Vertrauen & Compliance

Datenschutzerklärung

Zuletzt aktualisiert: 2026-10-09

Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten Provoxis Ltd („Provoxis", „wir") erhebt, warum, wie sie geschützt werden und welche Rechte Sie haben — für Besucher dieser Website, für Organisationen („Kunden"), die Provoxis abonnieren, und für Personen, die den Meldekanal eines Kunden nutzen. Sie ist im Hinblick auf die britische DSGVO und die EU-DSGVO verfasst. Sie ist zusammen mit unseren Nutzungsbedingungen und unserem Auftragsverarbeitungsvertrag zu lesen, die dasselbe Verhältnis aus unterschiedlichen Blickwinkeln regeln.

Wer wir sind

Provoxis Ltd, Handelsregisternummer 17472067, mit Sitz in Grosvenor House, 3 Chapel Street, Congleton, England, CW12 4AB, ist der in dieser Erklärung beschriebene Verantwortliche überall dort, wo auf Daten verwiesen wird, die wir als Verantwortlicher verarbeiten (siehe „Zwei verschiedene Rollen" unten), und der Auftragsverarbeiter überall dort, wo auf Meldedaten verwiesen wird, die wir im Auftrag eines Kunden verarbeiten. Unsere Kontaktdaten, unser Ansprechpartner für den Datenschutz und — nach Benennung — unser Datenschutzbeauftragter sowie unser Vertreter nach Artikel 27 der EU-DSGVO finden sich im Abschnitt „So kontaktieren Sie uns" am Ende.

Zwei verschiedene Rollen, zwei verschiedene Abschnitte

Provoxis handelt in zwei unterschiedlichen Funktionen, und diese Erklärung ist entsprechend gegliedert. Als **Verantwortlicher** entscheiden wir, warum und wie wir Daten über die Besucher dieser Website, unsere potenziellen und zahlenden Kunden sowie die einzelnen Mitarbeiterkonten (Administratoren, Fallbearbeiter) verarbeiten, die Kunden anlegen. Als **Auftragsverarbeiter** verarbeiten wir Meldeinhalte und Daten von Hinweisgebern im Auftrag eines Kunden, streng nach dessen Weisungen und unserem Auftragsverarbeitungsvertrag — für diese Daten ist die Kundenorganisation der Verantwortliche, nicht Provoxis. Wenn Sie eine Meldung über den Meldekanal eines Kunden eingereicht haben, erläutert diese Erklärung, wie diese Daten technisch verarbeitet und geschützt werden; der eigene Datenschutzhinweis des Kunden — angezeigt auf dessen Meldeformular — ist jedoch die maßgebliche Quelle dafür, wie er diese Daten als Verantwortlicher verwendet.

Daten, die wir erheben

Dieser Abschnitt beschreibt jede Kategorie personenbezogener Daten, die der Dienst verarbeitet, gruppiert danach, wen sie betreffen. Unterabschnitte, die mit „im Auftrag eines Kunden verarbeitet" gekennzeichnet sind, betreffen Daten, für die der Kunde und nicht Provoxis der Verantwortliche ist.

Website-Besucher

Beim Besuch dieser Website führen wir eine eigene, einfache und aggregierte Nutzungsstatistik — welche Seiten aufgerufen werden, aus welchem Land, über welche verweisende Website und, falls Sie über einen Kampagnenlink gekommen sind, die Kampagnenparameter (utm_source, utm_medium, utm_campaign) in der Adresse dieses Links. Dies wird auf unseren eigenen Servern gemessen, ohne Cookies und ohne jede auf Ihrem Gerät gespeicherte Kennung. Um daraus das ungefähre Land abzuleiten, verarbeiten wir kurzzeitig Ihre IP-Adresse mithilfe einer lokalen, von DB-IP lizenzierten Datenbank (die den Hinweis „IP Geolocation by DB-IP" erfordert); die IP-Adresse selbst wird niemals in einem Protokoll gespeichert und niemals aufbewahrt. Um eindeutige Besucher zu zählen, ohne Sie zu verfolgen, trägt jeder erfasste Seitenaufruf einen Einweg-Besuchercode, der täglich aus Ihrer IP-Adresse und Ihrem Browser neu abgeleitet wird, nicht umkehrbar ist und nicht von einem Tag auf den anderen verknüpft werden kann — und er wird innerhalb von etwa zwei Tagen vollständig gelöscht, sobald die Ereignisse des Tages gezählt wurden. Einzelne Datensätze werden höchstens 90 Tage lang gespeichert; danach werden nur anonyme aggregierte Summen aufbewahrt. Wie sich dies zu Cookies verhält, ist unten unter „Cookies" beschrieben.

