Verwerkersovereenkomst

In deze DPA betekent "gegevensbeschermingsrecht" elke wet inzake de bescherming van persoonsgegevens die van toepassing is op de verwerking op grond van deze DPA, waaronder de AVG van het Verenigd Koninkrijk, de AVG van de EU, de Data Protection Act 2018 van het Verenigd Koninkrijk en elke nationale wet ter uitvoering of aanvulling van de AVG van de EU of Richtlijn (EU) 2019/1937 (de "Klokkenluidersrichtlijn"), telkens zoals gewijzigd of vervangen. "Verwerkingsverantwoordelijke", "verwerker", "subverwerker", "persoonsgegevens", "bijzondere categorieën van persoonsgegevens", "verwerking", "inbreuk in verband met persoonsgegevens", "betrokkene" en "toezichthoudende autoriteit" hebben de betekenis die de AVG van het Verenigd Koninkrijk en de AVG van de EU eraan toekennen. "Persoonsgegevens van de Klant" betekent de persoonsgegevens die Provoxis als uw verwerker op grond van deze DPA verwerkt, beschreven in Bijlage I; zij omvatten "meldingsinhoud" — alles wat een melder indient en alles wat een casemanager aan een case toevoegt — en "meldergegevens" — de persoonsgegevens met betrekking tot een persoon die een melding indient, daarin wordt genoemd of daardoor wordt geraakt. "Modelcontractbepalingen" of "SCC's" betekent de bepalingen in de bijlage bij Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914 van de Commissie. "VK-Addendum" betekent het Addendum inzake internationale gegevensdoorgifte bij die bepalingen dat door de ICO van het Verenigd Koninkrijk is uitgevaardigd op grond van section 119A van de Data Protection Act 2018, en "UK IDTA" betekent de zelfstandige International Data Transfer Agreement van de ICO. "Beperkte doorgifte" betekent een doorgifte van persoonsgegevens van de Klant naar een land waarvoor geen relevant adequaatheidsbesluit bestaat en die het gegevensbeschermingsrecht alleen toestaat met een doorgiftemechanisme van het soort dat is opgesomd in artikel 46 van de AVG van het Verenigd Koninkrijk of de EU. Termen die zijn gedefinieerd in de Servicevoorwaarden behouden die betekenis hier, tenzij anders vermeld.

Voor meldingsinhoud en meldergegevens die via uw meldkanaal worden ingediend, bent u de verwerkingsverantwoordelijke en is Provoxis uw verwerker. U bepaalt de doeleinden en de middelen van de verwerking; Provoxis verwerkt die gegevens uitsluitend om de dienst te leveren en uitsluitend op uw gedocumenteerde instructies. Provoxis is zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke, en niet uw verwerker, voor een afzonderlijke en beperkte set bedrijfsgegevens die is beschreven in zijn Privacyverklaring: de identiteits- en accountgegevens van uw beheerders en casemanagers (naam, e-mailadres, rol en authenticatiegegevens), uw factureringsgegevens en websitebezoekstatistieken. Die gegevens worden geregeld door de Privacyverklaring, niet door deze DPA. Waar de persoonsgegevens van diezelfde personen daarentegen deel uitmaken van een casedossier — de naam van een casemanager in een casenotitie, of een vermelding in het auditlogboek — zijn het persoonsgegevens van de Klant en is deze DPA daarop van toepassing. Een persoon die via uw kanaal een melding indient, is een betrokkene in de zin van deze DPA, nooit een partij daarbij, en is nooit verplicht deze te aanvaarden.

Uw volledige gedocumenteerde instructies aan Provoxis zijn: (a) deze Servicevoorwaarden, deze DPA en de Privacyverklaring; (b) de configuratiekeuzes die uw beheerders in het product maken (zoals categorieën van wangedrag, bewaarinstellingen binnen de toegestane grenzen, roltoewijzingen, juridische bewaringen en wissingsverzoeken); en (c) elke verdere schriftelijke instructie die u geeft en waarmee de partijen schriftelijk instemmen. De verwerking van persoonsgegevens van de Klant uitsluitend binnen de aan uw account toegewezen regio, zoals beschreven in artikel 11, maakt deel uit van die instructies. Provoxis verwerkt de gegevens uitsluitend voor het beheren van het meldkanaal, het casebeheer, het melderportaal en de bijbehorende meldingen en registratie zoals beschreven in de Privacyverklaring, en verwerkt persoonsgegevens van de Klant niet voor eigen doeleinden of die van een derde. Provoxis informeert u als een instructie naar zijn oordeel inbreuk maakt op het gegevensbeschermingsrecht, en kan de betrokken verwerking opschorten totdat de instructie is bevestigd of gewijzigd.

