Vertrouwen & compliance

Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 2026-10-09

Deze verklaring legt uit welke persoonsgegevens Provoxis Ltd ("Provoxis", "wij") verzamelt, waarom, hoe deze worden beschermd en welke rechten u heeft — voor bezoekers van deze website, voor organisaties ("klanten") die zich abonneren op Provoxis, en voor personen die het meldkanaal van een klant gebruiken. Zij is opgesteld op grond van de Britse AVG en de EU-AVG. Zij dient te worden gelezen samen met onze servicevoorwaarden en onze verwerkersovereenkomst, die dezelfde relatie vanuit verschillende invalshoeken regelen.

Wie wij zijn

Provoxis Ltd, registratienummer 17472067, statutair gevestigd op Grosvenor House, 3 Chapel Street, Congleton, England, CW12 4AB, is de verwerkingsverantwoordelijke beschreven in deze verklaring overal waar wordt verwezen naar gegevens die wij als verwerkingsverantwoordelijke verwerken (zie "Twee verschillende rollen" hieronder), en de verwerker overal waar wordt verwezen naar meldingsgegevens die wij namens een klant verwerken. Onze contactgegevens, ons aanspreekpunt voor gegevensbescherming en — na aanstelling — onze functionaris voor gegevensbescherming en onze vertegenwoordiger op grond van artikel 27 van de EU-AVG staan in de sectie "Hoe u contact met ons opneemt" aan het einde.

Twee verschillende rollen, twee verschillende secties

Provoxis treedt op in twee verschillende hoedanigheden, en deze verklaring is daarnaar ingedeeld. Als **verwerkingsverantwoordelijke** bepalen wij waarom en hoe wij gegevens verwerken van bezoekers van deze website, van onze potentiële en betalende klanten, en van de individuele medewerkersaccounts (beheerders, casemanagers) die klanten aanmaken. Als **verwerker** verwerken wij meldingsinhoud en gegevens van melders namens een klant, strikt volgens de instructies van die klant en onze verwerkersovereenkomst — voor die gegevens is de klantorganisatie de verwerkingsverantwoordelijke, niet Provoxis. Als u een melding heeft ingediend via het meldkanaal van een klant, legt deze verklaring uit hoe die gegevens technisch worden verwerkt en beschermd, maar de eigen privacyverklaring van de klant — getoond op diens meldformulier — is de primaire bron voor hoe die klant, als verwerkingsverantwoordelijke, deze gegevens gebruikt.

Gegevens die wij verzamelen

Deze sectie beschrijft elke categorie persoonsgegevens die de dienst verwerkt, gegroepeerd naar over wie ze gaan. Subsecties die zijn aangeduid als "namens een klant verwerkt" betreffen gegevens waarvoor de klant, en niet Provoxis, de verwerkingsverantwoordelijke is.

Websitebezoekers

Wanneer u deze bedrijfswebsite bezoekt, houden wij onze eigen eenvoudige, geaggregeerde gebruiksstatistieken bij — welke pagina's worden bekeken, vanuit welk land, via welke verwijzende website en, als u via een campagnelink bent gekomen, de campagnetags (utm_source, utm_medium, utm_campaign) in het adres van die link. Dit wordt gemeten op onze eigen servers, zonder cookies en zonder enige identificatie die op uw apparaat wordt opgeslagen. Om daaruit het globale land af te leiden, verwerken wij kortstondig uw IP-adres met behulp van een lokale database in licentie van DB-IP (die de vermelding "IP Geolocation by DB-IP" vereist); het IP-adres zelf wordt nooit in een logbestand vastgelegd en nooit bewaard. Om unieke bezoekers te tellen zonder u te volgen, draagt elke geregistreerde paginaweergave een eenrichtings-bezoekerscode die dagelijks opnieuw wordt afgeleid uit uw IP-adres en uw browser, niet omkeerbaar is en niet van de ene op de andere dag kan worden gekoppeld — en die volledig wordt gewist binnen ongeveer twee dagen, zodra de gebeurtenissen van die dag zijn geteld. Individuele registraties worden maximaal 90 dagen bewaard; daarna worden alleen anonieme geaggregeerde totalen bewaard. Hoe dit zich verhoudt tot cookies wordt hieronder uitgelegd, onder "Cookies".