Interessenten und zahlende Kunden

Wenn sich eine Organisation bei Provoxis registriert, erheben wir Name und E-Mail-Adresse des registrierenden Administrators, den Firmennamen der Organisation und die gewählte Subdomain sowie Zahlungsinformationen (verarbeitet von unserem Zahlungsdienstleister Stripe — wir sehen oder speichern niemals vollständige Kartennummern selbst). Wir erfassen außerdem, dass der registrierende Administrator die Nutzungsbedingungen, diese Datenschutzerklärung und den Auftragsverarbeitungsvertrag akzeptiert hat, sowie welche Version wann akzeptiert wurde. Wir verwenden diese Daten, um das Kundenkonto anzulegen, das Abonnement zu verwalten (ein Pauschalpreis pro Kunde, über Stripe abgerechnet), einen Nachweis der zwischen uns getroffenen Vereinbarung zu führen und mit dem Kunden zu seinem Konto zu kommunizieren. Wenn Sie unsere Vertriebs- oder Support-Adresse kontaktieren, verarbeiten wir auch den Inhalt dieser Korrespondenz und Ihre Kontaktdaten (siehe „Support und sonstige Korrespondenz" unten).

Mitarbeiterkonten der Kunden (Administratoren und Fallbearbeiter)

Konten für die eigenen Administratoren und Fallbearbeiter eines Kunden enthalten einen Namen, eine E-Mail-Adresse, eine Rolle und Authentifizierungsdaten: ein gehashtes Passwort (das Passwort selbst speichern wir niemals) und — falls die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert ist — das zugehörige Geheimnis und einmalig verwendbare Wiederherstellungscodes. Wir führen außerdem grundlegende Anmeldeaufzeichnungen (z. B. den Zeitpunkt der letzten Anmeldung), die zum Betrieb und zur Sicherung des Kontos erforderlich sind. Diese Daten werden in der Datenbank der dem Kunden zugewiesenen Region gespeichert, nicht in einer gemeinsamen zentralen Datenbank, sodass das Mitarbeiterverzeichnis eines Kunden derselben regionalen Residenzgarantie unterliegt wie die von ihm bearbeiteten Meldeinhalte. Erscheint der Name derselben Person anschließend in einer Fallnotiz oder im Prüfprotokoll, ist dieser Eintrag ein Meldedatum (siehe unten) und der Kunde ist dessen Verantwortlicher. Wenn Sie Ihre Konten in den Arbeitsbereichen mehrerer Kunden verbinden, um zwischen ihnen wechseln zu können, speichern wir zusätzlich eine Verknüpfung zwischen diesen Konten. Sie wird nur von Ihnen selbst im angemeldeten Zustand angelegt, besteht nur zwischen Arbeitsbereichen derselben Region und wird entfernt, wenn Sie einen Arbeitsbereich trennen oder das Konto gelöscht wird. Sie sehen die Namen Ihrer eigenen verbundenen Arbeitsbereiche. Jeder Kunde kann nur sehen, dass Ihr Konto mit anderen Arbeitsbereichen verbunden ist, nie mit welchen. Zwischen Arbeitsbereichen werden keine Meldedaten übertragen.

Melde- und Falldaten (im Auftrag eines Kunden verarbeitet)

Die Eingabe eines Hinweisgebers — der Text der schriftlichen Meldung, optionale Nachweisdateien, eine anonymisierte Audioaufnahme bei Nutzung des mündlichen Kanals sowie mit einem Fallbearbeiter ausgetauschte Nachrichten — wird zusammen mit den darum herum aufgebauten Fallmetadaten (Referenzcode, Kategorie, Status, Zeitstempel und Fristen) von Provoxis streng nach Weisung des Kunden verarbeitet, im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrag mit diesem Kunden. Anonyme Meldungen sind immer möglich; ein Kunde kann anonyme Meldungen weder deaktivieren noch eine Identifizierung zur Bedingung für die Abgabe einer Meldung machen. Eine Meldung kann ihrer Natur nach besondere Kategorien personenbezogener Daten sowie Informationen über Straftaten oder entsprechende Vorwürfe enthalten — siehe „Besondere Kategorien personenbezogener Daten" unten. Da der Kunde der Verantwortliche für diese Daten ist, regelt sein eigener Datenschutzhinweis deren Verwendung.