Het onderwerp van de verwerking is het beheren van een dienst voor de ontvangst van meldingen en casebeheer op het gebied van klokkenluiden. De aard en het doel ervan, de soorten persoonsgegevens, de categorieën betrokkenen en de frequentie van de verwerking (doorlopend, voor de duur van het abonnement) zijn uiteengezet in Bijlage I. De verwerking duurt zo lang als uw abonnement actief is, en daarna voor de aanvullende periode die nodig is om de stappen voor teruggave en verwijdering in artikel 14 te voltooien.

Provoxis zorgt ervoor dat elke persoon die het machtigt om persoonsgegevens van de Klant te verwerken — of het nu een werknemer of een goedgekeurde opdrachtnemer is — gebonden is aan een passende contractuele of wettelijke geheimhoudingsplicht die na het einde van de betrokkenheid blijft gelden, een opleiding krijgt die passend is voor de rol op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens, en alleen toegang krijgt voor zover dat nodig is om de dienst te beheren of te ondersteunen. Binnen het product is de toegang tot meldingsinhoud per rol beperkt en wordt deze afgedwongen in de toegangscontrolelaag van de applicatie, niet alleen in de interface. Personeel van Provoxis heeft geen toegang tot de inhoud van uw cases, behalve wanneer u om ondersteuning vraagt waarvoor dat nodig is, of wanneer toegang strikt noodzakelijk is om de beveiliging of integriteit van de dienst te handhaven; elke dergelijke toegang is beperkt tot wat de taak vereist en wordt vastgelegd in het voor u toegankelijke auditlogboek.

Provoxis implementeert en handhaaft de technische en organisatorische maatregelen die zijn uiteengezet in Bijlage II, rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten en de risico's van de verwerking — in het bijzonder het risico dat een melding bijzondere categorieën van gegevens bevat of een melder zou identificeren. Provoxis kan deze maatregelen in de loop van de tijd bijwerken, mits het beschermingsniveau niet wordt verlaagd, en verstrekt op verzoek een actueel exemplaar van Bijlage II en beantwoordt een redelijke beveiligingsvragenlijst op grond van artikel 13.

U verleent Provoxis een algemene schriftelijke toestemming om de subverwerkers in te schakelen die zijn opgesomd in Bijlage III en in het subverwerkersregister hieronder. Provoxis legt elke subverwerker gegevensbeschermingsverplichtingen op die niet minder beschermend zijn dan die in deze DPA, en blijft jegens u volledig aansprakelijk voor hun prestaties. Elke subverwerker wordt alleen gebruikt voor de specifieke gegevensstroom die voor hem is beschreven; een nieuw doel vereist een nieuwe bekendmaking. Provoxis kondigt elke voorgenomen toevoeging of vervanging van een subverwerker aan door het logboek "Wijzigingen in deze lijst" op dezelfde pagina bij te werken, ten minste 30 dagen voordat de nieuwe subverwerker met de verwerking begint. Als u binnen die periode een redelijk bezwaar op het gebied van gegevensbescherming maakt, zullen de partijen te goeder trouw aan een oplossing werken. Als dat niet binnen 30 dagen lukt, kunt u het deel van de dienst dat de betwiste subverwerker vereist per schriftelijke kennisgeving opzeggen, en Provoxis betaalt vooruitbetaalde vergoedingen voor de periode na de opzegging voor dat deel terug.

Rekening houdend met de aard van de verwerking staat Provoxis u door middel van passende technische en organisatorische maatregelen, voor zover mogelijk, bij in het nakomen van uw verplichting om te reageren op verzoeken tot uitoefening van de rechten van betrokkenen — waaronder verzoeken om inzage, rectificatie, wissing, beperking van de verwerking, gegevensoverdraagbaarheid, bezwaar tegen de verwerking, en het recht niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit. Aangezien meldingsinhoud en meldergegevens onder uw controle blijven, liggen de belangrijkste instrumenten in uw handen: uw beheerders kunnen een volledig casedossier exporteren, een juridische bewaring instellen of opheffen, en op elk moment een met redenen omklede, geregistreerde handmatige wissing van een case uitvoeren, en deze functionaliteit is gedurende de gehele looptijd zonder extra kosten beschikbaar. Als een betrokkene rechtstreeks contact opneemt met Provoxis over gegevens die Provoxis voor u verwerkt, zal Provoxis niet inhoudelijk reageren, maar de betrokkene naar u doorverwijzen en het verzoek zonder onnodige vertraging doorgeven.

