Google Forms comme dispositif d'alerte : est-ce possible ?

La réponse courte : un formulaire Google ou Microsoft peut recueillir des signalements, mais il ne peut pas répondre à la personne qui les a faits. C'est là tout le problème. La directive européenne sur les lanceurs d'alerte attend de vous que vous accusiez réception d'un signalement sous 7 jours, que vous posiez des questions complémentaires si nécessaire et que vous fournissiez un retour d'information sous 3 mois. Un formulaire ne fait que recueillir. Si l'auteur du signalement est resté anonyme, il n'existe aucun moyen de le recontacter ; s'il a laissé une adresse e-mail, il n'est plus anonyme. S'y ajoutent quelques paramètres faciles à négliger, qui peuvent identifier l'auteur ou exclure des personnes que la loi protège.

Si vous utilisez déjà un formulaire, cet article vous aide à savoir où vous en êtes : ce qu'un formulaire fait bien, la lacune qu'aucun paramètre ne comble, une vérification à mener sur votre propre formulaire avec une solution pour chaque problème, et ce que change un canal dédié.

Ce qu'un formulaire fait bien

Les formulaires ont de vrais avantages sur une boîte mail :

• Aucune adresse e-mail nécessaire. L'auteur du signalement peut le déposer sans compte ni trace de messagerie, si le formulaire est configuré ainsi. L'e-mail ne le permet que si l'auteur crée d'abord un compte distinct.
• De la structure. Les questions guident l'auteur vers ce dont le gestionnaire a besoin : ce qui s'est passé, quand, qui était impliqué, comment il le sait.
• C'est gratuit et rapide à mettre en place. Pour une entreprise qui n'est pas tenue d'avoir un canal, un formulaire soigneusement configuré est un point de départ raisonnable.

La lacune qu'aucun paramètre ne comble : aucun chemin de retour

Les délais de la directive supposent un échange, pas un message unique :

• Accuser réception sous 7 jours (art. 9(1)(b)).
• Assurer un suivi diligent (art. 9(1)(d)). En pratique, cela veut généralement dire poser une question à l'auteur. Un signalement est rarement complet du premier coup.
• Fournir un retour d'information sous 3 mois (art. 9(1)(f)) : ce qui a été fait, et pourquoi.

Voir le délai de 7 jours / 3 mois pour le retour d'information, expliqué. Un formulaire n'a pas de fonction de réponse. La seule solution consiste à demander des coordonnées, ce qui oblige l'auteur à choisir entre rester anonyme et obtenir une réponse. Beaucoup choisiront de ne pas signaler.

Les canaux dédiés comblent cette lacune grâce à une référence de dossier : l'auteur reçoit un code au moment de l'envoi et s'en sert pour lire l'accusé de réception, répondre aux questions et consulter le retour d'information, sans jamais donner son nom ni une adresse e-mail. Voir signalement anonyme ou identifié, expliqué.

Ce qu'ajoutent la France et les autres pays

La directive laisse plusieurs choix au droit national, et certains touchent directement un formulaire :

• France. Le décret n° 2022-1284 permet de recueillir les signalements par écrit ou par oral (art. 4) : un formulaire écrit peut donc suffire, à condition de garantir l'intégrité et la confidentialité des informations et d'en interdire l'accès au personnel non autorisé (art. 6). L'accusé de réception et le retour d'information supposent, ici aussi, un moyen de revenir vers l'auteur du signalement.
• L'Espagne impose aux canaux internes d'accepter les signalements anonymes. Un formulaire le permet plus facilement que l'e-mail, mais à cause de la lacune ci-dessus, vous ne pourrez alors ni accuser réception ni répondre.
• Les Pays-Bas exigent par la loi une voie orale, et le régulateur italien attend des signalements écrits et oraux. Un formulaire est uniquement écrit et ne peut pas y constituer le canal à lui seul.

Pour aller plus loin : la loi Sapin II expliquée.

Vérifiez votre propre formulaire

Dix points. Pour chacun : comment le vérifier, et comment corriger le problème avec l'outil dont vous disposez. Commencez par le premier : il vous montre exactement ce que votre formulaire enregistre.

1. Un signalement de test n'enregistre rien sur son auteur.

   Vérifier : depuis un appareil personnel, déconnecté de tout compte professionnel, envoyez une réponse de test. Ouvrez ensuite les réponses et regardez ce qui a été enregistré avec elle.