Missbrauchsschutz für öffentliche Formulare

Um automatisierten Missbrauch der öffentlichen Formulare zu verhindern — des Meldeformulars, der Anmeldung im Hinweisgeberportal, des Formulars zum Zurücksetzen des Passworts und des kostenlosen Richtliniengenerators — verarbeiten wir kurzzeitig die IP-Adresse, von der eine Anfrage ausgeht. Sie dient ausschließlich dazu, zu begrenzen, wie viele Anfragen von derselben Adresse in einem kurzen Zeitfenster gestellt werden können. Sie wird in einem kurzlebigen In-Memory-Speicher gehalten, der von selbst abläuft, wird niemals in einem Protokoll gespeichert, niemals über das Zeitfenster hinaus aufbewahrt und niemals mit einer Meldung verknüpft oder zur Identifizierung eines Hinweisgebers verwendet.

Support und sonstige Korrespondenz

Wenn Sie unsere Support- oder Vertriebsadresse anschreiben oder Mitarbeiter eines Kunden eine Support-Anfrage stellen, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und den Inhalt Ihrer Nachricht samt Anhängen — die Informationen über einen Fall enthalten können, wenn Sie sie beifügen. Wir verwenden dies ausschließlich, um Ihnen zu antworten, die Anfrage und unsere Antwort zu dokumentieren und unseren Support zu verbessern. Wir bitten darum, Meldeinhalte und die Identität von Hinweisgebern nicht per E-Mail an uns zu senden; enthält eine Nachricht sie unvermeidlich, behandeln wir sie nach denselben Vertraulichkeits- und Sicherheitsregeln wie den Rest des Dienstes.

Dienst- und Sicherheitsprotokolle

Unsere Anwendung schreibt technische Protokolle — Fehler, Warnungen und Aufzeichnungen privilegierter oder ungewöhnlicher Aktivitäten — in ein regionales Protokollierungssystem, das dazu dient, den Dienst betriebsbereit und sicher zu halten. Der Dienst empfängt bei jeder Anfrage die verbindende IP-Adresse und verwendet sie vorübergehend für die oben beschriebenen Missbrauchsschutz-Begrenzungen und die ungefähre Länderbestimmung; sie wird jedoch nicht in diese Protokolle geschrieben, und wir führen kein separates Webserver-Zugriffsprotokoll, das sie aufzeichnet. Sollte sich dies jemals ändern (z. B. wenn wir später einen Load Balancer oder eine Web Application Firewall hinzufügen, die Zugriffsprotokolle führt), werden wir dies hier und im Verzeichnis der Unterauftragsverarbeiter offenlegen, solche Protokolle nur kurz aufbewahren und niemals zur Identifizierung eines Hinweisgebers verwenden. Protokolle werden nur so lange aufbewahrt, wie es für Sicherheit und Fehlerbehebung nötig ist, und dann gelöscht.

Prüfprotokoll (im Auftrag eines Kunden verarbeitet)

Für jeden Kunden führen wir ein unveränderliches Prüfprotokoll, das jeden Lesezugriff auf eine Meldung, eine Fallnotiz, eine Nachweisdatei oder eine Audioaufnahme sowie jede privilegierte Aktion erfasst (rechtliche Aufbewahrungssperre gesetzt oder aufgehoben, manuelle Löschung, Änderung von Aufbewahrungs- oder Zugriffsregeln, Export des Prüfprotokolls). Jeder Eintrag hält fest, wer wann was getan hat. Die Administratoren eines Kunden können ihr eigenes Prüfprotokoll einsehen und exportieren. Es handelt sich um ein Meldedatum — der Kunde ist dessen Verantwortlicher — und es wird für die gesamte Lebensdauer des zugehörigen Falls aufbewahrt.