Provoxis stelt u zonder onnodige vertraging, en in ieder geval binnen 72 uur, op de hoogte nadat het kennis heeft gekregen van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die gevolgen heeft voor gegevens die het voor u verwerkt. De kennisgeving wordt gestuurd naar uw accountbeheerders, beschrijft — voor zover bekend, en in fasen naarmate informatie beschikbaar komt — de aard van de inbreuk, de categorieën en het geschatte aantal betrokkenen en betrokken registraties, de waarschijnlijke gevolgen en de getroffen of voorgestelde maatregelen, en vermeldt een contactpunt voor meer informatie. Een kennisgeving op grond van dit artikel is geen erkenning door Provoxis van schuld of aansprakelijkheid. Provoxis stelt geen toezichthoudende autoriteit of betrokkenen namens u op de hoogte, tenzij u Provoxis daartoe schriftelijk opdracht geeft.

Rekening houdend met de aard van de verwerking en de informatie waarover het beschikt, verleent Provoxis redelijke bijstand bij elke gegevensbeschermingseffectbeoordeling en elke voorafgaande raadpleging van een toezichthoudende autoriteit die u in verband met uw gebruik van de dienst moet uitvoeren. De beveiligingsinformatie in Bijlage II, het bewaarmodel en de auditlogboekfunctie zijn bedoeld om dit te ondersteunen.

(a) Gegevenslocatie. Provoxis slaat meldingsinhoud en accountgegevens van medewerkers uitsluitend op en verwerkt deze uitsluitend in de aan uw account toegewezen regio. Elke regio is een op zichzelf staande infrastructuur; die gegevens worden niet via een andere regio geleid, noch daarnaartoe gerepliceerd of geback-upt. (b) Provoxis als verwerker in het Verenigd Koninkrijk. Provoxis Ltd is gevestigd in het Verenigd Koninkrijk en haar personeel beheert en ondersteunt elke regionale infrastructuur vanuit het Verenigd Koninkrijk; uw aanvaarding van deze DPA instrueert en autoriseert die toegang. Op de datum van deze DPA is het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie van 28 juni 2021 voor het Verenigd Koninkrijk van kracht, zodat die toegang geen beperkte doorgifte is. Als dat besluit vervalt, wordt opgeschort of niet wordt verlengd, worden de SCC's (module twee, verwerkingsverantwoordelijke aan verwerker) door verwijzing in deze DPA opgenomen en zijn zij vanaf die datum van toepassing op de verwerking door Provoxis van persoonsgegevens van de Klant in de EU-regio, als volgt ingevuld: Bijlage I en Bijlage II van deze DPA vullen de bijlagen bij de SCC's in; de facultatieve koppelingsclausule (clausule 7) wordt niet gebruikt; op grond van clausule 9 kiezen de partijen voor de algemene schriftelijke toestemming met de kennisgevingstermijn in artikel 7; de facultatieve verhaalsclausule (clausule 11) wordt niet gebruikt; op grond van clausule 17 worden de bepalingen beheerst door het recht van Ierland; op grond van clausule 18 worden geschillen beslecht door de rechter van Ierland; en de bevoegde toezichthoudende autoriteit is aangegeven in Bijlage I. (c) Doorgiften door subverwerkers. Wanneer een in Bijlage III genoemde subverwerker persoonsgegevens van de Klant buiten het Verenigd Koninkrijk en de EER verwerkt in verband met een toegestane gegevensstroom, zorgt Provoxis ervoor dat die doorgifte wordt gedekt door een passende waarborg op grond van artikel 46 van de AVG van het Verenigd Koninkrijk of de EU — de SCC's met het VK-Addendum, of de UK IDTA — en door een doorgifterisicobeoordeling. Van de huidige subverwerkers verwerken AWS (Frankfurt) en Mailgun (EU-infrastructuur) in de EER; Stripe verwerkt factureringsgegevens voornamelijk in de Verenigde Staten op grond van zijn eigen SCC's en VK-Addendum. (d) Nieuwe doorgiften. Provoxis begint geen enkele nieuwe doorgifte van persoonsgegevens van de Klant naar een derde land zonder een geldig doorgiftemechanisme en, waar vereist, aanvullende maatregelen. (e) Zwitserland. Wanneer de Klant in Zwitserland is gevestigd, of de verwerking anderszins onderworpen is aan de Zwitserse federale wet inzake gegevensbescherming ("FADP"), en de terugvaloptie in punt (b) in werking treedt, zijn de op grond van dat punt opgenomen SCC's op die persoonsgegevens van de Klant van toepassing met de aanpassingen die zijn uitgevaardigd door de Zwitserse federale toezichthouder voor gegevensbescherming en openbaarheid ("FDPIC"): verwijzingen naar de AVG van de EU worden gelezen als verwijzingen naar de FADP voor zover de FADP geen lager beschermingsniveau biedt; de term "lidstaat" wordt gelezen als mede omvattend Zwitserland, zodat een betrokkene in Zwitserland de bepalingen kan afdwingen in zijn plaats van gewone verblijfplaats; en de bevoegde toezichthoudende autoriteit is de FDPIC.