Potentiële en betalende klanten

Wanneer een organisatie zich registreert bij Provoxis, verzamelen wij de naam en het e-mailadres van de registrerende beheerder, de bedrijfsnaam van de organisatie en het gekozen subdomein, en betalingsgegevens (verwerkt door onze betalingsprovider, Stripe — wij zien of bewaren zelf nooit volledige kaartnummers). Wij leggen ook vast dat de registrerende beheerder de servicevoorwaarden, deze privacyverklaring en de verwerkersovereenkomst heeft aanvaard, alsook welke versie op welk moment is aanvaard. Wij gebruiken deze gegevens om het account van de klant aan te maken, het abonnement te beheren (een vast tarief per klant, gefactureerd via Stripe), een vastlegging van de overeenkomst tussen ons te bewaren en met de klant te communiceren over zijn account. Als u contact opneemt met ons verkoop- of ondersteuningsadres, verwerken wij ook de inhoud van die correspondentie en uw contactgegevens (zie "Ondersteuning en overige correspondentie" hieronder).

Medewerkersaccounts van klanten (beheerders en casemanagers)

Accounts voor de eigen beheerders en casemanagers van een klant bevatten een naam, een e-mailadres, een rol en authenticatiegegevens: een gehasht wachtwoord (het wachtwoord zelf slaan wij nooit op) en — als tweefactorauthenticatie is ingeschakeld — het bijbehorende geheim en eenmalige herstelcodes. Wij bewaren ook basale aanmeldgegevens (bijvoorbeeld het tijdstip van de laatste aanmelding) die nodig zijn om het account te laten werken en te beveiligen. Deze gegevens worden opgeslagen in de database van de aan die klant toegewezen regio, niet in een gedeelde centrale database, zodat het personeelsbestand van een klant dezelfde regionale residentiewaarborg geniet als de meldingsinhoud die het behandelt. Wanneer de naam van diezelfde persoon vervolgens op een casenotitie of in het auditlogboek voorkomt, is die registratie een meldingsgegeven (zie hieronder) en is de klant daarvan de verwerkingsverantwoordelijke. Als u uw accounts in de werkruimtes van meerdere klanten koppelt om tussen die werkruimtes te kunnen overstappen, slaan wij ook een koppeling tussen die accounts op. Die wordt alleen door uzelf aangemaakt terwijl u bent ingelogd, bestaat alleen tussen werkruimtes in dezelfde regio, en wordt verwijderd wanneer u een werkruimte ontkoppelt of het account wordt verwijderd. U ziet de namen van uw eigen gekoppelde werkruimtes. Elke klant kan alleen zien dat uw account aan andere werkruimtes is gekoppeld, nooit aan welke. Er gaan geen meldingsgegevens tussen werkruimtes over.

Melding- en casegegevens (namens een klant verwerkt)

De indiening van een melder — de tekst van de schriftelijke melding, eventuele bewijsbijlagen, een geanonimiseerde audio-opname bij gebruik van het mondelinge kanaal, en berichten uitgewisseld met een casemanager — samen met de daaromheen opgebouwde casemetadata (een referentiecode, categorie, status, tijdstempels en termijnen) wordt door Provoxis strikt volgens de instructies van de klant verwerkt, in het kader van onze verwerkersovereenkomst met die klant. Anonieme melding is altijd beschikbaar; een klant kan deze niet uitschakelen en mag het indienen van een melding niet afhankelijk maken van identificatie. Een melding kan naar haar aard bijzondere categorieën van gegevens en informatie over strafbare feiten of beschuldigingen bevatten — zie "Bijzondere categorieën van gegevens" hieronder. Omdat de klant de verwerkingsverantwoordelijke voor deze gegevens is, is diens eigen privacyverklaring bepalend voor het gebruik ervan.

