Wanneer een legal hold in te stellen

Waarom elk kanaal sowieso een legal-hold-mechanisme nodig heeft

Welk bewaarschema een kanaal ook standaard hanteert (zie een bewaarbeleid kiezen), geautomatiseerde verwijdering die onbeheerd doorloopt tegen een zaak onder actieve of redelijkerwijs te verwachten juridische procedure, is een echt probleem, geen loutere ongemak — het kan betekenen dat bewijs wordt vernietigd dat een bedrijf wettelijk verplicht is te bewaren. Het recht op gegevenswissing van de AVG zelf kent een expliciete uitzondering voor precies deze situatie (art. 17, lid 3, onder e: gegevenswissing is niet van toepassing "voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering"), en een legal hold is hoe die uitzondering in de praktijk wordt toegepast, per zaak, bovenop wat het normale schema anders zou doen.

Wat een bewaarplicht daadwerkelijk doet — en niet doet

Een bewaarplicht is niet hetzelfde als een zaak pauzeren. Bij Provoxis bevriest het instellen ervan de voortgang van de zaak niet: deze blijft precies zo doorlopen via Nieuw → In onderzoek → Terugkoppeling gegeven → Gesloten als anders het geval zou zijn, en de termijnen van 7 dagen en 3 maanden blijven gewoon lopen. Wat een bewaarplicht daadwerkelijk doet, is smaller en specifieker: zolang deze actief is, is handmatige verwijdering van die melding volledig geblokkeerd. Dat is het volledige mechanisme — het verandert niet wie de zaak kan zien, hoe deze wordt onderzocht, of wanneer deze kan worden gesloten. Elke bewaarplicht die de moeite waard is, zou op dezelfde manier moeten werken: een gerichte overrule op verwijdering, geen algemene bevriezing van de zaak.

Wanneer u er een instelt

Stel een bewaarplicht in zodra u redelijkerwijs verwacht dat u de gegevens van een zaak langer moet bewaren dan de normale bewaartermijn anders zou toestaan — een lopende rechtszaak, een onderzoek door een toezichthouder, of een disciplinaire procedure die mogelijk langer duurt dan het moment waarop de zaak anders in aanmerking zou komen voor verwijdering. Wacht niet op een formeel verzoek van de juridische afdeling om er een in te stellen als u de behoefte al ziet aankomen — een bewaarplicht kost niets om te hebben en alles om te missen als een zaak later toch relevant blijkt.

De mechaniek: een reden erin, een reden eruit

Op welk systeem dit ook wordt bijgehouden, het vereisen van een geschreven reden om een bewaarplicht in te stellen en een geschreven reden om deze op te heffen, is wat de bewaarplicht verdedigbaar maakt als deze later ooit ter discussie staat — een bewaarplicht die niemand kan verklaren, verschilt nauwelijks van helemaal geen bewaarplicht. Provoxis handhaaft dit structureel: het instellen van een bewaarplicht vereist een reden (vrije tekst, niet optioneel), vastgelegd in het auditlog samen met wie deze instelde en wanneer; het opheffen ervan vereist dezelfde reden. Een bewaarplicht kan niet zomaar stilletjes vervallen — iemand moet actief beslissen dat de noodzaak ervoor is verdwenen, en zeggen waarom.

Hef op zodra de noodzaak daadwerkelijk is verdwenen, niet standaard

Een bewaarplicht die lang actief blijft nadat de reden ervoor is weggevallen, ondermijnt de geloofwaardigheid van het dossier in plaats van iets te beschermen — het begint eruit te zien als een standaardtoestand in plaats van een bewuste. Zodra de rechtszaak, het onderzoek, of de procedure die de bewaarplicht rechtvaardigde, is afgerond, hef deze op, met een echte reden, en laat de onderliggende bewaartermijn van de zaak het weer overnemen. Als een zaak in een bewaartermijn voor "nog onder procedure" wordt heropend en opnieuw gesloten zodra die procedure daadwerkelijk is afgerond, is dat ook het moment om opnieuw te beoordelen tot welke termijn deze voortaan daadwerkelijk behoort.

Verwijdering is geblokkeerd, niet onmogelijk

Handmatige verwijdering van een melding met een actieve bewaarplicht zou helemaal niet mogelijk moeten zijn — geen overrule, geen uitzondering. Bij Provoxis moet de bewaarplicht eerst expliciet worden opgeheven, wat zelf een gelogde actie is, zodat verwijdering nooit kan worden gebruikt om stilletjes om een nog geldende bewaarplicht heen te werken.

Juridische basis

• Art. 17, lid 3, onder e, AVG — de uitzondering op het recht op gegevenswissing voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering, de basis voor een legal hold die automatische verwijdering overrulet.