Dienstes auf Ihre Weisungen und zu keinem anderen Zweck; „verkauft" sie nicht und „teilt" sie nicht; bewahrt sie nicht auf, nutzt sie nicht und legt sie nicht offen außerhalb der unmittelbaren Geschäftsbeziehung mit Ihnen oder zu einem anderen Zweck als dem Dienst; und kombiniert sie nicht mit personenbezogenen Informationen aus einer anderen Quelle, außer soweit ein zulässiger Geschäftszweck dies gestattet. Provoxis teilt Ihnen mit, wenn es feststellt, dass es seine Pflichten nach dem anwendbaren Gesetz nicht mehr erfüllen kann, und Sie können angemessene Schritte unternehmen, um eine unbefugte Verarbeitung zu unterbinden und zu beheben. Provoxis versichert, dass es die Beschränkungen in diesem Abschnitt versteht und einhalten wird. Nichts in diesem Abschnitt macht Provoxis zum Verantwortlichen oder zum „Unternehmen" für diese Daten oder erstreckt ein Gesetz eines US-Bundesstaats auf eine Verarbeitung, die dieses Gesetz nach seinem eigenen Wortlaut nicht regelt.

A. Parteien und Rollen. Der Verantwortliche ist der Kunde: die in der Provoxis-Kontoregistrierung genannte Organisation, die als Verantwortlicher für die über ihren Meldekanal eingereichten Meldeinhalte und Hinweisgeberdaten handelt. Der Auftragsverarbeiter ist Provoxis Ltd, Handelsregisternummer 17472067, eingetragener Sitz Grosvenor House, 3 Chapel Street, Congleton, England, CW12 4AB, der für diese Daten als Auftragsverarbeiter des Kunden handelt. Kontaktstellen: für den Kunden dessen im Konto hinterlegte Kontoadministratoren; für Provoxis support@provoxis.com. B. Beschreibung der Verarbeitung. Kategorien betroffener Personen: Personen, die über den Meldekanal eines Kunden eine Meldung einreichen (Hinweisgeber), ob identifiziert oder anonym; Personen, die in einer Meldung genannt oder beschrieben werden (einschließlich der von einem Vorwurf betroffenen Person und etwaiger Zeugen); und die Administratoren und Fallbearbeiter des Kunden selbst, soweit ihre Handlungen zu einem Fall erfasst werden. Kategorien personenbezogener Daten: der Freitextinhalt einer Meldung; optionale Nachweisdateien; eine anonymisierte Audioaufnahme bei Nutzung des mündlichen Kanals; zwischen einem Hinweisgeber und einem Fallbearbeiter ausgetauschte Nachrichten; Fallmetadaten (Referenzcode, Kategorie, Status, Zeitstempel, SLA-Fristen); sowie alle Identitäts- oder Kontaktangaben, die ein Hinweisgeber freiwillig macht. Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Artikel 9): eine Meldung kann naturgemäß die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, die Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder zur sexuellen Orientierung offenbaren und kann — weil der mündliche Kanal die Stimme einer Person erfasst — biometrische Daten enthalten; personenbezogene Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten oder damit zusammenhängende Vorwürfe (Artikel 10) können ebenfalls verarbeitet werden. Die auf diese Daten angewandten Schutzmaßnahmen sind in Anlage II aufgeführt. Häufigkeit der Verarbeitung: fortlaufend, für die Dauer des Abonnements. Art und Zweck: Entgegennahme, Bestätigung, Sichtung, Untersuchung und Beantwortung von Meldungen über Fehlverhalten im Rahmen des Hinweisgeberprogramms des Kunden und der Hinweisgeber-Richtlinie oder eines gleichwertigen nationalen Gesetzes sowie Aufbewahrung der daraus entstehenden Aufzeichnungen für die erforderlichen Zeiträume. Dauer: die Laufzeit des Abonnements zuzüglich des Rückgabe- und Löschzeitraums in Abschnitt 14, vorbehaltlich der in der Datenschutzerklärung beschriebenen Aufbewahrungsregeln und etwaiger Aufbewahrungsgrenzen, die das für den Kunden geltende nationale Umsetzungsgesetz der Hinweisgeber-Richtlinie vorschreibt. C. Zuständige Aufsichtsbehörde. Gelten die SVK nach Abschnitt 11(b), ist die zuständige Aufsichtsbehörde die des EU-Mitgliedstaats, in dem der Kunde niedergelassen ist, oder, wenn der Kunde einen Vertreter nach Artikel 27 der EU-DSGVO benannt hat, die des Mitgliedstaats des Vertreters; ist der Kunde nicht in der EU niedergelassen und hat keinen solchen Vertreter benannt, die Aufsichtsbehörde des Mitgliedstaats, in dem der eigene Vertreter von Provoxis nach Artikel 27 ([GDPR ART. 27 EU REPRESENTATIVE — NOT YET APPOINTED]) niedergelassen ist.

