Modello di policy di whistleblowing

1. Introduzione

[Company name] si impegna a condurre la propria attività con onestà e integrità, e si aspetta che chiunque lavori per noi o con noi condivida questo impegno. Questa policy stabilisce come [Company name] consente ai lavoratori, e ad altre persone che entrano in contatto con l'organizzazione nell'ambito del proprio lavoro, di segnalare un illecito, e come [Company name] gestisce tali segnalazioni. È emanata ai sensi della direttiva UE sul whistleblowing (2019/1937), come recepita nel diritto nazionale — [your country], ed è destinata a essere letta insieme a — non in sostituzione di — tale normativa.

2. Ambito di applicazione

Questa policy si applica a chiunque abbia un legame lavorativo con [Company name]: dipendenti, ex dipendenti, candidati a un impiego, lavoratori interinali, collaboratori, lavoratori autonomi, volontari, tirocinanti, azionisti, e membri degli organi amministrativi, di gestione o di controllo di [Company name]. Si estende inoltre a chiunque segnali informazioni acquisite nell'ambito di un rapporto di lavoro nel frattempo cessato, o non ancora iniziato (ad esempio, un problema individuato durante la selezione del personale).

Questa policy non è il canale corretto per una lamentela personale relativa al proprio rapporto di lavoro (come una controversia sulla retribuzione, una valutazione delle prestazioni, o un procedimento disciplinare a cui si è personalmente soggetti) — questioni di questo tipo sono gestite tramite la separata procedura di reclamo di [Company name]. In caso di dubbio su quale procedura si applichi, rivolgersi alla persona o al dipartimento indicato alla sezione 10, che saprà indicare il percorso corretto.

3. Definizioni

• Segnalazione — informazioni relative a una violazione, compresi i sospetti ragionevoli, comunicate da una persona segnalante.
• Persona segnalante — una persona che segnala informazioni su una violazione acquisite nell'ambito lavorativo.
• Persona coinvolta — una persona fisica o giuridica indicata in una segnalazione come autrice, o sospettata di essere autrice, della violazione segnalata.
• Seguito — qualsiasi azione intrapresa per valutare l'accuratezza di una segnalazione e, ove pertinente, per porre rimedio alla violazione segnalata, anche tramite un'indagine interna, un'inchiesta, un'azione penale, un'azione di recupero fondi, o la chiusura della procedura.
• Ritorsione — qualsiasi atto o omissione, diretti o indiretti, che si verificano in un contesto lavorativo, sono provocati da una segnalazione interna o esterna e causano o possono causare un danno ingiustificato alla persona segnalante. Vedere la sezione 13 per esempi specifici.

4. Cosa puoi segnalare

Una segnalazione può riguardare qualsiasi violazione di legge, o qualsiasi atto o omissione contrario all'oggetto o allo scopo perseguito dalle norme applicabili, di cui si è venuti a conoscenza in un contesto lavorativo — inclusi, a titolo non esaustivo: illeciti finanziari o frodi, corruzione, riciclaggio di denaro o finanziamento del terrorismo, violazioni della protezione dei dati o della privacy, violazioni in materia di salute e sicurezza, danni ambientali, discriminazione o molestie, violazioni delle norme sugli appalti pubblici, minacce alla salute pubblica, carenze nella tutela dei consumatori, e altre condotte penalmente rilevanti o gravemente non etiche.

5. Fondati motivi

Questa policy tutela le persone segnalanti che hanno fondati motivi di ritenere che le informazioni segnalate fossero vere al momento della segnalazione, anche se in seguito risultano errate, o se l'indagine di follow-up non conferma il problema segnalato. Segnalare deliberatamente informazioni che si sanno false costituisce di per sé un illecito disciplinare, e resta al di fuori della tutela offerta da questa policy — ma una segnalazione genuina, basata su fondati motivi, che non trova conferma non è mai trattata come un illecito.

6. Come segnalare

Una segnalazione può essere fatta per iscritto, oralmente per telefono o tramite un altro sistema di messaggistica vocale, oppure, su tua richiesta, mediante un incontro di persona entro un termine ragionevole. Le segnalazioni possono essere fatte in forma anonima; vedere la sezione 7.

Le segnalazioni possono essere inviate tramite il nostro canale di segnalazione all'indirizzo [reporting channel address].

7. Segnalazioni anonime

[Company name] accetta segnalazioni anonime. Per segnalare in forma anonima, invia la tua segnalazione tramite il canale di segnalazione senza indicare il tuo nome o i tuoi recapiti, e ometti i dettagli che potrebbero ricondurre a te, a meno che tu non voglia includerli. Se al momento dell'invio ricevi un riferimento del caso, conservalo con cura: ti permette di consultare la conferma di ricezione e il riscontro previsti dalle sezioni 9 e 12, rispondere a domande di chiarimento e aggiungere informazioni in seguito restando anonimo, perché [Company name] non ha altro modo per contattarti.