   Corriger : si quoi que ce soit vous identifie (un nom, une adresse e-mail, une demande de connexion impossible à contourner), passez aux points 2 à 4.

2. Tout le monde peut répondre, sans se connecter.

   Vérifier : dans Google Workspace, un nouveau formulaire n'accepte que les réponses des membres de votre organisation, qui doivent se connecter. Dans Microsoft Forms, les deux paramètres qui réservent le formulaire à votre organisation ou à certaines personnes de celle-ci imposent une connexion, et le propriétaire peut choisir d'enregistrer le nom des répondants.

   Corriger : désactivez la restriction à l'organisation dans Google Forms, ou choisissez « Tout le monde peut répondre » dans Microsoft Forms. Au-delà de l'anonymat, cela ouvre le canal à des personnes protégées par la directive qui n'ont pas de compte professionnel : prestataires, salariés de fournisseurs, candidats, anciens salariés (art. 4 ; voir qui est protégé).

3. Les adresses e-mail ne sont pas collectées.

   Vérifier : le paramètre de collecte des adresses e-mail de Google enregistre l'adresse de chaque répondant, soit vérifiée à partir de son compte Google, soit saisie par lui.

   Corriger : désactivez-le. Si vous voulez pouvoir joindre les auteurs, voir le point 7.

4. Il n'y a pas de question d'import de fichier.

   Vérifier : selon l'aide Google, il faut se connecter à un compte Google pour répondre à une question d'import de fichier, et les fichiers sont stockés dans le Drive du propriétaire. Selon Microsoft, l'import de fichiers ne fonctionne que sur les formulaires réservés à l'organisation, avec stockage dans le OneDrive du propriétaire.

   Corriger : supprimez la question. Indiquez aux auteurs comment transmettre des documents par un autre moyen, et que cela peut les identifier.

5. Seuls les gestionnaires désignés voient les réponses.

   Vérifier : listez toutes les personnes ajoutées comme collaborateurs ou copropriétaires. On les ajoute pour aider à concevoir le formulaire, et on les retire rarement. Dans Microsoft Forms, un formulaire créé dans un groupe est lisible par tous les membres du groupe. Vérifiez si un lien vers un résumé des réponses a déjà été partagé et, dans Google Forms, si les répondants peuvent voir un résumé de toutes les réponses.

   Corriger : retirez tout le monde sauf les gestionnaires désignés, sortez le formulaire de tout groupe et désactivez tout partage de résumé.

6. Les feuilles de calcul liées sont tout aussi verrouillées.

   Vérifier : si les réponses alimentent une feuille Google Sheets, les collaborateurs du formulaire y ont automatiquement accès, et toute personne avec qui la feuille est partagée peut lire chaque signalement. Microsoft Forms peut envoyer les réponses vers un classeur Excel dans OneDrive ou SharePoint.

   Corriger : vérifiez avec qui la feuille est partagée, limitez-la aux gestionnaires désignés, et revérifiez chaque trimestre.

7. Les auteurs connaissent l'arbitrage entre anonymat et retour d'information.

   Vérifier : le formulaire explique-t-il que sans coordonnées, vous ne pouvez ni accuser réception, ni poser de questions, ni faire de retour ?

   Corriger : ajoutez un champ de contact facultatif et expliquez l'arbitrage en termes simples juste à côté. Un auteur qui laisse une adresse personnelle peut toujours être traité séparément de son nom par les gestionnaires, mais il n'est plus anonyme.

8. Les délais et le dossier sont tenus dans un endroit fiable.

   Vérifier : une réponse est une ligne dans un tableau. Où sont consignés le statut, la date de l'accusé de réception, l'échéance du retour et l'issue de chaque signalement, et qui peut les voir ? L'article 18 de la directive exige de garder une trace de chaque signalement.

   Corriger : tenez un registre à l'accès réservé aux gestionnaires, relu chaque semaine par une personne désignée. Voir journal d'audit : conserver une trace défendable.

9. Le formulaire ne dépend pas du compte d'une seule personne.

   Vérifier : le formulaire est-il sur un compte Gmail personnel, ou sur le compte professionnel d'un salarié en particulier ? Un compte personnel échappe entièrement aux contrats de votre entreprise. Sur un compte professionnel, au départ de son titulaire, quelqu'un d'autre hérite de ses fichiers, y compris de chaque signalement.