Als Provoxis een juridisch bindend verzoek ontvangt van een overheidsinstantie, waaronder een rechtshandhavingsinstantie, om persoonsgegevens van de Klant openbaar te maken, zal Provoxis, tenzij dit wettelijk verboden is: u zonder onnodige vertraging en, waar mogelijk, vóór openbaarmaking op de hoogte stellen; de instantie meedelen dat Provoxis een verwerker is, dat u de openbaarmaking niet hebt geautoriseerd en dat de instantie haar verzoek aan u moet richten; een verzoek betwisten dat onrechtmatig, te ruim of onverenigbaar met de internationale hoffelijkheid is, en waar mogelijk voorlopige maatregelen vragen; en alleen het minimum aan gegevens openbaar maken dat daadwerkelijk vereist is, op basis van een redelijke uitlegging van het verzoek. Wanneer het Provoxis verboden is u op de hoogte te stellen, spant Provoxis zich redelijkerwijs in om een opheffing van dat verbod te verkrijgen en documenteert het de inspanningen die het heeft geleverd, zodat het deze aan u ter beschikking kan stellen. Provoxis houdt een register bij van de verzoeken die het ontvangt en verstrekt u, voor zover het daartoe wettelijk in staat is, op verzoek een samenvatting.

Provoxis stelt u de informatie ter beschikking die redelijkerwijs nodig is om aan te tonen dat aan artikel 28 en aan deze DPA wordt voldaan, en maakt audits, met inbegrip van inspecties, door u of een door u gemachtigde auditor mogelijk en draagt daaraan bij. In eerste instantie voldoet Provoxis hieraan door op verzoek zijn beveiligingsdocumentatie, een ingevulde Bijlage II en zijn subverwerkerslijst te verstrekken en — voor gegevens die het voor u verwerkt — door middel van het voor de klant toegankelijke auditlogboek, dat elke lezing van een melding, een notitie, een bewijsbestand of een audio-opname en elke bevoorrechte handeling registreert; zodra Provoxis over een actueel auditrapport van een derde beschikt (zoals SOC 2 of ISO 27001), voldoet het verstrekken van dat rapport eveneens aan een verzoek. Provoxis beschikt momenteel niet over een SOC 2- of ISO 27001-certificering; het platform is gebouwd volgens de toegangs- en auditbewijscontroles die deze kaders toetsen, maar Provoxis claimt geen certificering die het niet heeft. U draagt uw eigen auditkosten en vergoedt de redelijke tijd- en materiaalkosten van Provoxis voor het ondersteunen van een audit ter plaatse die verder gaat dan het verstrekken van documentatie. Een door u gemachtigde auditor mag geen concurrent van Provoxis zijn en moet gebonden zijn aan geheimhoudingsverplichtingen die ten minste even beschermend zijn als die in deze DPA. Een audit ter plaatse mag ten hoogste eenmaal per jaar plaatsvinden (tenzij een toezichthoudende autoriteit anders vereist of zich een inbreuk heeft voorgedaan), met een redelijke kennisgevingstermijn, tijdens kantooruren, en op een manier die u geen toegang geeft tot de gegevens van een andere klant.

