Zaufanie i zgodność

Polityka prywatności

Ostatnia aktualizacja: 2026-10-09

Niniejsza polityka wyjaśnia, jakie dane osobowe gromadzi Provoxis Ltd („Provoxis", „my"), dlaczego, w jaki sposób są one chronione oraz jakie przysługują Państwu prawa — dla osób odwiedzających tę stronę internetową, dla organizacji („klientów") korzystających z subskrypcji Provoxis oraz dla osób korzystających z kanału zgłoszeń danego klienta. Została ona sporządzona zgodnie z brytyjskim RODO i unijnym RODO. Należy ją czytać łącznie z naszymi warunki korzystania z usługi oraz naszą umowa powierzenia przetwarzania danych, które regulują tę samą relację z różnych perspektyw.

Kim jesteśmy

Provoxis Ltd, numer rejestracyjny 17472067, z siedzibą pod adresem Grosvenor House, 3 Chapel Street, Congleton, England, CW12 4AB, jest administratorem danych opisanym w niniejszej polityce wszędzie tam, gdzie mowa o danych, które przetwarzamy jako administrator (zob. „Dwie różne role" poniżej), oraz podmiotem przetwarzającym wszędzie tam, gdzie mowa o danych zgłoszeń przetwarzanych na zlecenie klienta. Nasze dane kontaktowe, nasz punkt kontaktowy ds. ochrony danych oraz — po ich wyznaczeniu — nasz inspektor ochrony danych i nasz przedstawiciel na podstawie art. 27 unijnego RODO są podane w sekcji „Jak się z nami skontaktować" na końcu.

Dwie różne role, dwie różne sekcje

Provoxis działa w dwóch odrębnych rolach, a niniejsza polityka jest odpowiednio podzielona. Jako **administrator danych**, decydujemy, dlaczego i jak przetwarzamy dane osób odwiedzających tę stronę, naszych potencjalnych i płacących klientów oraz indywidualnych kont personelu (administratorów, osób obsługujących sprawy) tworzonych przez klientów. Jako **podmiot przetwarzający**, przetwarzamy treść zgłoszeń i dane sygnalistów na zlecenie klienta, ściśle według instrukcji tego klienta oraz naszej umowa powierzenia przetwarzania danych — w odniesieniu do tych danych administratorem jest organizacja klienta, a nie Provoxis. Jeśli przesłali Państwo zgłoszenie za pośrednictwem kanału zgłoszeń klienta, niniejsza polityka wyjaśnia, w jaki sposób te dane są technicznie przetwarzane i chronione, jednak własna informacja o prywatności danego klienta — wyświetlana na jego formularzu zgłoszeniowym — jest podstawowym źródłem informacji o tym, w jaki sposób ten klient, jako administrator, wykorzystuje te dane.

Dane, które gromadzimy

Ta sekcja opisuje każdą kategorię danych osobowych przetwarzanych przez usługę, pogrupowaną według tego, kogo dotyczą. Podsekcje oznaczone jako „przetwarzane na zlecenie klienta" dotyczą danych, w odniesieniu do których administratorem jest klient, a nie Provoxis.

Osoby odwiedzające stronę

Podczas przeglądania tej strony internetowej prowadzimy własne podstawowe, zbiorcze statystyki korzystania — które strony są przeglądane, z jakiego kraju, z jakiej witryny odsyłającej oraz, jeśli trafili Państwo za pośrednictwem linku kampanii, znaczniki kampanii (utm_source, utm_medium, utm_campaign) zawarte w adresie tego linku. Pomiary te są prowadzone na naszych własnych serwerach, bez plików cookie i bez żadnego identyfikatora przechowywanego na Państwa urządzeniu. Aby ustalić przybliżony kraj, krótkotrwale przetwarzamy Państwa adres IP przy użyciu lokalnej bazy danych na licencji DB-IP (która wymaga oznaczenia „IP Geolocation by DB-IP"); sam adres IP nigdy nie jest zapisywany w dzienniku ani przechowywany. Aby liczyć unikalnych użytkowników bez ich śledzenia, każda zarejestrowana odsłona strony zawiera jednokierunkowy kod użytkownika, wyprowadzany codziennie na nowo z Państwa adresu IP i przeglądarki, którego nie da się odwrócić ani powiązać z dnia na dzień — i który jest całkowicie usuwany w ciągu około dwóch dni, po policzeniu zdarzeń z danego dnia. Poszczególne rekordy są przechowywane maksymalnie przez 90 dni; później zachowywane są wyłącznie anonimowe dane zbiorcze. Związek z plikami cookie wyjaśniono poniżej, w części „Pliki cookie".