Misbruikpreventie op openbare formulieren

Om geautomatiseerd misbruik van de openbare formulieren te voorkomen — het meldingsformulier, het inloggen op het melderportaal, het formulier voor wachtwoordherstel en de gratis beleidsgenerator — verwerken wij kortstondig het IP-adres waarvandaan een verzoek wordt gedaan. Het wordt uitsluitend gebruikt om te beperken hoeveel verzoeken vanaf hetzelfde adres binnen een kort tijdsbestek kunnen worden gedaan. Het wordt bewaard in een kortlevende opslag in het geheugen die vanzelf verloopt, wordt nooit vastgelegd in een logbestand, wordt nooit bewaard nadat dat tijdsbestek is verstreken, en wordt nooit gekoppeld aan een melding of gebruikt om een melder te identificeren.

Ondersteuning en overige correspondentie

Wanneer u ons ondersteunings- of verkoopadres aanschrijft, of wanneer medewerkers van een klant een ondersteuningsverzoek indienen, verwerken wij uw naam, uw e-mailadres en wat u in het bericht en de bijlagen zet — die informatie over een zaak kunnen bevatten als u ervoor kiest die toe te voegen. Wij gebruiken dit uitsluitend om u te antwoorden, een vastlegging van het verzoek en ons antwoord te bewaren en onze ondersteuning te verbeteren. Wij verzoeken u meldingsinhoud en de identiteit van melders niet per e-mail naar ons te sturen; wanneer een bericht deze onvermijdelijk bevat, behandelen wij het volgens dezelfde vertrouwelijkheids- en beveiligingsregels als de rest van de dienst.

Dienst- en beveiligingslogboeken

Onze applicatie schrijft technische logboeken — fouten, waarschuwingen en registraties van bevoegde of ongebruikelijke activiteit — naar een regionaal loggingsysteem, dat wordt gebruikt om de dienst draaiend en veilig te houden. De dienst ontvangt bij elk verzoek het verbindende IP-adres en gebruikt dit tijdelijk voor de misbruikpreventielimieten en de globale landbepaling die hierboven zijn beschreven, maar het wordt niet in deze logboeken geschreven en wij voeren geen afzonderlijk webserver-toegangslogboek dat het vastlegt. Als dit ooit verandert (bijvoorbeeld als wij later een load balancer of een webapplicatiefirewall toevoegen die toegangslogboeken bewaart), zullen wij dit hier en in het subverwerkersregister vermelden, dergelijke logboeken slechts kort bewaren en ze nooit gebruiken om een melder te identificeren. Logboeken worden alleen bewaard zolang nodig voor beveiliging en probleemoplossing en worden vervolgens verwijderd.

Auditlogboek (namens een klant verwerkt)

Voor elke klant houden wij een onveranderlijk auditlogboek bij dat elke leesactie van een melding, casenotitie, bewijsbestand of audio-opname registreert, en elke bevoegde handeling (een juridische bewaarplicht ingesteld of opgeheven, een handmatige verwijdering, een wijziging in bewaar- of toegangsinstellingen, een export van het auditlogboek). Elke vermelding legt vast wie wat wanneer heeft gedaan. De beheerders van een klant kunnen hun eigen auditlogboek raadplegen en exporteren. Het is een meldingsgegeven — de klant is daarvan de verwerkingsverantwoordelijke — en wordt bewaard gedurende de volledige levensduur van de zaak waarop het betrekking heeft.

