Umowa powierzenia przetwarzania danych

W niniejszej DPA: „przepisy o ochronie danych" oznaczają każdą regulację dotyczącą ochrony danych osobowych mającą zastosowanie do przetwarzania na podstawie niniejszej DPA, w tym RODO Zjednoczonego Królestwa, RODO UE, brytyjską Data Protection Act 2018 oraz każde przepisy krajowe wdrażające lub uzupełniające RODO UE lub dyrektywę (UE) 2019/1937 („dyrektywa o ochronie sygnalistów"), każde w brzmieniu zmienionym lub zastąpionym. „Administrator", „podmiot przetwarzający", „podprocesor", „dane osobowe", „szczególne kategorie danych osobowych", „przetwarzanie", „naruszenie ochrony danych osobowych", „osoba, której dane dotyczą" oraz „organ nadzorczy" mają znaczenie nadane im w RODO Zjednoczonego Królestwa i RODO UE. „Dane osobowe Klienta" oznaczają dane osobowe, które Provoxis przetwarza jako Państwa podmiot przetwarzający na podstawie niniejszej DPA, opisane w Załączniku I; obejmują one „treść zgłoszeń" — wszystko, co przesyła sygnalista, i wszystko, co osoba obsługująca sprawę dodaje do sprawy — oraz „dane sygnalisty" — dane osobowe dotyczące osoby, która przesyła zgłoszenie, jest w nim wymieniona lub jest nim dotknięta. „Standardowe klauzule umowne" lub „SKU" oznaczają klauzule zawarte w załączniku do decyzji wykonawczej Komisji (UE) 2021/914. „Brytyjski Aneks" oznacza Aneks o międzynarodowym przekazywaniu danych do tych klauzul wydany przez brytyjski organ ICO na podstawie art. 119A Data Protection Act 2018, a „brytyjska IDTA" oznacza samodzielną umowę ICO o międzynarodowym przekazywaniu danych. „Przekazanie podlegające ograniczeniom" oznacza przekazanie danych osobowych Klienta do państwa, dla którego nie istnieje właściwa decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, i które przepisy o ochronie danych dopuszczają wyłącznie przy zastosowaniu mechanizmu przekazywania rodzaju wymienionego w art. 46 RODO Zjednoczonego Królestwa lub RODO UE. Pojęcia zdefiniowane w Warunkami korzystania z usługi zachowują tutaj to znaczenie, chyba że wskazano inaczej.

W odniesieniu do treści zgłoszeń i danych sygnalistów przesyłanych za pośrednictwem Państwa kanału zgłoszeń są Państwo administratorem, a Provoxis jest Państwa podmiotem przetwarzającym. Państwo określają cele i sposoby przetwarzania; Provoxis przetwarza te dane wyłącznie w celu świadczenia usługi i wyłącznie na podstawie Państwa udokumentowanych poleceń. Provoxis jest niezależnym administratorem, a nie Państwa podmiotem przetwarzającym, w odniesieniu do odrębnego i ograniczonego zbioru danych biznesowych opisanych w jego Polityką prywatności: danych dotyczących tożsamości i konta Państwa administratorów i osób obsługujących sprawy (imię i nazwisko, adres e-mail, rola oraz dane uwierzytelniające), Państwa dokumentacji rozliczeniowej oraz statystyk odwiedzin strony. Dane te podlegają Polityką prywatności, a nie niniejszej DPA. W przypadku gdy dane osobowe tych samych osób stanowią natomiast część akt sprawy — imię i nazwisko osoby obsługującej sprawę w notatce do sprawy lub wpis w dzienniku audytu — są to dane osobowe Klienta i niniejsza DPA ma do nich zastosowanie. Osoba, która przesyła zgłoszenie za pośrednictwem Państwa kanału, jest osobą, której dane dotyczą, w rozumieniu niniejszej DPA, nigdy zaś jej stroną, i nigdy nie jest zobowiązana do jej zaakceptowania.

Państwa pełne udokumentowane polecenia dla Provoxis to: (a) niniejsze Warunki korzystania z usługi, niniejsza DPA oraz Polityką prywatności; (b) wybory konfiguracyjne dokonywane przez Państwa administratorów w produkcie (takie jak kategorie nieprawidłowości, ustawienia przechowywania w dozwolonych granicach, przypisywanie ról, blokady prawne i wnioski o usunięcie); oraz (c) każde dalsze polecenie na piśmie, które Państwo wydają, a strony uzgodnią je na piśmie. Przetwarzanie danych osobowych Klienta wyłącznie w regionie przypisanym do Państwa konta, jak opisano w sekcji 11, stanowi część tych poleceń. Provoxis przetwarza dane wyłącznie w celach obsługi kanału zgłoszeń, zarządzania sprawami, portalu sygnalisty oraz powiązanych powiadomień i rejestrowania opisanych w Polityką prywatności i nie przetwarza danych osobowych Klienta do celów własnych ani do celów osób trzecich. Provoxis poinformuje Państwa, jeżeli jego zdaniem polecenie narusza przepisy o ochronie danych, i może zawiesić dane przetwarzanie do czasu potwierdzenia lub zmiany polecenia.