Bij afloop of beëindiging van uw abonnement houdt Provoxis de meldingsgegevens gedurende 30 dagen voor u beschikbaar voor export, via de in het product ingebouwde casedossierexport. Na die periode, en in ieder geval binnen 60 dagen na beëindiging, verwijdert Provoxis de meldingsgegevens en bestaande kopieën en draagt het zijn subverwerkers op hetzelfde te doen, tenzij het gegevensbeschermingsrecht bewaring vereist — in welk geval Provoxis die gegevens isoleert en beschermt en deze verwijdert wanneer de vereiste eindigt. De verwijdering volgt voor het overige de bewaarregels in de Privacyverklaring: een case die onderwerp is van lopende of redelijkerwijs te verwachten gerechtelijke of disciplinaire procedures wordt bewaard totdat die procedures zijn afgerond, en elke door u ingestelde juridische bewaring schort de verwijdering volledig op. Versleutelde back-ups worden in hun normale roterende cyclus gewist en niet daarna bewaard. Meldingsinhoud, de bijbehorende objectopslag en alle bijbehorende toegangstokens worden hard verwijderd, niet slechts verborgen. Provoxis bevestigt de verwijdering op verzoek schriftelijk.

Provoxis verleent de bijstand die is beschreven in de artikelen 8 tot en met 13 als onderdeel van de dienst. Wanneer een verzoek om bijstand kennelijk ongegrond of buitensporig is, met name vanwege het repetitieve karakter ervan, of wanneer de behoefte aan bijstand voortvloeit uit uw eigen handelen of nalaten, kan Provoxis een redelijke vergoeding op basis van zijn administratieve kosten in rekening brengen, na u eerst te hebben geïnformeerd en u de gelegenheid te hebben gegeven het verzoek in te trekken of te beperken.

Provoxis verkoopt geen persoonsgegevens van de Klant en gebruikt deze niet voor reclame of voor eigen commerciële doeleinden. Provoxis gebruikt meldingsinhoud of meldergegevens niet om modellen voor machinaal leren of kunstmatige intelligentie te trainen, bij te sturen of te evalueren. Provoxis kan geaggregeerde statistieken over de werking van de dienst opstellen en gebruiken (zoals aanvraagvolumes en foutpercentages), mits deze geen persoonsgegevens bevatten en u, een melder of enige andere betrokkene niet identificeren.

De aansprakelijkheid van elke partij op grond van of in verband met deze DPA is onderworpen aan de uitsluitingen en beperkingen van aansprakelijkheid in de Servicevoorwaarden; elke bovengrens voor de totale aansprakelijkheid van een partij in die voorwaarden geldt voor haar aansprakelijkheid op grond van de Servicevoorwaarden en deze DPA samen, en niet als een afzonderlijke aanvullende bovengrens. Niets in deze DPA of de Servicevoorwaarden beperkt de aansprakelijkheid van een partij jegens een betrokkene of een toezichthoudende autoriteit op grond van het gegevensbeschermingsrecht, of enige aansprakelijkheid die niet wettelijk kan worden beperkt.

Provoxis houdt een register bij van de verwerkingsactiviteiten die het namens u uitvoert, zoals vereist door artikel 30, lid 2, van de AVG van het Verenigd Koninkrijk en de EU, en werkt op verzoek samen met een toezichthoudende autoriteit bij de uitvoering van haar taken met betrekking tot die verwerking.

U gaat deze DPA aan namens uzelf en, voor zover vereist door het gegevensbeschermingsrecht, in naam en voor rekening van uw gelieerde ondernemingen wier persoonsgegevens via uw account worden verwerkt. U blijft het enige contactpunt voor alle instructies, verzoeken en communicatie met Provoxis op grond van deze DPA, en bent verantwoordelijk voor het handelen en nalaten van die gelieerde ondernemingen alsof het uw eigen handelen betreft. De totale gecombineerde aansprakelijkheid van Provoxis jegens u en al die gelieerde ondernemingen is onderworpen aan artikel 17.

Kennisgevingen op grond van deze DPA worden schriftelijk gedaan. Provoxis doet u kennisgeving per e-mail aan uw accountbeheerders, of via het product; u doet Provoxis kennisgeving op support@provoxis.com. Een kennisgeving wordt geacht te zijn ontvangen op de dag van verzending als dat een werkdag is, en anders op de volgende werkdag. Het is uw verantwoordelijkheid om uw geregistreerde contactgegevens actueel te houden.

Provoxis kan deze DPA van tijd tot tijd bijwerken — bijvoorbeeld om een wetswijziging, een nieuwe subverwerker, een wijziging van de dienst of een nieuw doorgiftemechanisme weer te geven. Voor een wijziging die uw rechten niet wezenlijk beperkt en uw verplichtingen niet wezenlijk verzwaart, werkt Provoxis de datum "laatst bijgewerkt" hierboven bij. Voor een wijziging die dat wel doet, stelt Provoxis uw accountbeheerders ten minste 30 dagen vóór de inwerkingtreding op de hoogte; als u Provoxis binnen die periode meedeelt dat u bezwaar maakt en de partijen het niet eens kunnen worden over een alternatief, kunt u de betrokken dienst per schriftelijke kennisgeving opzeggen voordat de wijziging van kracht wordt, en Provoxis betaalt vooruitbetaalde vergoedingen voor de periode na de opzegging terug. Voortgezet gebruik van de dienst nadat een wijziging van kracht is geworden, vormt aanvaarding ervan. Een wettelijk vereiste wijziging wordt van kracht op de datum die de wet vereist.