Cookies

Wij gebruiken uitsluitend strikt noodzakelijke en functionele cookies. Wij plaatsen geen advertentie- of analytische cookies en gebruiken geen tracking door derden — de hierboven beschreven gebruiksstatistieken van de website worden gemeten op onze eigen servers, zonder cookies. Wij gebruiken geen Google Analytics of een vergelijkbaar product, en wij volgen u niet over andere websites heen. Omdat elke cookie die wij gebruiken strikt noodzakelijk is of een functionele cookie die u regelt door een taal te kiezen, is geen toestemmingsbanner vereist en wordt er geen getoond. De cookies zijn:

Cookie	Geplaatst door	Doel	Duur
provoxis-locale	Provoxis (eerste partij)	Onthoudt de taal die u heeft gekozen zodat pagina's in die taal worden geladen. Functioneel; alleen geplaatst zodra u actief een taal kiest.	Tot 1 jaar
__Host-provoxis-session	Provoxis (eerste partij)	Houdt een ingelogde medewerker van een klant ingelogd terwijl deze tussen de pagina's van de beheerapplicatie navigeert. Wordt ook geplaatst tijdens de aanmelding van een nieuwe klant en op de pagina van de generator voor klokkenluidersbeleid, om het formulier daar te beveiligen. Strikt noodzakelijk; nooit geplaatst voor melders of op andere pagina's van deze website.	Sessie / tot 2 uur inactiviteit
Stripe-cookies (__stripe_mid, __stripe_sid)	Derde partij	Geplaatst door Stripe op de aanmeld- en facturatiepagina's om de betaling veilig te verwerken en kaartfraude te detecteren. Strikt noodzakelijk voor het innen van de betaling. Zie de eigen privacyverklaring van Stripe voor details.	Sessie tot 1 jaar

Hoe wij deze gegevens gebruiken

Wij gebruiken de hierboven beschreven gegevens om: de dienst te leveren en te exploiteren (het meldkanaal, casebeheer, het melderportaal, en de bijbehorende meldingen en auditlogging); klant- en medewerkersaccounts aan te maken en te beheren; de facturatie van het abonnement te verwerken en de door het fiscaal en vennootschapsrecht vereiste vastleggingen bij te houden; account-, beveiligings- en dienstgerelateerde communicatie te versturen (waaronder termijnherinneringen aan de casemanagers van een klant); ondersteunings- en verkoopvragen te beantwoorden; de dienst, de gegevens en de gebruikers ervan veilig te houden en misbruik te voorkomen; op geaggregeerd niveau te begrijpen welke pagina's en bronnen van deze website nuttig zijn; een vastlegging te bewaren van de overeenkomsten tussen ons en van uw aanvaarding daarvan; en te voldoen aan onze eigen wettelijke verplichtingen, waaronder gegevensbeschermingswetgeving. Wij gebruiken de gegevens niet voor doeleinden die daarmee onverenigbaar zijn.

Rechtsgronden voor verwerking (gegevens die wij als verwerkingsverantwoordelijke verwerken)

Waar de Britse of de EU-AVG van toepassing is op gegevens die wij als verwerkingsverantwoordelijke verwerken, baseren wij ons op de volgende rechtsgronden. Voor meldingsgegevens die wij als verwerker van een klant verwerken, bepaalt de klant de rechtsgrond in zijn eigen privacyverklaring.