Przedmiotem przetwarzania jest obsługa usługi przyjmowania zgłoszeń i zarządzania sprawami w zakresie sygnalizowania nieprawidłowości. Jego charakter i cel, rodzaje danych osobowych, kategorie osób, których dane dotyczą, oraz częstotliwość przetwarzania (ciągła, przez cały okres subskrypcji) określono w Załączniku I. Przetwarzanie trwa tak długo, jak długo aktywna jest Państwa subskrypcja, a następnie przez dodatkowy okres niezbędny do wykonania czynności zwrotu i usunięcia, o których mowa w sekcji 14.

Provoxis zapewnia, że każda osoba, którą upoważnia do przetwarzania danych osobowych Klienta — czy to pracownik, czy zatwierdzony podwykonawca — jest związana odpowiednim umownym lub ustawowym obowiązkiem zachowania poufności, który obowiązuje po zakończeniu współpracy, otrzymuje odpowiednie do swojej roli szkolenie z zakresu ochrony danych osobowych oraz uzyskuje dostęp wyłącznie w zakresie niezbędnym do obsługi lub wsparcia usługi. W ramach produktu dostęp do treści zgłoszeń jest ograniczony według ról i egzekwowany w warstwie kontroli dostępu aplikacji, a nie tylko w interfejsie. Personel Provoxis nie uzyskuje dostępu do treści Państwa spraw, chyba że zwrócą się Państwo o wsparcie tego wymagające lub gdy dostęp jest bezwzględnie konieczny do utrzymania bezpieczeństwa lub integralności usługi; każdy taki dostęp jest ograniczony do tego, czego wymaga zadanie, i jest rejestrowany w dostępnym dla Państwa dzienniku audytu.

Provoxis wdraża i utrzymuje środki techniczne i organizacyjne określone w Załączniku II, uwzględniając stan wiedzy technicznej, koszty wdrożenia oraz ryzyko związane z przetwarzaniem — w szczególności ryzyko, że zgłoszenie zawiera dane szczególnych kategorii lub pozwoli zidentyfikować sygnalistę. Provoxis może z czasem aktualizować te środki, pod warunkiem że poziom ochrony nie zostanie obniżony, oraz udostępnia na żądanie aktualną wersję Załącznika II i odpowiada na rozsądny kwestionariusz bezpieczeństwa zgodnie z sekcją 13.

Udzielają Państwo Provoxis ogólnego pisemnego upoważnienia do korzystania z podprocesorów wymienionych w Załączniku III oraz w rejestrze podprocesorów poniżej. Provoxis nakłada na każdego podprocesora obowiązki w zakresie ochrony danych nie mniej rygorystyczne niż te określone w niniejszej DPA i pozostaje wobec Państwa w pełni odpowiedzialny za ich działania. Każdy podprocesor jest wykorzystywany wyłącznie do konkretnego przepływu danych opisanego dla niego; nowy cel wymaga nowego ujawnienia. Provoxis ogłosi każde zamierzone dodanie lub zmianę podprocesora poprzez aktualizację dziennika „Zmiany na tej liście" na tej samej stronie, co najmniej 30 dni przed rozpoczęciem przetwarzania przez nowego podprocesora. Jeżeli w tym terminie zgłoszą Państwo uzasadniony sprzeciw dotyczący ochrony danych, strony będą w dobrej wierze dążyć do jego rozwiązania. Jeżeli nie uda się to w ciągu 30 dni, mogą Państwo wypowiedzieć część usługi wymagającą zakwestionowanego podprocesora w drodze pisemnego zawiadomienia, a Provoxis zwróci opłacone z góry wynagrodzenie obejmujące okres po wypowiedzeniu w odniesieniu do tej części.

Uwzględniając charakter przetwarzania, Provoxis pomaga Państwu poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w miarę możliwości, w wywiązywaniu się z obowiązku odpowiadania na żądania wykonania praw osób, których dane dotyczą — w tym żądania dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania oraz prawa do niepodlegania decyzji opierającej się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu. Ponieważ treść zgłoszeń i dane sygnalistów pozostają pod Państwa kontrolą, główne narzędzia są w Państwa rękach: Państwa administratorzy mogą wyeksportować pełne akta sprawy, ustanowić lub znieść blokadę prawną oraz w każdej chwili przeprowadzić wymagające uzasadnienia i rejestrowane ręczne usunięcie sprawy, a funkcja ta jest dostępna przez cały okres obowiązywania bez dodatkowych opłat. Jeżeli osoba, której dane dotyczą, skontaktuje się bezpośrednio z Provoxis w sprawie danych, które Provoxis przetwarza dla Państwa, Provoxis nie udzieli odpowiedzi merytorycznej, lecz skieruje ją do Państwa i przekaże żądanie bez zbędnej zwłoki.