Deze DPA wordt van kracht wanneer u de Servicevoorwaarden aanvaardt en blijft gelden zolang Provoxis persoonsgegevens van de Klant voor u verwerkt. Artikel 14 (teruggave en verwijdering), artikel 17 (aansprakelijkheid) en elke bepaling die naar haar aard bedoeld is voort te bestaan, blijven na beëindiging voortbestaan totdat zij volledig zijn uitgevoerd.

Deze DPA wordt beheerst door het recht dat de Servicevoorwaarden beheerst, en dezelfde rechter is bevoegd, behalve dat, waar de SCC's van toepassing zijn op grond van artikel 11(b), hun eigen clausules inzake toepasselijk recht en forum prevaleren voor de aangelegenheden die zij regelen. Niets in dit artikel ontneemt een betrokkene de bescherming van het dwingende recht van zijn land van verblijf.

U garandeert, zolang u de dienst gebruikt, dat: u uw meldkanaal hebt ingericht en beheert in overeenstemming met het gegevensbeschermingsrecht en de op u van toepassing zijnde nationale wetgeving ter uitvoering van de Klokkenluidersrichtlijn; u over een geldige rechtsgrond beschikt voor de verwerking die u Provoxis opdraagt uit te voeren, ook voor bijzondere categorieën van gegevens of gegevens over strafbare feiten die een melding kan bevatten; u elke gegevensbeschermingseffectbeoordeling die de wet van u verlangt, hebt uitgevoerd voordat u uw kanaal in gebruik neemt; en u de personen die uw kanaal kunnen gebruiken — melders en, waar vereist, de personen op wie een melding betrekking heeft en getuigen — de informatie over de verwerking hebt verstrekt die de artikelen 13 en 14 van de AVG van het Verenigd Koninkrijk en de EU vereisen, met inbegrip van het feit dat Provoxis als uw verwerker optreedt. U bent verantwoordelijk voor de configuratiekeuzes, bewaarinstellingen, roltoewijzingen en juridische bewaringen die uw beheerders maken, en voor het actueel houden van de beheerders- en contactgegevens van uw account, zodat de kennisgevingen waarin deze DPA voorziet u bereiken. Provoxis vertrouwt bij het leveren van de dienst op deze garanties.

Dit artikel is uitsluitend van toepassing waar en voor zover persoonsgegevens van de Klant onderworpen zijn aan een privacywet van een staat van de Verenigde Staten, zoals de California Consumer Privacy Act zoals gewijzigd bij de California Privacy Rights Act ("CCPA"). Voor die gegevens treedt Provoxis op als uw "dienstverlener" (of "verwerker" waar die term wordt gebruikt), en niet als "derde". Provoxis verwerkt die gegevens uitsluitend om de dienst te leveren op uw instructies en voor geen enkel ander doel; "verkoopt" of "deelt" ze niet; bewaart, gebruikt of verstrekt ze niet buiten de rechtstreekse zakelijke relatie met u of voor een ander doel dan de dienst; en combineert ze niet met persoonlijke informatie uit een andere bron, behalve voor zover een toegestaan zakelijk doel dit toelaat. Provoxis stelt u op de hoogte als het vaststelt dat het niet langer aan zijn verplichtingen op grond van de toepasselijke wet kan voldoen, en u kunt redelijke maatregelen nemen om onbevoegde verwerking te stoppen en te verhelpen. Provoxis verklaart dat het de beperkingen in dit artikel begrijpt en zal naleven. Niets in dit artikel maakt Provoxis de verwerkingsverantwoordelijke of de "onderneming" voor die gegevens, noch breidt het een wet van een staat van de Verenigde Staten uit tot verwerking die die wet volgens haar eigen bewoordingen niet regelt.