Datenresidenz und Isolation: Jeder Kunde wird bei der Bereitstellung einer einzelnen Region zugewiesen und auf der DNS- und Edge-Ebene dorthin geleitet; Anwendungsserver, Datenbank, Cache, Warteschlangen-Worker und Objektspeicher bilden pro Region eine vollständige, unabhängige Infrastruktur, und Meldedaten werden niemals über eine andere Region geleitet oder dorthin repliziert. Verschlüsselung: der Meldungstext und etwaige Identitätsfelder des Hinweisgebers werden zusammen mit dessen optionaler Benachrichtigungsadresse ruhend auf Anwendungsebene verschlüsselt; Nachweisdateien und Audioaufnahmen werden ruhend mit einem kundenspezifischen Datenverschlüsselungsschlüssel verschlüsselt, der von einem regionalen Schlüsselverwaltungsdienst gekapselt wird; die Datenbank ist zusätzlich durch Verschlüsselung auf Festplattenebene geschützt; der gesamte Datenverkehr zum und vom Dienst ist bei der Übertragung mit TLS verschlüsselt. Zugriffskontrolle: jeder Nutzer verfügt über ein benanntes Einzelkonto, das pro Kunde authentifiziert wird; sobald eine Meldung eingereicht wurde, ist ihr Inhalt für jedes authentifizierte Mitglied des Teams des jeweiligen Kunden sichtbar, wobei Fallzuweisung, rechtliche Aufbewahrungssperre, manuelle Löschung sowie Änderungen der Zugriffsregeln den Administratoren des Kunden vorbehalten sind, während alltägliche Statusänderungen des Falls und Änderungen der Aufbewahrungsstufe jedem authentifizierten Teammitglied offenstehen. Eine anonym eingereichte Meldung erfasst überhaupt kein Identitätsfeld — nicht nur ein verborgenes —, sodass es unabhängig davon, welches Teammitglied sie einsieht, nichts offenzulegen gibt. Personalsicherheit: benannte Einzelkonten mit Mehrfaktor-Authentifizierung für jeden administrativen Zugriff von Provoxis, Berechtigung nach dem Least-Privilege-Prinzip, keine geteilten Zugangsdaten, Ein- und Austrittsprozess sowie Zuverlässigkeitsüberprüfungen von Personal mit Produktionszugang, soweit rechtlich zulässig. Sichere Entwicklung: Peer-Code-Review, Abhängigkeits- und statische Analyse, Änderungsmanagement, getrennte Umgebungen und keine produktiven Meldeinhalte in Entwicklungs- oder Testumgebungen. Schwachstellenmanagement: regelmäßiges Patchen, periodische Schwachstellenscans und mindestens jährliche Penetrationstests der Plattform durch einen Dritten, wobei wesentliche Feststellungen risikopriorisiert behoben werden. Protokollierung und Überwachung: zentralisierte Infrastruktur- und Anwendungsprotokollierung innerhalb der Region und Alarmierung bei anomalem oder privilegiertem Zugriff. Nachvollziehbarkeit: ein unveränderliches Prüfprotokoll erfasst jeden Lesezugriff auf Meldeinhalte und jede privilegierte Aktion (rechtliche Aufbewahrungssperre gesetzt oder aufgehoben, manuelle Löschung, Änderung von Aufbewahrungs- oder Zugriffsregeln, Export des Prüfprotokolls). Datenminimierung: für die Abgabe einer Meldung ist kein Identitätsfeld erforderlich; identifizierende Metadaten (EXIF/GPS, Dokumentautor und Bearbeitungsverlauf) werden bei hochgeladenen Nachweisdateien serverseitig beim Hochladen entfernt, ohne dass eine unbereinigte Kopie aufbewahrt wird. Mündliche Meldungen: Audio wird vor der Speicherung intern in Tonhöhe und Formanten verschoben; die Originalaufnahme wird niemals aufbewahrt und es wird kein Transkriptionsdienst eines Drittanbieters verwendet. Reaktion auf Vorfälle: ein dokumentierter Plan mit definierten Rollen, Kundenbenachrichtigung nach Abschnitt 9 und eine Nachbereitung nach dem Vorfall. Resilienz und Kontinuität: automatisierte verschlüsselte Datenbanksicherungen pro Region mit periodischen Wiederherstellungstests; der Dienst läuft mit einer einzelnen Instanz pro Region ohne automatisches Failover und gibt keine Zusage zu Wiederherstellungszeit oder Wiederherstellungspunkt über eine sicherungsbasierte Wiederherstellung hinaus. Organisatorisch: Vertraulichkeitsverpflichtungen für alle Beschäftigten, Datenschutzschulung, Zugriff nach dem Least-Privilege-Prinzip für Support-Personal und ein dokumentiertes Unterauftragsverarbeiter-Register, das mit der Produktion synchron gehalten wird, mit vertraglichen Bedingungen, die nicht weniger schützend sind als dieser AVV.

Die aktuellen genehmigten Unterauftragsverarbeiter, ihr Zweck und ihre Verarbeitungsorte sind im Verzeichnis der Unterauftragsverarbeiter unten aufgeführt, das Bestandteil dieser Anlage ist. Zum Datum der letzten Aktualisierung dieses AVV sind dies: Amazon Web Services (Cloud-Hosting, verschlüsselte Speicherung von Beweismitteln und Audioaufnahmen, Schlüsselverwaltung und DNS; EWR-Verarbeitung in Frankfurt); Stripe (Abonnementabrechnung und Zahlungskartenverarbeitung; überwiegend Vereinigte Staaten, auf Grundlage seiner eigenen Standardvertragsklauseln und des UK-Addendums); und Mailgun (Zustellung transaktionaler E-Mails, aus EU-Infrastruktur, die nur Fallmetadaten und einen Link zurück ins Produkt enthalten, niemals den vollständigen Inhalt einer Meldung). Änderungen unterliegen Abschnitt 7 und werden im Protokoll „Änderungen an dieser Liste" auf derselben Seite erfasst.

Fragen zu diesem AVV oder die Bitte um eine gegengezeichnete Kopie können an support@provoxis.com gerichtet werden. Der Datenschutzbeauftragte von Provoxis ist [DATA PROTECTION OFFICER — NOT YET APPOINTED / REQUIREMENT NOT YET DETERMINED]. Der Vertreter von Provoxis in der Europäischen Union für die Zwecke von Artikel 27 der EU-DSGVO ist [GDPR ART. 27 EU REPRESENTATIVE — NOT YET APPOINTED].