Provoxis powiadamia Państwa bez zbędnej zwłoki, a w każdym razie w ciągu 72 godzin, po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych dotyczącego danych, które przetwarza dla Państwa. Powiadomienie jest wysyłane do administratorów Państwa konta, opisuje — w zakresie, w jakim jest to znane, i etapami w miarę pozyskiwania informacji — charakter naruszenia, kategorie i przybliżoną liczbę osób, których dane dotyczą, oraz rekordów, których dotyczy naruszenie, prawdopodobne konsekwencje oraz środki podjęte lub proponowane, a także wskazuje punkt kontaktowy w celu uzyskania dalszych informacji. Powiadomienie na podstawie niniejszej sekcji nie stanowi uznania przez Provoxis winy ani odpowiedzialności. Provoxis nie powiadamia organu nadzorczego ani osób, których dane dotyczą, w Państwa imieniu, chyba że polecą to Państwo na piśmie.

Uwzględniając charakter przetwarzania oraz informacje, którymi dysponuje, Provoxis zapewnia rozsądną pomoc przy każdej ocenie skutków dla ochrony danych oraz przy każdych uprzednich konsultacjach z organem nadzorczym, które są Państwo zobowiązani przeprowadzić w związku z korzystaniem z usługi. Informacje o bezpieczeństwie zawarte w Załączniku II, model przechowywania oraz funkcja dziennika audytu mają wspierać te działania.

(a) Lokalizacja danych. Provoxis przechowuje i przetwarza treść zgłoszeń oraz dane kont personelu wyłącznie w regionie przypisanym do Państwa konta. Każdy region jest samodzielną infrastrukturą; dane te nie są kierowane przez inny region ani do niego replikowane lub kopiowane zapasowo. (b) Provoxis jako brytyjski podmiot przetwarzający. Provoxis Ltd ma siedzibę w Zjednoczonym Królestwie, a jej personel administruje i wspiera każdą infrastrukturę regionalną ze Zjednoczonego Królestwa; Państwa zaakceptowanie niniejszej DPA stanowi polecenie i upoważnienie do takiego dostępu. Na dzień zawarcia niniejszej DPA obowiązuje decyzja Komisji Europejskiej z dnia 28 czerwca 2021 r. stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony dla Zjednoczonego Królestwa, w związku z czym taki dostęp nie stanowi przekazania podlegającego ograniczeniom. Jeżeli decyzja ta wygaśnie, zostanie zawieszona lub nie zostanie przedłużona, SKU (moduł drugi, administrator do podmiotu przetwarzającego) zostają włączone do niniejszej DPA przez odniesienie i mają zastosowanie od tej daty do przetwarzania przez Provoxis danych osobowych Klienta z regionu UE, uzupełnione w następujący sposób: Załącznik I i Załącznik II niniejszej DPA wypełniają załączniki do SKU; fakultatywna klauzula przystąpienia (klauzula 7) nie jest stosowana; na podstawie klauzuli 9 strony wybierają ogólne pisemne upoważnienie z terminem powiadomienia określonym w sekcji 7; fakultatywna klauzula dotycząca środków ochrony prawnej (klauzula 11) nie jest stosowana; na podstawie klauzuli 17 klauzule podlegają prawu Irlandii; na podstawie klauzuli 18 spory rozstrzygają sądy Irlandii; a właściwy organ nadzorczy wskazano w Załączniku I. (c) Przekazania przez podprocesorów. W przypadku gdy podprocesor wymieniony w Załączniku III przetwarza dane osobowe Klienta poza Zjednoczonym Królestwem i EOG w związku z dozwolonym przepływem danych, Provoxis zapewnia, że takie przekazanie jest objęte odpowiednim zabezpieczeniem na podstawie art. 46 RODO Zjednoczonego Królestwa lub RODO UE — SKU wraz z brytyjskim Aneksem lub brytyjską IDTA — oraz oceną ryzyka przekazania. Spośród obecnych podprocesorów AWS (Frankfurt) i Mailgun (infrastruktura UE) przetwarzają dane w EOG; Stripe przetwarza dane rozliczeniowe głównie w Stanach Zjednoczonych na podstawie własnych SKU i brytyjskiego Aneksu. (d) Nowe przekazania. Provoxis nie rozpocznie żadnego nowego przekazywania danych osobowych Klienta do państwa trzeciego bez ważnego mechanizmu przekazywania oraz, w razie potrzeby, bez wdrożonych środków uzupełniających. (e) Szwajcaria. W przypadku gdy Klient ma siedzibę w Szwajcarii lub przetwarzanie w inny sposób podlega szwajcarskiej federalnej ustawie o ochronie danych („FADP") i uruchomiony zostaje mechanizm rezerwowy przewidziany w lit. (b), SKU włączone na podstawie tej litery mają zastosowanie do tych danych osobowych Klienta z dostosowaniami wydanymi przez szwajcarskiego Federalnego Pełnomocnika ds. Ochrony Danych i Jawności („FDPIC"): odniesienia do RODO UE rozumie się jako odniesienia do FADP w zakresie, w jakim FADP nie zapewnia niższego poziomu ochrony; pojęcie „państwo członkowskie" rozumie się jako obejmujące Szwajcarię, tak aby osoba, której dane dotyczą, w Szwajcarii mogła dochodzić klauzul w swoim miejscu zwykłego pobytu; a właściwym organem nadzorczym jest FDPIC.