Alle segnalazioni anonime viene dato seguito con la stessa diligenza riservata a qualsiasi altra segnalazione. Segnalare in forma anonima può rendere più difficile porre domande di chiarimento, quindi, laddove ci si senta a proprio agio nel farlo, identificarsi (anche in modo confidenziale) tende a favorire un follow-up più approfondito — ma non costituisce mai una condizione per la presa in carico seria della segnalazione. Se segnali in forma anonima e vieni successivamente identificato, sei tutelato contro le ritorsioni come qualsiasi altra persona segnalante.

8. Riservatezza e protezione dei dati

Ogni segnalazione è trattata con la massima riservatezza. [Company name] non rivelerà l'identità di una persona segnalante, né alcuna informazione da cui tale identità possa essere dedotta direttamente o indirettamente, a chiunque non sia autorizzato a ricevere o dare seguito alle segnalazioni, senza il consenso esplicito della persona segnalante — salvo il caso in cui la divulgazione sia un obbligo necessario e proporzionato imposto dalla legge nel contesto di indagini o procedimenti giudiziari, nel qual caso la persona segnalante sarà informata prima che la sua identità venga divulgata, a meno che ciò non comprometta l'indagine.

I dati personali raccolti tramite una segnalazione sono trattati esclusivamente ai fini della ricezione e del seguito della segnalazione stessa, sono limitati a quanto necessario per tale scopo, e sono gestiti in conformità con la normativa applicabile in materia di protezione dei dati. I dati personali manifestamente non rilevanti per la gestione di una specifica segnalazione non vengono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati senza indugio.

9. Conferma di ricezione della tua segnalazione

[Company name] confermerà la ricezione di una segnalazione entro sette giorni dal suo ricevimento.

10. Chi gestisce la tua segnalazione

[Company name] designa una persona o un dipartimento imparziale responsabile del seguito delle segnalazioni, dotato della competenza, dell'anzianità e delle risorse necessarie per svolgere questa funzione. Tale persona o dipartimento mantiene un contatto diligente con la persona segnalante e, ove necessario, richiede a quest'ultima ulteriori informazioni.

• Persona o dipartimento designato: [Nome o ufficio, e come contattarlo]

Qualora una segnalazione riguardi la persona o il dipartimento designato stesso, o qualora quest'ultimo abbia comunque un conflitto di interessi, la segnalazione viene invece inoltrata a [un altro contatto o percorso di escalation, es. un membro del consiglio o una linea etica esterna] per preservare l'imparzialità.

11. Valutazione e indagine sulla tua segnalazione

[Company name] dà diligente seguito a ogni segnalazione — comprese quelle anonime — valutando l'accuratezza delle accuse e, ove opportuno, ponendo rimedio all'illecito segnalato, anche tramite un'indagine interna, un'inchiesta, o il rinvio a un'autorità competente per ulteriori accertamenti. La portata e l'approfondimento di un'indagine sono proporzionati alla gravità e all'attendibilità di quanto segnalato.

12. Riscontro

[Company name] fornirà un riscontro sulle azioni intraprese o previste come follow-up, e sui motivi di tale follow-up, entro un termine ragionevole non superiore a tre mesi dalla conferma di ricezione (o, se non è stata inviata alcuna conferma, tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni previsto per la conferma). Il riscontro spiega cosa è stato fatto e perché, non si limita a comunicare che la questione è "chiusa".

13. Come ti proteggiamo dalle ritorsioni

[Company name] non tollera alcuna forma di ritorsione nei confronti di chi effettua una segnalazione alle condizioni descritte alla sezione 5. Le ritorsioni includono, a titolo non esaustivo: licenziamento, sospensione, retrocessione, mancata promozione, valutazione negativa delle prestazioni, discriminazione, molestie o emarginazione, danni (compreso il danno reputazionale) o perdite finanziarie, inserimento in liste nere, risoluzione anticipata o annullamento di un contratto di fornitura di beni o servizi, e revoca di una licenza o di un permesso. Chiunque ritenga di aver subito ritorsioni per aver effettuato una segnalazione dovrebbe segnalarlo immediatamente alla persona o al dipartimento designato alla sezione 10.

14. Misure di sostegno

Le persone segnalanti e, ove pertinente, i facilitatori che le hanno assistite, possono richiedere orientamento sulla procedura di segnalazione, informazioni sui propri diritti e — ove previsto dalla normativa nazionale — l'accesso a consulenza legale o ad altro sostegno durante i procedimenti connessi a una segnalazione. [Company name] non addebiterà alla persona segnalante alcun costo per l'accesso a qualsiasi misura di sostegno predisposta.

Puoi anche consultare in via riservata [nome e recapiti di un consulente riservato], prima o dopo una segnalazione.