A. Partijen en rollen. De Verwerkingsverantwoordelijke is de Klant: de organisatie die is aangeduid in de registratie van het Provoxis-account, die optreedt als verwerkingsverantwoordelijke voor de meldingsinhoud en meldergegevens die via haar meldkanaal worden ingediend. De Verwerker is Provoxis Ltd, ondernemingsnummer 17472067, statutaire zetel Grosvenor House, 3 Chapel Street, Congleton, England, CW12 4AB, die optreedt als verwerker van de Klant voor die gegevens. Contactpunten: voor de Klant, haar accountbeheerders zoals vastgelegd in het account; voor Provoxis, support@provoxis.com. B. Beschrijving van de verwerking. Categorieën betrokkenen: personen die via het meldkanaal van een klant een melding indienen (melders), al dan niet geïdentificeerd; personen die in een melding worden genoemd of beschreven (waaronder de persoon op wie een beschuldiging betrekking heeft en eventuele getuigen); en de beheerders en casemanagers van de klant zelf, voor zover hun handelingen met betrekking tot een case worden vastgelegd. Categorieën persoonsgegevens: de vrije tekst van een melding; optionele bewijsbijlagen; een geanonimiseerde audio-opname wanneer het mondelinge kanaal wordt gebruikt; berichten die tussen een melder en een casemanager worden uitgewisseld; casemetadata (referentiecode, categorie, status, tijdstempels, SLA-termijnen); en alle identiteits- of contactgegevens die een melder verkiest te verstrekken. Bijzondere categorieën van persoonsgegevens (artikel 9): een melding kan naar haar aard ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, gegevens over gezondheid of gegevens over iemands seksuele leven of seksuele geaardheid onthullen, en kan — omdat het mondelinge kanaal de stem van een persoon vastlegt — biometrische gegevens omvatten; ook persoonsgegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten of daarmee verband houdende beschuldigingen (artikel 10) kunnen worden verwerkt. De op die gegevens toegepaste waarborgen staan in Bijlage II. Frequentie van de verwerking: doorlopend, voor de duur van het abonnement. Aard en doel: het ontvangen, bevestigen, trieren, onderzoeken van en reageren op meldingen van wangedrag in het kader van het klokkenluidersprogramma van de Klant en de Klokkenluidersrichtlijn of gelijkwaardige nationale wetgeving, en het bewaren van de resulterende registraties gedurende de vereiste perioden. Duur: de looptijd van het abonnement, vermeerderd met de teruggave- en verwijderingsperiode in artikel 14, onder voorbehoud van de bewaarregels in de Privacyverklaring en van eventuele bewaartermijnen die worden opgelegd door de nationale wetgeving ter uitvoering van de Klokkenluidersrichtlijn die op de Klant van toepassing is. C. Bevoegde toezichthoudende autoriteit. Wanneer de SCC's van toepassing zijn op grond van artikel 11(b), is de bevoegde toezichthoudende autoriteit die van de EU-lidstaat waar de Klant is gevestigd of, wanneer de Klant een vertegenwoordiger heeft aangewezen op grond van artikel 27 van de AVG van de EU, die van de lidstaat van de vertegenwoordiger; wanneer de Klant niet in de EU is gevestigd en geen dergelijke vertegenwoordiger heeft aangewezen, de toezichthoudende autoriteit van de lidstaat waar de eigen vertegenwoordiger van Provoxis op grond van artikel 27 ([GDPR ART. 27 EU REPRESENTATIVE — NOT YET APPOINTED]) is gevestigd.