Jeżeli Provoxis otrzyma prawnie wiążące żądanie od organu publicznego, w tym organu ścigania, dotyczące ujawnienia danych osobowych Klienta, Provoxis, o ile nie jest to prawnie zakazane: powiadomi Państwa bez zbędnej zwłoki oraz, w miarę możliwości, przed ujawnieniem; poinformuje organ, że Provoxis jest podmiotem przetwarzającym, że nie udzielili Państwo zgody na ujawnienie i że organ powinien skierować swoje żądanie do Państwa; zakwestionuje żądanie, które jest niezgodne z prawem, nadmiernie szerokie lub niezgodne z zasadą kurtuazji międzynarodowej, oraz wystąpi o środki tymczasowe, jeżeli są dostępne; oraz ujawni wyłącznie minimum danych faktycznie wymaganych, przy rozsądnej wykładni żądania. Jeżeli Provoxis ma zakaz powiadomienia Państwa, podejmie rozsądne starania w celu uzyskania zwolnienia z tego zakazu i udokumentuje podjęte starania, aby móc je Państwu udostępnić. Provoxis prowadzi rejestr otrzymanych żądań i, w zakresie, w jakim jest do tego prawnie uprawniony, przekazuje Państwu podsumowanie na żądanie.

Provoxis udostępnia Państwu informacje niezbędne w rozsądnym zakresie do wykazania zgodności z art. 28 i niniejszą DPA oraz umożliwia audyty, w tym inspekcje, prowadzone przez Państwa lub audytora upoważnionego przez Państwa, i przyczynia się do nich. W pierwszej kolejności Provoxis spełnia ten obowiązek, udostępniając na żądanie swoją dokumentację bezpieczeństwa, wypełniony Załącznik II i listę podprocesorów oraz — w odniesieniu do danych, które przetwarza dla Państwa — za pomocą dostępnego dla klienta dziennika audytu, który rejestruje każde odczytanie zgłoszenia, notatki, pliku dowodowego lub nagrania audio oraz każde działanie uprzywilejowane; gdy Provoxis dysponuje aktualnym raportem z audytu strony trzeciej (takim jak SOC 2 lub ISO 27001), przekazanie tego raportu również spełnia żądanie. Provoxis nie posiada obecnie certyfikatu SOC 2 ani ISO 27001; platforma jest zbudowana zgodnie z mechanizmami kontroli dostępu i dowodów audytowych, które badają te ramy, lecz Provoxis nie będzie deklarować certyfikatu, którego nie posiada. Ponoszą Państwo własne koszty audytu i zwracają rozsądne koszty czasu i materiałów Provoxis związane ze wsparciem audytu na miejscu wykraczającego poza udostępnienie dokumentacji. Audytor upoważniony przez Państwa nie może być konkurentem Provoxis i musi być związany obowiązkami zachowania poufności co najmniej tak rygorystycznymi jak te określone w niniejszej DPA. Audyt na miejscu może być przeprowadzony nie częściej niż raz w roku (chyba że organ nadzorczy wymaga inaczej lub doszło do naruszenia), za rozsądnym uprzedzeniem, w godzinach pracy oraz w sposób, który nie daje Państwu dostępu do danych innego klienta.

Po wygaśnięciu lub rozwiązaniu Państwa subskrypcji Provoxis przez 30 dni udostępnia Państwu dane zgłoszeń do wyeksportowania za pomocą wbudowanej w produkt funkcji eksportu akt sprawy. Po tym okresie, a w każdym razie w ciągu 60 dni od rozwiązania, Provoxis usuwa dane zgłoszeń i istniejące kopie oraz poleca swoim podprocesorom uczynić to samo, chyba że przepisy o ochronie danych wymagają ich przechowywania — w którym to przypadku Provoxis izoluje i chroni te dane oraz usuwa je po ustaniu wymogu. W pozostałym zakresie usunięcie następuje zgodnie z zasadami przechowywania opisanymi w Polityką prywatności: sprawa będąca przedmiotem toczących się lub racjonalnie przewidywanych postępowań sądowych lub dyscyplinarnych jest przechowywana do czasu zakończenia tych postępowań, a każda ustanowiona przez Państwa blokada prawna całkowicie wstrzymuje usunięcie. Szyfrowane kopie zapasowe są usuwane w ramach normalnego cyklu rotacji i nie są przechowywane dłużej. Treść zgłoszeń, powiązany z nią magazyn obiektowy oraz wszelkie powiązane tokeny dostępu są trwale usuwane, a nie tylko ukrywane. Provoxis potwierdza usunięcie na piśmie na żądanie.