   Corriger : déplacez le formulaire vers un compte de l'entreprise rattaché à la fonction chargée du traitement. Fixez une durée de conservation des réponses et supprimez-les ensuite du formulaire, de la feuille de calcul et de tout dossier de stockage. Voir choisir une politique de conservation.

10. Il existe une seconde voie, et une voie orale là où elle est requise.

    Vérifier : où va un signalement visant l'un des collaborateurs du formulaire ? Quelqu'un peut-il signaler sans rien écrire ?

    Corriger : désignez dans votre politique un contact alternatif, par exemple un dirigeant ou un conseil externe. Publiez un numéro de téléphone ou une messagerie vocale si votre procédure prévoit l'oral, ou si vous êtes aussi présent dans un pays qui l'exige. Voir signalements vocaux et anonymisation.

Ce qu'aucun paramètre ne peut corriger

• Aucun moyen de revenir vers un auteur anonyme. Voir plus haut. Chaque contournement coûte son anonymat à l'auteur du signalement.
• Anonymat et pièces jointes sont incompatibles. Pour joindre un document, il faut se connecter, sur Google Forms comme sur Microsoft Forms.
• Le dossier vit en dehors du formulaire. Le registre, les délais et la trace de qui a fait quoi forment un tableur séparé, tenu à jour à la main.
• Les accès sont gérés dans un outil généraliste. Collaborateurs, feuilles liées, appartenance aux groupes et liens partagés évoluent indépendamment. Rien ne vous prévient quand l'un d'eux change.

Ce que demande l'exploitation d'un formulaire

Si chaque point ci-dessus est satisfait, le formulaire peut être un canal écrit utilisable pour les signalements identifiés, et un canal à sens unique pour les signalements anonymes. Le rester suppose :

• une revue des collaborateurs, feuilles liées et partages chaque trimestre, et après chaque départ
• un registre mis à jour à la main pour chaque signalement, et confronté aux délais chaque semaine
• une voie séparée pour les questions et les retours, pour chaque auteur qui laisse ses coordonnées
• une ligne téléphonique ou une messagerie vocale séparée si vous proposez l'oral
• des suppressions selon le calendrier dans le formulaire, la feuille de calcul et le stockage lié

Pourquoi les entreprises passent à Provoxis

Provoxis garde ce qu'un formulaire a de bon (une page publique et structurée, sans connexion) et comble les lacunes qu'un formulaire ne peut pas combler :

La mise en place se fait en autonomie avec une liste de contrôle guidée, le prix est un abonnement mensuel fixe (voir les tarifs), et un essai gratuit de 30 jours est proposé.

Quitter le formulaire

1. Publiez le nouveau canal partout où figurait le lien du formulaire.
2. Fermez le formulaire aux nouvelles réponses et remplacez sa description par un lien vers la nouvelle page de signalement. Google Forms et Microsoft Forms peuvent afficher un message à quiconque ouvre un formulaire fermé.
3. Terminez les dossiers en cours avec les auteurs que vous pouvez joindre. Pour les autres, consignez-le dans le dossier.
4. Supprimez les réponses du formulaire, de la feuille de calcul et de tout dossier de stockage à la fin de leur durée de conservation, puis supprimez le formulaire.

Fondement juridique

• Décret n° 2022-1284, art. 4 et 6 (Légifrance) — signalement par écrit ou par oral ; intégrité, confidentialité et interdiction d'accès pour le personnel non autorisé.
• Art. 4, directive (UE) 2019/1937 — les personnes protégées, y compris en dehors des effectifs de l'employeur.
• Art. 6(2) — l'obligation d'accepter les signalements anonymes est laissée aux États membres.
• Art. 9(1)(a) — canaux conçus et gérés de manière sécurisée, sans accès pour le personnel non autorisé.
• Art. 9(1)(b), (d) et (f) — accusé de réception sous 7 jours, suivi diligent, retour d'information sous 3 mois.
• Art. 9(2) — signalement par écrit, par oral, ou les deux, et une rencontre sur demande.
• Art. 18 — archivage de chaque signalement reçu.
• Aide Google Forms, ajouter une question d'import de fichier et paramètres de partage des formulaires dans Google Workspace ; support Microsoft, choisir qui peut remplir un formulaire et questions d'import de fichier.