Gegevensresidentie en -isolatie: elke klant wordt bij de provisioning aan één regio gekoppeld en daar op DNS- en edge-niveau naartoe gerouteerd; applicatieservers, database, cache, queue-workers en objectopslag vormen per regio een volledige, onafhankelijke infrastructuur, en meldingsgegevens worden nooit via een andere regio geleid of daarnaartoe gerepliceerd. Versleuteling: de meldingstekst en eventuele identiteitsvelden van de melder worden, samen met diens optionele kennisgevingsadres, in rust op applicatieniveau versleuteld; bewijsbestanden en audio-opnames worden in rust versleuteld met een gegevensversleutelingssleutel die uniek is per klant en die wordt beschermd door een regionale sleutelbeheerdienst; de database wordt bovendien beschermd door versleuteling op schijfniveau; al het verkeer van en naar de dienst wordt tijdens verzending versleuteld met TLS. Toegangscontrole: elke gebruiker beschikt over een individueel account op naam, per klant geauthenticeerd; zodra een melding is ingediend, is de inhoud ervan zichtbaar voor elk geauthenticeerd lid van het team van de betreffende klant, waarbij casetoewijzing, juridische bewaring, handmatige wissing en wijzigingen van toegangscontroleregels zijn voorbehouden aan de beheerders van de klant, terwijl dagelijkse statuswijzigingen van de zaak en wijzigingen van het bewaarniveau beschikbaar zijn voor elk geauthenticeerd teamlid. Een anoniem ingediende melding bevat helemaal geen identiteitsveld — en niet slechts een verborgen veld — zodat er niets bloot te leggen is, ongeacht welk teamlid deze bekijkt. Personeelsbeveiliging: individuele accounts op naam met meervoudige authenticatie voor alle administratieve toegang van Provoxis, autorisatie met minimale rechten, geen gedeelde inloggegevens, in- en uitdiensttredingsproces, en antecedentenonderzoek van personeel met toegang tot productie voor zover wettelijk toegestaan. Veilige ontwikkeling: peer-codereview, analyse van afhankelijkheden en statische analyse, wijzigingsbeheer, gescheiden omgevingen en geen productiemeldingsinhoud in ontwikkel- of testomgevingen. Kwetsbaarhedenbeheer: regelmatig patchen, periodieke kwetsbaarheidsscans en ten minste jaarlijkse penetratietests van het platform door een derde, waarbij belangrijke bevindingen op risicogeprioriteerde basis worden verholpen. Registratie en monitoring: gecentraliseerde infrastructuur- en applicatieregistratie binnen de regio en waarschuwingen bij afwijkende of bevoorrechte toegang. Traceerbaarheid: een onveranderlijk auditlogboek registreert elke lezing van meldingsinhoud en elke bevoorrechte handeling (juridische bewaring ingesteld of opgeheven, handmatige wissing, wijziging van bewaar- of toegangscontroleregels, export van het auditlogboek). Gegevensminimalisatie: er is geen identiteitsveld vereist om een melding in te dienen; identificerende metadata (EXIF/GPS, documentauteur en revisiegeschiedenis) worden bij geüploade bewijsbestanden aan de serverzijde bij het uploaden verwijderd, zonder dat een niet-opgeschoonde kopie wordt bewaard. Mondelinge meldingen: audio wordt vóór opslag intern in toonhoogte en formanten verschoven; de oorspronkelijke opname wordt nooit bewaard en er wordt geen transcriptiedienst van derden gebruikt. Incidentrespons: een gedocumenteerd plan met vastgestelde rollen, kennisgeving aan de klant op grond van artikel 9, en een evaluatie na het incident. Veerkracht en continuïteit: geautomatiseerde versleutelde databaseback-ups per regio met periodieke hersteltests; de dienst draait op één instance per regio zonder automatische failover en geeft geen enkele toezegging inzake hersteltijd of herstelpunt buiten op back-ups gebaseerd herstel. Organisatorisch: geheimhoudingsverplichtingen voor alle personeelsleden, opleiding inzake gegevensbescherming, toegang met minimale rechten voor ondersteunend personeel, en een gedocumenteerd subverwerkersregister dat synchroon met de productie wordt gehouden, met contractuele voorwaarden die niet minder beschermend zijn dan deze DPA.

De huidige toegestane subverwerkers, hun doel en hun verwerkingslocaties zijn opgesomd in het subverwerkersregister hieronder, dat deel uitmaakt van deze Bijlage. Op de datum van laatste bijwerking van deze DPA zijn dat: Amazon Web Services (cloudhosting, versleutelde opslag van bewijsmateriaal en audio-opnames, sleutelbeheer en DNS; EER-verwerking in Frankfurt); Stripe (abonnementsfacturatie en verwerking van betaalkaarten; voornamelijk in de Verenigde Staten, op grond van zijn eigen modelcontractbepalingen en VK-Addendum); en Mailgun (bezorging van transactionele e-mail, vanuit EU-infrastructuur, die alleen casemetadata en een link terug naar het product bevat, nooit de volledige inhoud van een melding). Wijzigingen worden geregeld door artikel 7 en vastgelegd in het logboek "Wijzigingen in deze lijst" op dezelfde pagina.

Vragen over deze DPA, of een verzoek om een medeondertekend exemplaar, kunnen worden gestuurd naar support@provoxis.com. De functionaris voor gegevensbescherming van Provoxis is [DATA PROTECTION OFFICER — NOT YET APPOINTED / REQUIREMENT NOT YET DETERMINED]. De vertegenwoordiger van Provoxis in de Europese Unie voor de toepassing van artikel 27 van de AVG van de EU is [GDPR ART. 27 EU REPRESENTATIVE — NOT YET APPOINTED].