Provoxis zapewnia pomoc opisaną w sekcjach 8–13 w ramach usługi. W przypadku gdy żądanie pomocy jest w sposób oczywisty nieuzasadnione lub nadmierne, w szczególności ze względu na jego powtarzalny charakter, lub gdy potrzeba pomocy wynika z Państwa własnego działania lub zaniechania, Provoxis może pobrać rozsądną opłatę opartą na swoich kosztach administracyjnych, po uprzednim poinformowaniu Państwa i umożliwieniu wycofania lub zawężenia żądania.

Provoxis nie sprzedaje danych osobowych Klienta i nie wykorzystuje ich do celów reklamowych ani do własnych celów komercyjnych. Provoxis nie wykorzystuje treści zgłoszeń ani danych sygnalistów do trenowania, dostrajania lub oceny modeli uczenia maszynowego lub sztucznej inteligencji. Provoxis może tworzyć i wykorzystywać zagregowane statystyki dotyczące funkcjonowania usługi (takie jak liczba żądań i wskaźniki błędów), pod warunkiem że nie zawierają one danych osobowych i nie pozwalają zidentyfikować Państwa, sygnalisty ani żadnej innej osoby, której dane dotyczą.

Odpowiedzialność każdej ze stron na podstawie niniejszej DPA lub w związku z nią podlega wyłączeniom i ograniczeniom odpowiedzialności określonym w Warunkach korzystania z usługi; każdy limit łącznej odpowiedzialności strony w tych warunkach ma zastosowanie do jej odpowiedzialności na podstawie Warunków korzystania z usługi i niniejszej DPA łącznie, a nie jako odrębny dodatkowy limit. Żadne z postanowień niniejszej DPA ani Warunków korzystania z usługi nie ogranicza odpowiedzialności strony wobec osoby, której dane dotyczą, lub organu nadzorczego na podstawie przepisów o ochronie danych ani odpowiedzialności, której nie można zgodnie z prawem ograniczyć.

Provoxis prowadzi rejestr czynności przetwarzania, które wykonuje w Państwa imieniu, zgodnie z wymogami art. 30 ust. 2 RODO Zjednoczonego Królestwa i RODO UE, oraz współpracuje na żądanie z organem nadzorczym w wykonywaniu jego zadań w odniesieniu do tego przetwarzania.

Zawierają Państwo niniejszą DPA we własnym imieniu oraz, w zakresie wymaganym przez przepisy o ochronie danych, w imieniu i na rzecz swoich podmiotów powiązanych, których dane osobowe są przetwarzane za pośrednictwem Państwa konta. Pozostają Państwo jedynym punktem kontaktowym w odniesieniu do wszystkich poleceń, żądań i komunikacji z Provoxis na podstawie niniejszej DPA i odpowiadają za działania i zaniechania tych podmiotów powiązanych tak, jak za własne. Łączna skumulowana odpowiedzialność Provoxis wobec Państwa i wszystkich takich podmiotów powiązanych podlega sekcji 17.

Zawiadomienia na podstawie niniejszej DPA składa się na piśmie. Provoxis składa Państwu zawiadomienie pocztą elektroniczną do administratorów Państwa konta lub za pośrednictwem produktu; Państwo składają zawiadomienie Provoxis na adres support@provoxis.com. Zawiadomienie uważa się za doręczone w dniu jego wysłania, jeżeli jest to dzień roboczy, a w przeciwnym razie w następnym dniu roboczym. Utrzymywanie aktualnych zarejestrowanych danych kontaktowych należy do Państwa obowiązków.

Provoxis może od czasu do czasu aktualizować niniejszą DPA — na przykład w celu uwzględnienia zmiany przepisów, nowego podprocesora, zmiany usługi lub nowego mechanizmu przekazywania. W przypadku zmiany, która nie ogranicza istotnie Państwa praw ani nie zwiększa istotnie Państwa obowiązków, Provoxis aktualizuje datę „ostatniej aktualizacji" powyżej. W przypadku zmiany, która to czyni, Provoxis powiadamia administratorów Państwa konta co najmniej 30 dni przed jej wejściem w życie; jeżeli w tym terminie powiadomią Państwo Provoxis o sprzeciwie, a strony nie zdołają uzgodnić rozwiązania alternatywnego, mogą Państwo wypowiedzieć dotkniętą usługę w drodze pisemnego zawiadomienia przed wejściem zmiany w życie, a Provoxis zwróci opłacone z góry wynagrodzenie obejmujące okres po wypowiedzeniu. Dalsze korzystanie z usługi po wejściu zmiany w życie oznacza jej akceptację. Zmiana wymagana przez prawo wchodzi w życie z dniem wymaganym przez prawo.