Cookies

Wir verwenden ausschließlich unbedingt erforderliche und funktionale Cookies. Wir setzen keine Werbe- oder Analyse-Cookies und verwenden kein Tracking durch Dritte — die oben beschriebene Website-Nutzungsstatistik wird auf unseren eigenen Servern gemessen, ohne Cookies. Wir verwenden weder Google Analytics noch ein vergleichbares Produkt, und wir verfolgen Sie nicht über andere Websites hinweg. Da jedes von uns verwendete Cookie entweder unbedingt erforderlich ist oder ein funktionales Cookie, das Sie durch die Wahl einer Sprache steuern, ist kein Einwilligungsbanner erforderlich und es wird keines angezeigt. Die Cookies sind:

Cookie	Gesetzt von	Zweck	Dauer
provoxis-locale	Provoxis (Erstanbieter)	Merkt sich die von Ihnen gewählte Sprache, damit Seiten in dieser Sprache geladen werden. Funktional; wird erst gesetzt, wenn Sie aktiv eine Sprache wählen.	Bis zu 1 Jahr
__Host-provoxis-session	Provoxis (Erstanbieter)	Hält einen angemeldeten Mitarbeiter eines Kunden angemeldet, während er sich zwischen den Seiten der Verwaltungsanwendung bewegt. Wird außerdem während der Registrierung eines neuen Kunden und auf der Seite des Generators für Hinweisgeberrichtlinien gesetzt, um dessen Formular abzusichern. Unbedingt erforderlich; niemals für Hinweisgeber oder auf anderen Seiten dieser Website gesetzt.	Sitzung / bis zu 2 Std. Inaktivität
Stripe-Cookies (__stripe_mid, __stripe_sid)	Drittanbieter	Werden von Stripe auf den Registrierungs- und Abrechnungsseiten gesetzt, um Zahlungen sicher abzuwickeln und Kartenbetrug zu erkennen. Unbedingt erforderlich für die Entgegennahme von Zahlungen. Einzelheiten in der eigenen Datenschutzerklärung von Stripe.	Sitzung bis 1 Jahr

Wie wir diese Daten verwenden

Wir verwenden die oben beschriebenen Daten, um: den Dienst bereitzustellen und zu betreiben (den Meldekanal, die Fallverwaltung, das Hinweisgeberportal sowie die damit verbundenen Benachrichtigungen und die Prüfprotokollierung); Kunden- und Mitarbeiterkonten anzulegen und zu verwalten; die Abonnementabrechnung zu bearbeiten und die vom Steuer- und Gesellschaftsrecht geforderten Aufzeichnungen zu führen; konto-, sicherheits- und dienstbezogene Mitteilungen zu versenden (einschließlich Fristerinnerungen an die Fallbearbeiter eines Kunden); Support- und Vertriebsanfragen zu beantworten; den Dienst, seine Daten und seine Nutzer sicher zu halten und Missbrauch zu verhindern; auf aggregierter Ebene zu verstehen, welche Seiten und Ressourcen dieser Website nützlich sind; einen Nachweis der zwischen uns getroffenen Vereinbarungen und Ihrer Zustimmung dazu zu führen; und unseren eigenen rechtlichen Verpflichtungen nachzukommen, einschließlich datenschutzrechtlicher Vorgaben. Wir verwenden die Daten nicht für Zwecke, die damit unvereinbar sind.

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung (Daten, die wir als Verantwortlicher halten)

Soweit die britische oder die EU-DSGVO auf Daten Anwendung findet, die wir als Verantwortlicher halten, stützen wir uns auf die folgenden Rechtsgrundlagen. Für Meldedaten, die wir als Auftragsverarbeiter eines Kunden verarbeiten, bestimmt der Kunde die Rechtsgrundlage in seinem eigenen Datenschutzhinweis.