De uitvoering van een overeenkomst — het aanmaken en exploiteren van het account dat een klant of melder gebruikt, het leveren van de dienst en het innen van de betaling. Zonder deze gegevens kunnen wij de dienst niet leveren.
Het voldoen aan een wettelijke verplichting — het bijhouden van facturatie-, fiscale en boekhoudkundige vastleggingen; het beantwoorden van geldige verzoeken tot uitoefening van gegevensbeschermingsrechten; het bewaren en, waar de wet dit vereist, verstrekken van gegevens; en onze eigen verplichtingen inzake de afhandeling van beveiligingsincidenten en registratie.
Onze gerechtvaardigde belangen, voor zover deze niet zwaarder wegen dan uw rechten — de dienst en de gegevens ervan veilig houden, misbruik van de openbare formulieren voorkomen en onderzoeken, dienst- en beveiligingslogboeken bijhouden, het geaggregeerde websitegebruik begrijpen zonder personen te volgen, dienst- en beveiligingscommunicatie versturen, het bewijs van aanvaarding van overeenkomsten bewaren, en onze onderneming voeren (waaronder het beantwoorden van vragen en, mocht dit gebeuren, een verkoop of reorganisatie van de onderneming).
Toestemming — voor het enige geval waarin wij daarom vragen: voordat een mondelinge melding wordt opgenomen, wordt de melder gevraagd toestemming te geven om te worden opgenomen en kan hij de opname beluisteren en verwijderen voordat hij deze indient. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan reeds uitgevoerde verwerking. Wij baseren ons niet op toestemming voor de kerndienst, aangezien anonieme melding altijd zonder voorwaarden beschikbaar moet zijn.

Bijzondere categorieën van gegevens en gegevens over strafbare feiten

Een klokkenluidersmelding kan naar haar aard bijzondere categorieën van gegevens onthullen — zoals gegevens over gezondheid, raciale of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, of iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid — en kan, omdat het mondelinge kanaal iemands stem vastlegt, biometrische gegevens bevatten. Een melding kan ook betrekking hebben op strafbare feiten of beschuldigingen. Voor deze gegevens is de klant de verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt hij in zijn eigen privacyverklaring de voorwaarde die de verwerking toestaat — voor een meldkanaal is dit doorgaans een zwaarwegend algemeen belang, naleving van het arbeids- of vennootschapsrecht, of de nationale wet ter uitvoering van de EU-klokkenluidersrichtlijn. Provoxis verwerkt ze uitsluitend op instructie van de klant en past de in Bijlage II van de verwerkersovereenkomst genoemde waarborgen toe: op rollen gebaseerde toegang die onder de interface wordt afgedwongen, pseudonimisering van de identiteit van de melder achter een casereferentie, versleuteling van bewijs en audio, verwijdering aan de serverzijde van identificerende metadata uit uploads, in eigen huis uitgevoerde toonhoogte- en formantverschuiving van de audio waarbij de ruwe opname nooit wordt bewaard, en een onveranderlijk auditlogboek.

Geen geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen geautomatiseerde besluiten die rechtsgevolgen voor u hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen, en wij stellen geen profielen van u op. Triage, beoordeling en uitkomst van zaken worden bepaald door de eigen mensen van een klant, niet door de software, en meldingsinhoud wordt nooit aan een AI-model gevoerd voor scoring, beoordeling of training.

Met wie wij gegevens delen

Wij verkopen geen persoonsgegevens en delen ze niet voor advertentiedoeleinden. Wij verstrekken ze uitsluitend aan de volgende categorieën ontvangers:

Subverwerkers die namens ons gegevens verwerken op grond van een overeenkomst — momenteel onze cloudhostingaanbieder, onze betalingsprovider en onze aanbieder van transactionele e-mail. Elk van hen wordt genoemd, met het doel, de verwerkingslocatie en een link naar de eigen gegevensverwerkingsvoorwaarden, in ons subverwerkersregister. Diezelfde pagina bevat onze verwerkersovereenkomst in haar geheel.
Professionele adviseurs — advocaten, accountants, auditors en verzekeraars — gebonden aan geheimhouding, waar nodig om de onderneming te voeren en te beschermen.
Rechtbanken, toezichthouders, rechtshandhavingsinstanties en andere overheidsinstanties, wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken of rechtsvorderingen moeten instellen, uitoefenen of onderbouwen. Voor gegevens die wij als verwerker van een klant verwerken, reageren wij niet inhoudelijk op een dergelijk verzoek — wij verwijzen de instantie door naar de klant en betwisten onrechtmatige of te ruime verzoeken, zoals uiteengezet in de verwerkersovereenkomst.
Een koper of rechtsopvolger, en diens adviseurs, indien wij de onderneming geheel of gedeeltelijk verkopen of reorganiseren — in welk geval de gegevens onderworpen blijven aan een verklaring die ten minste even beschermend is als deze, en wij de betrokken klanten zullen informeren.