15. Tutela della persona oggetto della segnalazione

Una persona indicata in una segnalazione ha diritto alla presunzione di innocenza, a essere ascoltata equamente prima che venga raggiunta qualsiasi conclusione nei suoi confronti, e alla stessa tutela della riservatezza garantita alla persona segnalante — la sua identità non viene divulgata a chi non ha necessità di conoscerla per dare correttamente seguito alla segnalazione. Nulla in questa policy costituisce un accertamento di illecito nei confronti di chiunque sia indicato in una segnalazione, fino a quando un'indagine non lo abbia effettivamente concluso.

16. Segnalazione esterna

Nella maggior parte degli Stati membri non sei obbligato a segnalare prima internamente. Hai in linea di principio diritto a segnalare direttamente all'autorità competente pertinente, in alternativa o in aggiunta all'utilizzo del canale interno di [Company name], e — in determinate circostanze definite dalla normativa nazionale, come nel caso in cui non venga intrapresa alcuna azione appropriata a seguito di una segnalazione interna o esterna, o in presenza di un pericolo imminente o manifesto per l'interesse pubblico — a effettuare una divulgazione pubblica, continuando comunque a beneficiare della protezione dalle ritorsioni. Alcune normative nazionali subordinano la segnalazione esterna senza previa segnalazione interna a determinate condizioni (in Italia, quelle dell'art. 6 del D.Lgs. 24/2023); in tal caso si applicano tali condizioni.

17. Conservazione dei registri

[Company name] conserva un registro di ogni segnalazione ricevuta, mantenuto solo per il tempo necessario e proporzionato a rispettare gli obblighi imposti da questa policy e dalla normativa applicabile. I registri sono conservati in modo sicuro e l'accesso è limitato a chi è autorizzato a gestire le segnalazioni.

Quando una segnalazione è fatta per telefono, tramite messaggio vocale o in un incontro, [Company name] la documenta, con il consenso della persona segnalante, mediante una registrazione oppure una trascrizione o un verbale completo e accurato. La persona segnalante ha la possibilità di verificare, rettificare e approvare con la propria firma la trascrizione o il verbale.

18. Ruoli e responsabilità

• L'alta direzione è responsabile di questa policy, di garantire che la persona o il dipartimento designato alla sezione 10 disponga delle risorse e dell'autorità necessarie a svolgere il proprio compito, e della cultura complessiva che consente alle persone di sentirsi libere di parlare.
• La persona o il dipartimento designato riceve, conferma la ricezione e dà seguito alle segnalazioni come indicato nelle sezioni 9–12, e conserva i registri descritti alla sezione 17.
• Tutti i lavoratori sono tenuti a segnalare solo informazioni che hanno fondati motivi di ritenere vere, a collaborare con un'indagine di follow-up se richiesto, e a non esercitare mai ritorsioni contro chi ha effettuato una segnalazione.

19. Policy correlate

Questa policy opera insieme alle altre policy di [Company name] — inclusa la procedura di reclamo (sezione 2), la procedura disciplinare, la policy anticorruzione, e la policy sulla protezione dei dati — senza sostituirne alcuna. Qualora questa policy e un'altra sembrino essere in conflitto su un punto specifico, rivolgersi alla persona o al dipartimento indicato alla sezione 10.

20. Formazione e sensibilizzazione

[Company name] rende questa policy disponibile a tutti coloro a cui si applica, e la comunica nuovamente durante l'inserimento in azienda, anziché affidarsi a un unico annuncio — una policy che nessuno ricorda che esista non funziona nella pratica, per quanto completa sia sulla carta.

21. Revisione e controllo del documento

Questa policy viene revisionata periodicamente per garantirne l'accuratezza e l'efficacia, e per riflettere eventuali cambiamenti nella persona o nel dipartimento designato di cui alla sezione 10.

• Titolare della policy: [Indicare il ruolo, es. Responsabile HR / Compliance]
• Versione: 1.0
• Data di entrata in vigore: 19 ottobre 2026
• Prossima revisione prevista: 19 ottobre 2027

Base giuridica

• Art. 6, 8(3) e 9(1), Direttiva (UE) 2019/1937 — condizioni per la protezione, l'obbligo di istituire un canale interno, e i sette elementi procedurali che un canale deve prevedere (sezioni 6–12 sopra).
• Art. 9(2) — la segnalazione scritta, orale e di persona (sezione 6 sopra).
• Art. 16 — l'obbligo di riservatezza.
• Art. 18 — gli obblighi di conservazione dei registri delle segnalazioni ricevute, inclusa la documentazione delle segnalazioni orali (sezione 17 sopra).
• Art. 19 e 21 — il divieto di ritorsioni e le misure a tutela delle persone segnalanti (sezione 13 sopra).
• Art. 20 — le misure di sostegno disponibili per le persone segnalanti (sezione 14 sopra).

Questo documento è una policy di partenza generata da Provoxis, basata sugli articoli sopra indicati. Non sostituisce una consulenza legale specifica per la tua situazione — fallo rivedere da un consulente qualificato prima di pubblicarlo per il tuo personale.