Niniejsza DPA wchodzi w życie z chwilą zaakceptowania przez Państwa Warunków korzystania z usługi i obowiązuje tak długo, jak długo Provoxis przetwarza dane osobowe Klienta dla Państwa. Sekcja 14 (zwrot i usunięcie), sekcja 17 (odpowiedzialność) oraz każde postanowienie, które ze swej natury ma dalej obowiązywać, obowiązują po rozwiązaniu do czasu ich pełnego wykonania.

Niniejsza DPA podlega prawu właściwemu dla Warunków korzystania z usługi, a jurysdykcję mają te same sądy, z tym że w przypadku gdy SKU mają zastosowanie na podstawie sekcji 11(b), ich własne klauzule dotyczące prawa właściwego i właściwości sądu mają pierwszeństwo w zakresie spraw, które regulują. Żadne z postanowień niniejszej sekcji nie pozbawia osoby, której dane dotyczą, ochrony wynikającej z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa jej kraju zamieszkania.

Oświadczają Państwo, przez cały okres korzystania z usługi, że: ustanowili Państwo i prowadzą swój kanał zgłoszeń zgodnie z przepisami o ochronie danych oraz z mającymi do Państwa zastosowanie przepisami krajowymi wdrażającymi dyrektywę o ochronie sygnalistów; posiadają Państwo ważną podstawę prawną przetwarzania, które zlecają Państwo Provoxis, w tym w odniesieniu do danych szczególnych kategorii lub danych dotyczących czynów zabronionych, które może zawierać zgłoszenie; przeprowadzili Państwo każdą ocenę skutków dla ochrony danych wymaganą od Państwa przez prawo przed oddaniem kanału do użytku; oraz przekazali Państwo osobom, które mogą korzystać z Państwa kanału — sygnalistom oraz, w wymaganych przypadkach, osobom, których dotyczy zgłoszenie, i świadkom — informacje o przetwarzaniu wymagane na podstawie art. 13 i 14 RODO Zjednoczonego Królestwa i RODO UE, w tym informację, że Provoxis działa jako Państwa podmiot przetwarzający. Odpowiadają Państwo za wybory konfiguracyjne, ustawienia przechowywania, przypisywanie ról i blokady prawne dokonywane przez Państwa administratorów oraz za utrzymywanie aktualnych danych administratorów i osób kontaktowych konta, aby docierały do Państwa zawiadomienia przewidziane w niniejszej DPA. Provoxis opiera się na tych oświadczeniach przy świadczeniu usługi.

Niniejsza sekcja ma zastosowanie wyłącznie wtedy, gdy i w zakresie, w jakim dane osobowe Klienta podlegają stanowym przepisom o ochronie prywatności w Stanach Zjednoczonych, takim jak California Consumer Privacy Act w brzmieniu zmienionym przez California Privacy Rights Act („CCPA"). W odniesieniu do tych danych Provoxis działa jako Państwa „usługodawca" (lub „podmiot przetwarzający", gdy używane jest to pojęcie), a nie jako „strona trzecia". Provoxis przetwarza te dane wyłącznie w celu świadczenia usługi zgodnie z Państwa poleceniami i w żadnym innym celu; nie „sprzedaje" ich ani nimi nie „dzieli się"; nie przechowuje ich, nie wykorzystuje ani nie ujawnia poza bezpośrednią relacją handlową z Państwem ani w celu innym niż usługa; i nie łączy ich z danymi osobowymi z innego źródła, chyba że pozwala na to dozwolony cel biznesowy. Provoxis poinformuje Państwa, jeżeli stwierdzi, że nie jest już w stanie wypełniać swoich obowiązków wynikających z właściwego prawa, a Państwo mogą podjąć rozsądne kroki w celu powstrzymania i naprawienia wszelkiego nieuprawnionego przetwarzania. Provoxis zaświadcza, że rozumie ograniczenia określone w niniejszej sekcji i będzie ich przestrzegać. Żadne z postanowień niniejszej sekcji nie czyni Provoxis administratorem ani „przedsiębiorstwem" w odniesieniu do tych danych ani nie rozszerza stanowego prawa Stanów Zjednoczonych na przetwarzanie, którego prawo to nie reguluje zgodnie z jego własnym brzmieniem.

