Wann Sie eine Aufbewahrungssperre setzen sollten

Warum überhaupt jeder Kanal einen Mechanismus für Aufbewahrungssperren braucht

Welchen Aufbewahrungszeitplan ein Kanal standardmäßig auch verwendet (siehe eine Aufbewahrungsrichtlinie wählen) — eine automatische, unbeaufsichtigt laufende Löschung gegen einen Fall unter aktivem oder vernünftigerweise zu erwartendem rechtlichem Verfahren ist ein echtes Problem, nicht nur eine Unannehmlichkeit — sie kann bedeuten, Beweise zu vernichten, die ein Unternehmen gesetzlich aufbewahren muss. Das eigene Löschungsrecht der DSGVO enthält eine ausdrückliche Ausnahme genau für diese Situation (Art. 17(3)(e): die Löschung gilt nicht "zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen"), und eine Aufbewahrungssperre ist der Weg, wie diese Ausnahme in der Praxis fallweise ausgeübt wird, zusätzlich zu dem, was der normale Zeitplan sonst tun würde.

Was eine Sperre tatsächlich tut — und nicht tut

Eine Sperre ist nicht dasselbe wie einen Fall zu pausieren. In Provoxis friert das Setzen einer Sperre den Fortschritt des Falls nicht ein: Er bewegt sich weiterhin genau wie sonst durch Neu → In Untersuchung → Rückmeldung gegeben → Geschlossen, und die 7-Tage- und 3-Monats-Fristen laufen unabhängig davon weiter. Was eine Sperre tatsächlich tut, ist enger und spezifischer: Während sie aktiv ist, ist die manuelle Löschung dieser Meldung vollständig blockiert. Das ist der gesamte Mechanismus — er ändert nicht, wer den Fall sehen kann, wie er untersucht wird oder wann er geschlossen werden kann. Jede Sperre, die den Namen wert ist, sollte auf dieselbe Weise funktionieren: eine gezielte Ausnahme bei der Löschung, kein allgemeines Einfrieren des Falls.

Wann man eine setzt

Setzen Sie eine Sperre, sobald Sie vernünftigerweise damit rechnen müssen, die Daten eines Falls über die normale Aufbewahrung hinaus bewahren zu müssen — laufende Rechtsstreitigkeiten, eine behördliche Untersuchung oder disziplinarische Verfahren, die über den Punkt hinaus andauern könnten, an dem der Fall sonst für die Löschung infrage käme. Warten Sie nicht auf eine formelle Aufforderung der Rechtsabteilung, wenn Sie den Bedarf bereits kommen sehen — eine Sperre zu haben kostet nichts, und sie zu vermissen, wenn sich später herausstellt, dass ein Fall wichtig ist, kostet alles.

Der Mechanismus: ein Grund hinein, ein Grund hinaus

Welches System das auch nachverfolgt — einen schriftlichen Grund für das Setzen einer Sperre und einen schriftlichen Grund für ihre Aufhebung zu verlangen, ist das, was die Sperre belastbar macht, falls sie je infrage gestellt wird — eine Sperre, die niemand erklären kann, unterscheidet sich kaum von gar keiner Sperre. Provoxis erzwingt das strukturell: Das Setzen einer Sperre verlangt einen Grund (Freitext, nicht optional), der im Prüfprotokoll erfasst wird, zusammen damit, wer sie gesetzt hat und wann; das Aufheben verlangt dasselbe. Eine Sperre kann nicht einfach still auslaufen — jemand muss aktiv entscheiden, dass der Bedarf dafür vorbei ist, und sagen, warum.

Heben Sie sie auf, wenn der Bedarf tatsächlich vorbei ist, nicht standardmäßig

Eine Sperre, die lange nach dem Wegfall ihres Grundes aktiv bleibt, untergräbt die Glaubwürdigkeit der Aufzeichnung, statt irgendetwas zu schützen — sie beginnt, wie ein Standardzustand statt wie eine bewusste Entscheidung auszusehen. Sobald die Rechtsstreitigkeit, Untersuchung oder das Verfahren, das die Sperre gerechtfertigt hat, abgeschlossen ist, heben Sie sie auf, mit einem echten Grund, und lassen Sie die zugrunde liegende Aufbewahrungsstufe des Falls wieder übernehmen. Wird ein Fall in einer "noch unter Verfahren"-Aufbewahrungsstufe wiedereröffnet und erneut geschlossen, sobald diese Verfahren tatsächlich abgeschlossen sind, ist das auch der Zeitpunkt, neu zu bewerten, in welche Stufe er künftig tatsächlich gehört.

Löschung ist blockiert, nicht unmöglich

Die manuelle Löschung einer gesperrten Meldung sollte, solange die Sperre aktiv ist, überhaupt nicht möglich sein — keine Ausnahme, keine Umgehung. In Provoxis muss die Sperre zuerst ausdrücklich aufgehoben werden, selbst eine protokollierte Handlung, sodass eine Löschung nie genutzt werden kann, um eine noch geltende Sperre still zu umgehen.

Rechtsgrundlage

• Art. 17(3)(e), DSGVO — die Ausnahme vom Löschungsrecht zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, die Grundlage dafür, dass eine Aufbewahrungssperre die automatische Löschung außer Kraft setzt.