Erfüllung eines Vertrags — Anlegen und Betreiben des Kontos, das ein Kunde oder Hinweisgeber nutzt, Bereitstellung des Dienstes und Entgegennahme von Zahlungen. Ohne diese Daten können wir den Dienst nicht bereitstellen.
Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung — Führen von Abrechnungs-, Steuer- und Buchhaltungsunterlagen; Beantwortung gültiger Anträge auf Ausübung von Datenschutzrechten; Aufbewahrung und, wo gesetzlich vorgeschrieben, Offenlegung von Daten; sowie unsere eigenen Pflichten zur Behandlung von Sicherheitsvorfällen und zur Dokumentation.
Unsere berechtigten Interessen, soweit diese nicht von Ihren Rechten überwogen werden — den Dienst und seine Daten sicher zu halten, Missbrauch der öffentlichen Formulare zu verhindern und zu untersuchen, Dienst- und Sicherheitsprotokolle zu führen, die aggregierte Website-Nutzung zu verstehen, ohne Einzelpersonen zu verfolgen, Dienst- und Sicherheitsmitteilungen zu versenden, den Nachweis der Zustimmung zu Vereinbarungen aufzubewahren und unser Geschäft zu betreiben (einschließlich der Beantwortung von Anfragen und, falls es dazu kommt, eines Verkaufs oder einer Umstrukturierung des Unternehmens).
Einwilligung — für den einzigen Fall, in dem wir sie einholen: Bevor eine mündliche Meldung aufgezeichnet wird, wird der Hinweisgeber um seine Einwilligung in die Aufzeichnung gebeten und kann die Aufnahme vor dem Absenden anhören und löschen. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bereits erfolgten Verarbeitung berührt wird. Für den Kerndienst stützen wir uns nicht auf Einwilligung, da anonyme Meldungen stets bedingungslos verfügbar sein müssen.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten und Daten zu Straftaten

Eine Hinweisgebermeldung kann ihrer Natur nach besondere Kategorien personenbezogener Daten offenbaren — etwa Daten zur Gesundheit, zur rassischen oder ethnischen Herkunft, zu politischen Meinungen, religiösen oder weltanschaulichen Überzeugungen, zur Gewerkschaftszugehörigkeit oder zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung einer Person — und kann, weil der mündliche Kanal die Stimme einer Person erfasst, biometrische Daten enthalten. Eine Meldung kann auch Straftaten oder entsprechende Vorwürfe betreffen. Für diese Daten ist der Kunde der Verantwortliche und bestimmt in seinem eigenen Datenschutzhinweis die Bedingung, die die Verarbeitung erlaubt — bei einem Hinweisgebersystem ist dies typischerweise ein erhebliches öffentliches Interesse, die Einhaltung des Arbeits- oder Gesellschaftsrechts oder das nationale Recht zur Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie. Provoxis verarbeitet sie nur auf Weisung des Kunden und wendet die in Anhang II des Auftragsverarbeitungsvertrag genannten Schutzmaßnahmen an: rollenbasierter Zugriff, der unterhalb der Benutzeroberfläche durchgesetzt wird, Pseudonymisierung der Hinweisgeberidentität hinter einer Fallreferenz, Verschlüsselung von Nachweisen und Audio, serverseitiges Entfernen identifizierender Metadaten aus Uploads, hausinterne Tonhöhen- und Formantverschiebung des Audios, wobei die Rohaufnahme niemals aufbewahrt wird, sowie ein unveränderliches Prüfprotokoll.

Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen, und wir erstellen keine Profile von Ihnen. Triage, Bewertung und Ausgang von Fällen werden von den eigenen Mitarbeitern eines Kunden entschieden, nicht von der Software, und Meldeinhalte werden niemals einem KI-Modell zur Bewertung, Einschätzung oder zum Training zugeführt.

Mit wem wir Daten teilen

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und teilen sie nicht zu Werbezwecken. Wir legen sie nur den folgenden Kategorien von Empfängern gegenüber offen:

Unterauftragsverarbeiter, die Daten in unserem Auftrag vertraglich verarbeiten — derzeit unser Cloud-Hoster, unser Zahlungsdienstleister und unser Anbieter für transaktionale E-Mails. Jeder ist mit Zweck, Verarbeitungsort und einem Link zu seinen eigenen Datenverarbeitungsbedingungen in unserem Verzeichnis der Unterauftragsverarbeiter genannt. Dieselbe Seite enthält unseren Auftragsverarbeitungsvertrag im vollständigen Wortlaut.
Fachberater — Rechtsanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Versicherer — die zur Verschwiegenheit verpflichtet sind, soweit dies zum Betrieb und zum Schutz des Unternehmens erforderlich ist.
Gerichte, Aufsichtsbehörden, Strafverfolgungsbehörden und andere öffentliche Stellen, soweit wir gesetzlich zur Offenlegung von Daten verpflichtet sind oder Rechtsansprüche geltend machen, ausüben oder verteidigen müssen. Für Daten, die wir als Auftragsverarbeiter eines Kunden verarbeiten, beantworten wir ein solches Ersuchen nicht inhaltlich — wir verweisen die Behörde an den Kunden und fechten rechtswidrige oder überschießende Ersuchen an, wie im Auftragsverarbeitungsvertrag beschrieben.
Ein Käufer oder Rechtsnachfolger und dessen Berater, falls wir das Unternehmen ganz oder teilweise verkaufen oder umstrukturieren — in diesem Fall bleiben die Daten einer Erklärung unterworfen, die mindestens ebenso schützend ist wie diese, und wir informieren die betroffenen Kunden.