A. Strony i role. Administratorem jest Klient: organizacja wskazana w rejestracji konta Provoxis, działająca jako administrator treści zgłoszeń i danych sygnalistów przesyłanych za pośrednictwem jej kanału zgłoszeń. Podmiotem przetwarzającym jest Provoxis Ltd, numer spółki 17472067, siedziba Grosvenor House, 3 Chapel Street, Congleton, England, CW12 4AB, działająca jako podmiot przetwarzający Klienta w odniesieniu do tych danych. Punkty kontaktowe: po stronie Klienta — administratorzy jego konta, zgodnie z zapisami w koncie; po stronie Provoxis — support@provoxis.com. B. Opis przetwarzania. Kategorie osób, których dane dotyczą: osoby przesyłające zgłoszenie za pośrednictwem kanału zgłoszeń klienta (sygnaliści), zidentyfikowane lub anonimowe; osoby wskazane lub opisane w zgłoszeniu (w tym osoba, której dotyczy zarzut, oraz ewentualni świadkowie); a także sami administratorzy i osoby obsługujące sprawy po stronie klienta, w zakresie, w jakim ich działania dotyczące sprawy są rejestrowane. Kategorie danych osobowych: treść zgłoszenia w postaci dowolnego tekstu; opcjonalne załączniki dowodowe; zanonimizowane nagranie audio w przypadku korzystania z kanału ustnego; wiadomości wymieniane między sygnalistą a osobą obsługującą sprawę; metadane sprawy (kod referencyjny, kategoria, status, znaczniki czasu, terminy SLA); a także wszelkie dane dotyczące tożsamości lub kontaktu, które sygnalista zdecyduje się podać. Szczególne kategorie danych osobowych (art. 9): zgłoszenie może ze swej natury ujawniać pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane dotyczące zdrowia lub dane dotyczące życia seksualnego lub orientacji seksualnej, a — ponieważ kanał ustny utrwala głos osoby — może obejmować dane biometryczne; mogą być również przetwarzane dane osobowe dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych lub powiązanych zarzutów (art. 10). Zabezpieczenia stosowane do tych danych określono w Załączniku II. Częstotliwość przetwarzania: ciągła, przez cały okres subskrypcji. Charakter i cel: przyjmowanie, potwierdzanie, klasyfikowanie, badanie zgłoszeń o nieprawidłowościach i reagowanie na nie w ramach programu sygnalizowania nieprawidłowości Klienta oraz dyrektywy o ochronie sygnalistów lub równoważnych przepisów krajowych, a także przechowywanie powstałych zapisów przez wymagane okresy. Czas trwania: okres subskrypcji, powiększony o okres zwrotu i usunięcia, o którym mowa w sekcji 14, z zastrzeżeniem zasad przechowywania opisanych w Polityką prywatności oraz wszelkich ograniczeń okresu przechowywania nałożonych przez przepisy krajowe wdrażające dyrektywę o ochronie sygnalistów mające zastosowanie do Klienta. C. Właściwy organ nadzorczy. W przypadku gdy SKU mają zastosowanie na podstawie sekcji 11(b), właściwym organem nadzorczym jest organ państwa członkowskiego UE, w którym Klient ma siedzibę, lub — jeżeli Klient wyznaczył przedstawiciela na podstawie art. 27 RODO UE — organ państwa członkowskiego przedstawiciela; jeżeli Klient nie ma siedziby w UE i nie wyznaczył takiego przedstawiciela — organ nadzorczy państwa członkowskiego, w którym ma siedzibę własny przedstawiciel Provoxis na podstawie art. 27 ([GDPR ART. 27 EU REPRESENTATIVE — NOT YET APPOINTED]).