Waar gegevens worden opgeslagen en verwerkt

De meldingsinhoud en medewerkersaccountgegevens van een klant worden nooit opgeslagen of verwerkt buiten de aan die klant toegewezen regio. Elke regio — applicatieservers, database, cache, wachtrijverwerkers en objectopslag — vormt een volledige, onafhankelijke infrastructuur; meldingsgegevens worden niet via een andere regio geleid of daarnaar gerepliceerd. Bij lancering is alleen de EU-regio (Frankfurt) actief; er bestaat een UK-regio (Londen) als infrastructuur, maar deze is nog niet geactiveerd voor nieuwe klanten. Het klantenregister en factureringsmetadata (welke klant bij welke regio hoort, abonnementsstatus), evenals de hierboven beschreven websitestatistieken, worden centraal bijgehouden, op infrastructuur in de EU-regio, en bevatten nooit meldingsinhoud.

Beveiligingsmaatregelen

Bewijsbestanden en audio-opnames worden in rust versleuteld met een per klant unieke versleutelingssleutel, beheerd door een regionale sleutelbeheerdienst; databasegegevens worden beschermd door versleuteling op schijfniveau. Al het verkeer van en naar de dienst wordt versleuteld tijdens verzending (TLS). Toegang tot meldingsinhoud is beperkt op basis van rol, afgedwongen op het toegangscontroleniveau van de applicatie en niet alleen in de interface; elke leesactie van een melding, bewijsbestand of audio-opname, alsook elke bevoegde handeling, wordt vastgelegd in het hierboven beschreven onveranderlijke auditlogboek. Medewerkers van Provoxis raadplegen de inhoud van de zaken van een klant uitsluitend wanneer de klant om ondersteuning vraagt die dit vereist of wanneer dit strikt noodzakelijk is om de dienst te beveiligen, en elke dergelijke toegang wordt gelogd. Het volledige geheel van technische en organisatorische maatregelen staat in Bijlage II van de verwerkersovereenkomst.

Opmerking over beschikbaarheid

De bovenstaande beveiligings- en residentietoezeggingen gelden vanaf de lanceringsdag. De beschikbaarheid van de dienst is dat niet: bij lancering draait één instantie per regio, zonder automatische failover of een gegarandeerde uptime-toezegging. Wij presenteren deze dienst niet als zeer beschikbaar of gedekt door een uptime-SLA.

Hoe lang wij gegevens bewaren

Wij bewaren persoonsgegevens alleen zolang nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, en verwijderen of anonimiseren ze daarna onomkeerbaar. De belangrijkste bewaartermijnen zijn:

Melding- en casegegevens — een gefaseerd schema: meldingen die als buiten de reikwijdte worden beoordeeld, worden binnen 2 maanden na die beoordeling verwijderd; zaken waarin tucht- of gerechtelijke procedures worden gestart, worden bewaard totdat die procedures (inclusief eventueel beroep) zijn afgerond; overige afgesloten, gegronde zaken worden bewaard voor de periode die is vastgesteld in de nationale wet ter uitvoering van de EU-klokkenluidersrichtlijn in het registratieland van de klant, wanneer die wet een periode vaststelt — over het algemeen tussen 3 maanden en 5 jaar in de door ons onderzochte landen — of anders standaard 5 jaar. Een klantbeheerder kan een juridische bewaarplicht instellen die dit schema opschort, of op elk moment om een handmatige verwijdering verzoeken die met reden wordt gemotiveerd en in het auditlogboek wordt vastgelegd.
Klant- en medewerkersaccountgegevens — bewaard zolang het abonnement actief is en verwijderd, volgens het schema in de verwerkersovereenkomst, na afloop ervan. Facturatie-, fiscale en boekhoudkundige vastleggingen worden daarna bewaard gedurende de door het fiscaal en vennootschapsrecht vereiste termijn (doorgaans tot 7 jaar).
De vastleggingen van welke versie van de servicevoorwaarden, de privacyverklaring en de verwerkersovereenkomst een klant heeft aanvaard, en wanneer — bewaard gedurende de levensduur van het account en gedurende de verjaringstermijn na beëindiging ervan.
Versleutelde back-ups — bewaard in een korte roterende cyclus (niet meer dan 30 dagen) en in het normale verloop overschreven; gegevens die uit de live dienst zijn verwijderd, verdwijnen binnen die cyclus uit de back-ups.
Websitestatistieken — individuele registraties gedurende maximaal 90 dagen (de daarin opgenomen bezoekerscode wordt binnen ongeveer 2 dagen gewist); daarna worden alleen anonieme geaggregeerde totalen bewaard, die geen persoonsgegevens zijn.
Dienst- en beveiligingslogboeken, en ondersteuningscorrespondentie — alleen bewaard zolang nodig voor beveiliging, probleemoplossing en de afhandeling van het verzoek en eventuele opvolging, en daarna verwijderd.

Als er een datalek is

Wij onderhouden een incidentresponsplan. Als een inbreuk in verband met persoonsgegevens gegevens treft die wij als verwerkingsverantwoordelijke verwerken, zullen wij deze beoordelen en, waar de wet dit vereist, de bevoegde toezichthoudende autoriteit binnen 72 uur informeren en de betrokken personen zonder onnodige vertraging informeren wanneer de inbreuk waarschijnlijk een hoog risico voor hen inhoudt. Als een inbreuk gegevens treft die wij voor een klant verwerken, informeren wij die klant zonder onnodige vertraging en in elk geval binnen 72 uur nadat wij ervan kennis hebben genomen, zodat de klant — als verwerkingsverantwoordelijke — aan zijn eigen meldingsverplichtingen kan voldoen, zoals uiteengezet in de verwerkersovereenkomst.

Uw rechten

Onder voorbehoud van toepasselijk recht heeft u het recht om: inzage te verzoeken in de persoonsgegevens die wij over u verwerken; onjuiste gegevens te laten corrigeren; gegevens te laten wissen; bepaalde verwerkingen te beperken of daartegen bezwaar te maken; de gegevens die u ons heeft verstrekt in een overdraagbaar formaat te ontvangen; en, waar wij ons op toestemming baseren, deze te allen tijde in te trekken. U wordt niet minder gunstig behandeld omdat u deze rechten uitoefent.

Voor gegevens die Provoxis als verwerkingsverantwoordelijke verwerkt (deze website, uw account als klantbeheerder of casemanager, factureringsgegevens, correspondentie met ons), neemt u contact met ons op via de gegevens aan het einde van deze verklaring. Wij reageren binnen één maand; wij kunnen deze termijn met twee maanden verlengen bij complexe of talrijke verzoeken en zullen u dat laten weten. Er zijn geen kosten, tenzij het verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is. Wij kunnen uw identiteit moeten verifiëren voordat wij handelen. Als uw gegevens zijn ingediend als onderdeel van een melding aan een specifieke klant, is die klant de verwerkingsverantwoordelijke voor die gegevens en het juiste eerste aanspreekpunt; waar Provoxis die gegevens als verwerker verwerkt, assisteren wij de klant, en de beheerders van de klant beschikken over selfservicetools om een zaak te exporteren of te wissen.

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming — in het Verenigd Koninkrijk het Information Commissioner's Office (ico.org.uk); in de EER de autoriteit van uw land van verblijf of werk. Wij stellen het op prijs de gelegenheid te krijgen uw zorg eerst zelf te behandelen. U kunt ook recht hebben op een doeltreffende voorziening in rechte.