Wo Daten gespeichert und verarbeitet werden

Meldeinhalte und Mitarbeiterkontodaten eines Kunden werden niemals außerhalb der diesem Kunden zugewiesenen Region gespeichert oder verarbeitet. Jede Region — Anwendungsserver, Datenbank, Cache, Warteschlangen-Worker und Objektspeicher — bildet eine vollständige, unabhängige Infrastruktur; Meldedaten werden weder über eine andere Region geleitet noch dorthin repliziert. Zum Start ist nur die EU-Region (Frankfurt) aktiv; eine UK-Region (London) existiert als Infrastruktur, ist aber noch nicht für neue Kunden aktiviert. Kundenregister und Abrechnungsmetadaten (welcher Kunde welcher Region zugeordnet ist, Abonnementstatus) sowie die oben beschriebene Website-Statistik werden zentral vorgehalten, auf Infrastruktur in der EU-Region, und enthalten niemals Meldeinhalte.

Sicherheitsmaßnahmen

Nachweisdateien und Audioaufnahmen werden mit einem kundenspezifischen Verschlüsselungsschlüssel, der von einem regionalen Schlüsselverwaltungsdienst verwaltet wird, ruhend verschlüsselt; Datenbankinhalte werden durch Verschlüsselung auf Festplattenebene geschützt. Der gesamte Datenverkehr zum und vom Dienst ist bei der Übertragung verschlüsselt (TLS). Der Zugriff auf Meldeinhalte ist rollenbasiert eingeschränkt und wird auf der Zugriffskontrollebene der Anwendung durchgesetzt, nicht nur in der Benutzeroberfläche; jeder Lesezugriff auf eine Meldung, eine Nachweisdatei oder eine Audioaufnahme sowie jede privilegierte Aktion wird in dem oben beschriebenen unveränderlichen Prüfprotokoll erfasst. Provoxis-Mitarbeiter greifen auf den Inhalt der Fälle eines Kunden nur zu, wenn der Kunde eine Unterstützung anfordert, die dies erfordert, oder wenn es zur Aufrechterhaltung der Sicherheit des Dienstes unbedingt erforderlich ist, und jeder solche Zugriff wird protokolliert. Der vollständige Katalog der technischen und organisatorischen Maßnahmen findet sich in Anhang II des Auftragsverarbeitungsvertrag.

Hinweis zur Verfügbarkeit

Die oben genannten Sicherheits- und Residenzzusagen gelten ab dem Starttag. Die Verfügbarkeit des Dienstes ist davon nicht umfasst: Zum Start läuft eine einzelne Instanz pro Region, ohne automatisches Failover oder eine garantierte Verfügbarkeitszusage. Wir stellen diesen Dienst nicht als hochverfügbar oder durch ein Verfügbarkeits-SLA abgedeckt dar.

Wie lange wir Daten aufbewahren

Wir bewahren personenbezogene Daten nur so lange auf, wie es für den Zweck erforderlich ist, für den sie erhoben wurden, und löschen oder anonymisieren sie danach unwiderruflich. Die wichtigsten Aufbewahrungsfristen sind:

Melde- und Falldaten — ein gestufter Zeitplan: Als nicht einschlägig eingestufte Meldungen werden innerhalb von 2 Monaten nach dieser Einstufung gelöscht; Fälle, in denen Disziplinar- oder Gerichtsverfahren eingeleitet werden, werden bis zum Abschluss dieser Verfahren (einschließlich etwaiger Rechtsmittel) aufbewahrt; andere abgeschlossene, begründete Fälle werden für den im nationalen Recht zur Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie im Registrierungsland des Kunden festgelegten Zeitraum aufbewahrt, sofern dieses Recht einen solchen Zeitraum vorsieht — je nach den von uns geprüften Ländern im Allgemeinen zwischen 3 Monaten und 5 Jahren — andernfalls standardmäßig 5 Jahre. Ein Kundenadministrator kann eine rechtliche Aufbewahrungssperre verhängen, die diesen Zeitplan aussetzt, oder jederzeit eine begründungspflichtige, im Prüfprotokoll erfasste manuelle Löschung verlangen.
Kunden- und Mitarbeiterkontodaten — aufbewahrt, solange das Abonnement aktiv ist, und nach dessen Ende gemäß dem Zeitplan im Auftragsverarbeitungsvertrag gelöscht. Abrechnungs-, Steuer- und Buchhaltungsunterlagen werden danach für die vom Steuer- und Gesellschaftsrecht geforderte Dauer aufbewahrt (in der Regel bis zu 7 Jahre).
Aufzeichnungen darüber, welche Version der Nutzungsbedingungen, der Datenschutzerklärung und des Auftragsverarbeitungsvertrags ein Kunde wann akzeptiert hat — aufbewahrt für die Lebensdauer des Kontos und für die Verjährungsfrist nach dessen Beendigung.
Verschlüsselte Backups — aufbewahrt in einem kurzen rollierenden Zyklus (höchstens 30 Tage) und im normalen Betrieb überschrieben; aus dem Live-Dienst gelöschte Daten verschwinden innerhalb dieses Zyklus aus den Backups.
Website-Statistik — Einzeldatensätze höchstens 90 Tage (der darin enthaltene Besuchercode wird innerhalb von etwa 2 Tagen gelöscht); danach werden nur anonyme aggregierte Summen aufbewahrt, die keine personenbezogenen Daten sind.
Dienst- und Sicherheitsprotokolle sowie Support-Korrespondenz — nur so lange aufbewahrt, wie es für Sicherheit, Fehlerbehebung und die Bearbeitung der Anfrage und etwaiger Rückfragen nötig ist, und dann gelöscht.

Bei einer Datenschutzverletzung

Wir unterhalten einen Plan zur Reaktion auf Vorfälle. Betrifft eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten Daten, die wir als Verantwortlicher halten, bewerten wir sie und benachrichtigen, wo das Gesetz es verlangt, die zuständige Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden und die betroffenen Personen ohne unangemessene Verzögerung, wenn die Verletzung voraussichtlich ein hohes Risiko für sie zur Folge hat. Betrifft eine Verletzung Daten, die wir für einen Kunden verarbeiten, benachrichtigen wir diesen Kunden ohne unangemessene Verzögerung und in jedem Fall innerhalb von 72 Stunden nach Bekanntwerden, damit der Kunde — als Verantwortlicher — seinen eigenen Meldepflichten nachkommen kann, wie im Auftragsverarbeitungsvertrag beschrieben.

Ihre Rechte

Vorbehaltlich geltenden Rechts haben Sie das Recht: Auskunft über die personenbezogenen Daten zu verlangen, die wir über Sie halten; unrichtige Daten berichtigen zu lassen; Daten löschen zu lassen; bestimmte Verarbeitungen einzuschränken oder ihnen zu widersprechen; die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem portablen Format zu erhalten; und, soweit wir uns auf Einwilligung stützen, diese jederzeit zu widerrufen. Für die Ausübung dieser Rechte werden Sie nicht benachteiligt.

Für Daten, die Provoxis als Verantwortlicher hält (diese Website, Ihr Konto als Kundenadministrator oder Fallbearbeiter, Abrechnungsunterlagen, Korrespondenz mit uns), kontaktieren Sie uns über die Angaben am Ende dieser Erklärung. Wir antworten innerhalb eines Monats; bei komplexen oder zahlreichen Anträgen können wir diese Frist um zwei weitere Monate verlängern und teilen Ihnen dies mit. Es fallen keine Gebühren an, es sei denn, der Antrag ist offenkundig unbegründet oder exzessiv. Wir müssen möglicherweise Ihre Identität überprüfen, bevor wir tätig werden. Wurden Ihre Daten im Rahmen einer Meldung an einen bestimmten Kunden übermittelt, ist dieser Kunde der Verantwortliche für diese Daten und die richtige erste Anlaufstelle; soweit Provoxis diese Daten als Auftragsverarbeiter hält, unterstützen wir den Kunden, und die Administratoren des Kunden verfügen über Self-Service-Werkzeuge zum Exportieren oder Löschen eines Falls.