Rezydencja i izolacja danych: każdy klient jest podczas udostępniania przypisywany do jednego regionu i kierowany do niego na poziomie DNS i brzegu sieci; serwery aplikacji, baza danych, pamięć podręczna, workery kolejek i magazyn obiektowy stanowią kompletną, niezależną infrastrukturę na region, a dane zgłoszeń nigdy nie są kierowane przez inny region ani do niego replikowane. Szyfrowanie: tekst zgłoszenia oraz ewentualne pola tożsamości sygnalisty, wraz z jego opcjonalnym adresem powiadomień, są szyfrowane w spoczynku na poziomie aplikacji; pliki dowodowe i nagrania audio są szyfrowane w spoczynku kluczem szyfrowania danych właściwym dla klienta, chronionym przez regionalną usługę zarządzania kluczami; baza danych jest dodatkowo chroniona szyfrowaniem na poziomie dysku; cały ruch do i z usługi jest szyfrowany podczas przesyłania za pomocą TLS. Kontrola dostępu: każdy użytkownik posiada imienne konto indywidualne, uwierzytelniane dla danego klienta; po przesłaniu zgłoszenia jego treść jest widoczna dla każdego uwierzytelnionego członka zespołu danego klienta, przy czym przydzielanie spraw, blokada prawna, ręczne usunięcie oraz zmiany zasad kontroli dostępu są zastrzeżone dla administratorów klienta, natomiast bieżące zmiany statusu sprawy oraz poziomu przechowywania są dostępne dla każdego uwierzytelnionego członka zespołu. Zgłoszenie przesłane anonimowo nie obejmuje żadnego pola tożsamości — a nie tylko ukrytego — dzięki czemu nie ma niczego do ujawnienia, niezależnie od tego, który członek zespołu je przegląda. Bezpieczeństwo personelu: imienne konta indywidualne z uwierzytelnianiem wieloskładnikowym dla całego dostępu administracyjnego Provoxis, autoryzacja zgodnie z zasadą minimalnych uprawnień, brak współdzielonych poświadczeń, proces przyjęcia i odejścia oraz weryfikacja przeszłości personelu mającego dostęp do środowiska produkcyjnego w zakresie dozwolonym przez prawo. Bezpieczne wytwarzanie oprogramowania: wzajemny przegląd kodu, analiza zależności i analiza statyczna, zarządzanie zmianami, rozdzielone środowiska oraz brak produkcyjnej treści zgłoszeń w środowiskach deweloperskich lub testowych. Zarządzanie podatnościami: regularne aktualizacje, okresowe skanowanie podatności oraz co najmniej coroczne testy penetracyjne platformy przez stronę trzecią, przy czym istotne ustalenia są usuwane w kolejności priorytetów opartej na ryzyku. Rejestrowanie i monitorowanie: scentralizowane rejestrowanie infrastruktury i aplikacji w obrębie regionu oraz alerty w przypadku nietypowego lub uprzywilejowanego dostępu. Możliwość prześledzenia: niezmienny dziennik audytu rejestruje każde odczytanie treści zgłoszenia oraz każde działanie uprzywilejowane (ustanowienie lub zniesienie blokady prawnej, ręczne usunięcie, zmiana zasad przechowywania lub kontroli dostępu, eksport dziennika audytu). Minimalizacja danych: do przesłania zgłoszenia nie jest wymagane żadne pole tożsamości; identyfikujące metadane (EXIF/GPS, autor dokumentu i historia zmian) są usuwane z przesłanych plików dowodowych po stronie serwera w momencie przesyłania, bez zachowywania kopii nieoczyszczonej. Zgłoszenia ustne: dźwięk jest przed zapisem wewnętrznie przetwarzany z przesunięciem wysokości i formantów; oryginalne nagranie nigdy nie jest przechowywane i nie jest wykorzystywana żadna zewnętrzna usługa transkrypcji. Reagowanie na incydenty: udokumentowany plan z określonymi rolami, powiadamianie klienta zgodnie z sekcją 9 oraz przegląd poincydentalny. Odporność i ciągłość działania: zautomatyzowane, szyfrowane kopie zapasowe bazy danych na region z okresowymi testami odtwarzania; usługa działa na jednej instancji na region bez automatycznego przełączania awaryjnego i nie zapewnia żadnego zobowiązania dotyczącego czasu ani punktu odtworzenia poza odtwarzaniem opartym na kopiach zapasowych. Organizacyjne: obowiązki zachowania poufności dla całego personelu, szkolenia z zakresu ochrony danych, dostęp z minimalnymi uprawnieniami dla personelu wsparcia oraz udokumentowany rejestr podprocesorów utrzymywany w zgodności ze środowiskiem produkcyjnym, z postanowieniami umownymi nie mniej rygorystycznymi niż niniejsza DPA.

Obecni upoważnieni podprocesorzy, ich cel oraz miejsca przetwarzania są wymienieni w rejestrze podprocesorów poniżej, który stanowi część niniejszego Załącznika. Na dzień ostatniej aktualizacji niniejszej DPA są to: Amazon Web Services (hosting w chmurze, szyfrowane przechowywanie dowodów i nagrań audio, zarządzanie kluczami i DNS; przetwarzanie w EOG we Frankfurcie); Stripe (rozliczenia subskrypcji i przetwarzanie kart płatniczych; głównie w Stanach Zjednoczonych, na podstawie własnych standardowych klauzul umownych i brytyjskiego Aneksu); oraz Mailgun (dostarczanie wiadomości transakcyjnych, z infrastruktury UE, zawierających jedynie metadane sprawy i link z powrotem do produktu, nigdy pełną treść zgłoszenia). Zmiany są regulowane sekcją 7 i odnotowywane w dzienniku „Zmiany na tej liście" na tej samej stronie.

Pytania dotyczące niniejszej DPA lub prośbę o kopię z kontrasygnatą można kierować na adres support@provoxis.com. Inspektorem ochrony danych Provoxis jest [DATA PROTECTION OFFICER — NOT YET APPOINTED / REQUIREMENT NOT YET DETERMINED]. Przedstawicielem Provoxis w Unii Europejskiej do celów art. 27 RODO UE jest [GDPR ART. 27 EU REPRESENTATIVE — NOT YET APPOINTED].