Internationale doorgiften

Meldingsinhoud en medewerkersaccountgegevens blijven binnen de aan een klant toegewezen regio en worden niet internationaal doorgegeven. Provoxis Ltd exploiteert en ondersteunt het platform vanuit het Verenigd Koninkrijk, waardoor onze medewerkers vanuit het Verenigd Koninkrijk toegang hebben tot gegevens van de EU-regio; dit steunt op het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor het Verenigd Koninkrijk, waarbij de EU-modelcontractbepalingen in de verwerkersovereenkomst zijn opgenomen als gedocumenteerd terugvalmechanisme mocht dat besluit vervallen. Voor gegevens die wij als verwerkingsverantwoordelijke verwerken, verwerkt onze betalingsprovider Stripe factureringsgegevens hoofdzakelijk in de Verenigde Staten op grond van haar eigen modelcontractbepalingen en het Britse addendum; onze overige subverwerkers verwerken in de EER. Wanneer een doorgifte steunt op modelcontractbepalingen, kunt u ons via de onderstaande contactgegevens om een kopie verzoeken.

Gegevens van kinderen

Deze dienst is bedoeld voor gebruik door organisaties en hun personeel, melders en websitebezoekers die handelen in een professionele of volwassen hoedanigheid. Deze dienst richt zich niet op kinderen, en wij verzamelen niet bewust gegevens van kinderen. Een via het meldkanaal van een klant ingediende melding kan een kind vermelden; die gegevens worden door de klant als verwerkingsverantwoordelijke verwerkt onder diens eigen privacyverklaring.

Links naar derden

Deze website en onze documenten verwijzen naar websites van derden — bijvoorbeeld de eigen gegevensverwerkingsvoorwaarden van elke subverwerker. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud of de privacypraktijken van die sites; hun eigen verklaringen gelden wanneer u ze bezoekt.

Wijzigingen in deze verklaring

Wij kunnen deze verklaring van tijd tot tijd bijwerken. Bij materiële wijzigingen werken wij de datum "laatst bijgewerkt" hierboven bij en informeren wij, waar passend, klantbeheerders rechtstreeks. Omdat de servicevoorwaarden, deze privacyverklaring en de verwerkersovereenkomst bij de registratie samen worden aanvaard, wordt een materiële wijziging weerspiegeld in de op het account vastgelegde aanvaardingsversie. De geldende versie is altijd de hier gepubliceerde; wij kunnen een eerdere versie op verzoek verstrekken.

Welk recht van toepassing is

Provoxis wordt aangeboden aan organisaties die zijn gevestigd in het Verenigd Koninkrijk en de Europese Economische Ruimte, en deze verklaring is opgesteld op grond van de Britse AVG en de EU-AVG. Wij richten de dienst niet op personen in andere rechtsgebieden en bieden deze hun niet bewust aan, en deze verklaring beoogt niet de privacywetgeving van andere regio's te behandelen.

Hoe u contact met ons opneemt

Voor vragen over deze verklaring, of om uw rechten uit te oefenen met betrekking tot gegevens die wij als verwerkingsverantwoordelijke verwerken, neemt u contact met ons op via support@provoxis.com, of per post via Provoxis Ltd, Grosvenor House, 3 Chapel Street, Congleton, England, CW12 4AB.

Aanspreekpunt voor gegevensbescherming: support@provoxis.com.

Functionaris voor gegevensbescherming: [DATA PROTECTION OFFICER — NOT YET APPOINTED / REQUIREMENT NOT YET DETERMINED].

Vertegenwoordiger in de Europese Unie voor de toepassing van artikel 27 van de EU-AVG: [GDPR ART. 27 EU REPRESENTATIVE — NOT YET APPOINTED].

U kunt ook een klacht indienen bij een toezichthoudende autoriteit — het Information Commissioner's Office in het Verenigd Koninkrijk, of de autoriteit voor uw land in de EER.