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren — im Vereinigten Königreich beim Information Commissioner's Office (ico.org.uk); im EWR bei der Behörde Ihres Wohn- oder Arbeitslandes. Wir würden uns freuen, Ihr Anliegen zunächst selbst behandeln zu dürfen. Ihnen kann außerdem ein Recht auf einen wirksamen gerichtlichen Rechtsbehelf zustehen.

Internationale Übermittlungen

Meldeinhalte und Mitarbeiterkontodaten verbleiben innerhalb der einem Kunden zugewiesenen Region und werden nicht international übermittelt. Provoxis Ltd betreibt und unterstützt die Plattform aus dem Vereinigten Königreich, sodass unsere Mitarbeiter aus dem Vereinigten Königreich auf Daten der EU-Region zugreifen; dies stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission für das Vereinigte Königreich, wobei die EU-Standardvertragsklauseln im Auftragsverarbeitungsvertrag als dokumentierter Auffangmechanismus für den Fall aufgenommen sind, dass dieser Beschluss ausläuft. Für Daten, die wir als Verantwortlicher halten, verarbeitet unser Zahlungsdienstleister Stripe Abrechnungsdaten überwiegend in den Vereinigten Staaten unter seinen eigenen Standardvertragsklauseln und dem UK-Addendum; unsere übrigen Unterauftragsverarbeiter verarbeiten im EWR. Wo sich eine Übermittlung auf Standardvertragsklauseln stützt, können Sie über die unten genannten Kontaktangaben eine Kopie anfordern.

Daten von Kindern

Dieser Dienst ist für die Nutzung durch Organisationen sowie deren Mitarbeiter, Hinweisgeber und Website-Besucher bestimmt, die in beruflicher oder erwachsener Eigenschaft handeln. Er richtet sich nicht an Kinder, und wir erheben wissentlich keine Daten von Kindern. Eine über den Meldekanal eines Kunden eingereichte Meldung kann ein Kind erwähnen; diese Daten werden vom Kunden als Verantwortlichem unter dessen eigenem Datenschutzhinweis verarbeitet.

Links zu Dritten

Diese Website und unsere Dokumente verlinken auf Websites Dritter — zum Beispiel die eigenen Datenverarbeitungsbedingungen jedes Unterauftragsverarbeiters. Wir sind nicht für die Inhalte oder Datenschutzpraktiken dieser Websites verantwortlich; beim Besuch gelten deren eigene Erklärungen.

Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Erklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Bei wesentlichen Änderungen aktualisieren wir das Datum „Zuletzt aktualisiert" oben und benachrichtigen gegebenenfalls die Kundenadministratoren direkt. Da die Nutzungsbedingungen, diese Datenschutzerklärung und der Auftragsverarbeitungsvertrag bei der Registrierung gemeinsam akzeptiert werden, spiegelt sich eine wesentliche Änderung in der auf dem Konto erfassten Akzeptanzversion wider. Die aktuelle Fassung ist stets die hier veröffentlichte; eine frühere Fassung stellen wir auf Anfrage zur Verfügung.

Welches Recht gilt

Provoxis wird Organisationen mit Sitz im Vereinigten Königreich und im Europäischen Wirtschaftsraum angeboten, und diese Erklärung ist im Hinblick auf die britische DSGVO und die EU-DSGVO verfasst. Wir richten den Dienst nicht an Personen in anderen Rechtsordnungen und bieten ihn diesen nicht wissentlich an, und diese Erklärung versucht nicht, die Datenschutzgesetze anderer Regionen zu behandeln.

So kontaktieren Sie uns

Bei Fragen zu dieser Erklärung oder zur Ausübung Ihrer Rechte in Bezug auf Daten, die wir als Verantwortlicher halten, kontaktieren Sie uns unter support@provoxis.com oder per Post an Provoxis Ltd, Grosvenor House, 3 Chapel Street, Congleton, England, CW12 4AB.

Ansprechpartner für den Datenschutz: support@provoxis.com.

Datenschutzbeauftragter: [DATA PROTECTION OFFICER — NOT YET APPOINTED / REQUIREMENT NOT YET DETERMINED].

Vertreter in der Europäischen Union für die Zwecke des Artikels 27 der EU-DSGVO: [GDPR ART. 27 EU REPRESENTATIVE — NOT YET APPOINTED].

Sie können sich außerdem bei einer Aufsichtsbehörde beschweren — beim Information Commissioner's Office im Vereinigten Königreich oder bei der für Ihr Land im EWR zuständigen Behörde.