Bien mener l'investigation d'un signalement

L'étape intermédiaire, et pourquoi elle est souvent négligée

La plupart des conseils sur la bonne gestion d'un dossier parlent des deux étapes visibles — accuser réception de l'arrivée d'un signalement, et donner un retour d'information une fois le dossier résolu — et passent sous silence ce qui se passe entre les deux, là où se déroule le véritable travail. La directive appelle cela le « suivi » : l'art. 5(12) le définit comme « toute mesure prise par le destinataire du signalement, ou toute autorité compétente, pour évaluer l'exactitude des allégations formulées dans le signalement et, le cas échéant, pour remédier à la violation signalée, notamment par des actions telles qu'une enquête interne, une investigation, des poursuites, une action en recouvrement de fonds, ou la clôture de la procédure. » L'art. 9(1)(d) exige que ce suivi soit diligent — pas seulement finalement accompli. Un canal qui accuse rapidement réception et donne un bon retour d'information, mais qui investigue mal, ou pas du tout, entre les deux, n'a réussi que les deux étapes les plus visibles.

Ce que « diligent » exclut réellement

« Diligent » ne signifie pas rapide à tout prix — cela signifie proportionné, véritablement engagé, et non performatif. Quelques schémas qui n'atteignent pas ce niveau, même lorsqu'ils se produisent techniquement :

• Une investigation qui consiste en réalité à attendre l'échéance des 3 mois. Un suivi diligent est un travail actif — examiner ce qui a été signalé, rassembler les éléments de preuve raisonnablement disponibles, et se forger une opinion — et non laisser le temps passer jusqu'à l'échéance du retour d'information.
• Une investigation sans responsable clairement identifié. Voir désigner qui traite les signalements — si personne n'est réellement responsable de faire avancer un dossier, « en cours » peut vouloir dire « intouché » pendant des semaines sans que cela ne soit visible pour personne.
• Traiter « nous n'avons pas pu aboutir à une conclusion » comme une excuse pour ne pas investiguer correctement. Certains signalements ne peuvent véritablement pas être pleinement étayés — c'est une issue légitime (voir rédiger un retour d'information conforme à l'art. 5(13) pour comprendre pourquoi une issue négative clairement motivée compte tout de même comme un retour d'information) — mais cela doit faire suite à une véritable tentative, et non en tenir lieu pour l'éviter.

Rassembler des preuves sans alerter les mauvaises personnes

Une investigation qui alerte la personne concernée avant qu'il n'y ait une raison de l'impliquer peut altérer les preuves, provoquer précisément le type de préjudice que la directive cherche à prévenir (voir ce qui constitue des représailles), ou tout simplement lui donner l'occasion d'interférer. Bonne pratique, quel que soit le canal utilisé :

• Gardez un cercle restreint aussi longtemps que l'investigation le permet raisonnablement. Le même groupe volontairement restreint évoqué dans désigner qui traite les signalements s'applique à qui est mis au courant d'un dossier précis pendant l'investigation, pas seulement à qui a un accès général au canal.
• Décidez délibérément du moment où la personne concernée est informée, pas seulement si elle doit l'être. Elle a bien un droit d'être entendue à terme — voir protéger la personne concernée pour savoir ce que cela exige réellement — mais le moment choisi pour cette conversation fait lui-même partie d'une bonne conduite de l'investigation, et ne doit pas être déclenché par défaut dès l'arrivée d'un signalement.
• Documentez au fil de l'eau, pas de mémoire après coup. Un dossier constitué pendant l'investigation — qui a été contacté, ce qui a été examiné, quand — constitue à la fois une meilleure preuve si la conclusion est un jour contestée, et la matière première à partir de laquelle un bon retour d'information est rédigé. Voir journalisation d'audit : conserver un dossier opposable pour ce que ce dossier doit réellement contenir.

Rester impartial tout au long du dossier, pas seulement au début

L'impartialité (art. 9(1)(c)) est généralement abordée comme une question de recrutement ou de désignation — qui est nommé gestionnaire — mais c'est tout autant une discipline qui doit tenir bon tout au long de l'investigation elle-même. Se forger une opinion préliminaire tôt, puis ne chercher ensuite que des preuves qui la confirment, est un travers humain courant, pas délibéré. Examiner des preuves qui contredisent une impression initiale, et être prêt à changer de cap sur cette base, c'est à cela que ressemble réellement l'impartialité au cœur d'un dossier, et pas seulement au moment de la désignation.

Comment Provoxis s'inscrit dans tout cela

Provoxis ne mène pas l'investigation à votre place — rassembler des preuves, décider à qui parler, et se forger une opinion relève intrinsèquement d'un jugement humain et organisationnel, quel que soit l'outil sous-jacent. Ce que la plateforme apporte, c'est un endroit où l'investigation peut réellement se dérouler de façon traçable : des notes internes rattachées à un dossier qui restent distinctes de ce que voit le lanceur d'alerte, un canal sécurisé vers le lanceur d'alerte pour les questions de clarification qu'une investigation diligente exige souvent, et un journal d'audit de ce qui a été fait et quand, afin que la diligence derrière une conclusion soit quelque chose que vous pouvez effectivement démontrer plus tard, et non simplement affirmer.

Fondement juridique

• Art. 5(12), directive (UE) 2019/1937 — la définition du « suivi ».
• Art. 9(1)(d) — l'exigence que le suivi soit diligent.
• Art. 9(1)(c) — l'exigence d'impartialité pour la personne ou le service désigné.