Potencjalni i płacący klienci

Gdy organizacja rejestruje się w Provoxis, gromadzimy imię i nazwisko oraz adres e-mail rejestrującego administratora, nazwę firmy organizacji i wybraną subdomenę, a także dane rozliczeniowe (przetwarzane przez naszego dostawcę usług płatniczych, Stripe — nigdy nie widzimy ani nie przechowujemy pełnych numerów kart samodzielnie). Odnotowujemy również, że rejestrujący administrator zaakceptował warunki korzystania z usługi, niniejszą politykę prywatności oraz umowę powierzenia przetwarzania danych, a także którą wersję zaakceptował i kiedy. Wykorzystujemy te dane do utworzenia konta klienta, obsługi subskrypcji (stała stawka za klienta, rozliczana za pośrednictwem Stripe), prowadzenia zapisu porozumienia między nami oraz komunikacji z klientem w sprawach dotyczących jego konta. Jeśli skontaktują się Państwo z naszym adresem handlowym lub pomocy technicznej, przetwarzamy również treść tej korespondencji oraz Państwa dane kontaktowe (zob. „Pomoc techniczna i pozostała korespondencja" poniżej).

Konta personelu klienta (administratorzy i osoby obsługujące sprawy)

Konta własnych administratorów i osób obsługujących sprawy danego klienta zawierają imię i nazwisko, adres e-mail, rolę oraz dane uwierzytelniające: zahaszowane hasło (samego hasła nigdy nie przechowujemy) oraz — jeśli włączono uwierzytelnianie dwuskładnikowe — powiązany sekret i jednorazowe kody odzyskiwania. Przechowujemy także podstawowe zapisy logowań (na przykład godzinę ostatniego logowania) niezbędne do działania i zabezpieczenia konta. Dane te są przechowywane w bazie danych regionu przypisanego temu klientowi, a nie we wspólnej bazie centralnej, dzięki czemu wykaz personelu klienta objęty jest tą samą gwarancją rezydencji regionalnej co treść zgłoszeń, którymi się zajmuje. Gdy imię i nazwisko tej samej osoby pojawi się następnie w notatce do sprawy lub w dzienniku audytu, taki wpis stanowi dane zgłoszenia (zob. poniżej), a administratorem tych danych jest klient. Jeśli połączą Państwo swoje konta w przestrzeniach roboczych kilku klientów, aby móc się między nimi przełączać, przechowujemy również powiązanie między tymi kontami. Tworzą je wyłącznie Państwo sami, będąc zalogowanymi; istnieje ono tylko między przestrzeniami roboczymi w tym samym regionie i jest usuwane, gdy rozłączą Państwo przestrzeń roboczą lub gdy konto zostanie usunięte. Widzą Państwo nazwy własnych połączonych przestrzeni roboczych. Każdy klient może zobaczyć jedynie, że Państwa konto jest połączone z innymi przestrzeniami roboczymi, nigdy z którymi. Żadne dane zgłoszeń nie są przekazywane między przestrzeniami roboczymi.

Dane zgłoszeń i spraw (przetwarzane na zlecenie klienta)

Zgłoszenie sygnalisty — treść pisemnego zgłoszenia, opcjonalne załączniki dowodowe, zanonimizowane nagranie audio w przypadku korzystania z kanału ustnego oraz wiadomości wymieniane z osobą obsługującą sprawę — wraz z zbudowanymi wokół niego metadanymi sprawy (kodem referencyjnym, kategorią, statusem, znacznikami czasu i terminami) jest przetwarzane przez Provoxis ściśle według instrukcji klienta, w ramach naszej umowa powierzenia przetwarzania danych z tym klientem. Zgłoszenie anonimowe jest zawsze dostępne; klient nie może go wyłączyć ani uzależnić złożenia zgłoszenia od identyfikacji. Zgłoszenie może ze swej natury zawierać szczególne kategorie danych oraz informacje o przestępstwach lub zarzutach karnych — zob. „Szczególne kategorie danych" poniżej. Ponieważ administratorem tych danych jest klient, to jego własna informacja o prywatności reguluje ich wykorzystanie.

Zapobieganie nadużyciom w formularzach publicznych

Aby zapobiec zautomatyzowanym nadużyciom w formularzach publicznych — formularzu zgłoszeniowym, logowaniu do portalu sygnalisty, formularzu resetowania hasła i bezpłatnym generatorze polityk — krótkotrwale przetwarzamy adres IP, z którego pochodzi żądanie. Służy on wyłącznie do ograniczenia liczby żądań, jakie można wysłać z tego samego adresu w krótkim okresie czasu. Jest przechowywany w krótkotrwałej pamięci operacyjnej, która wygasa samoczynnie, nigdy nie jest zapisywany w dzienniku, nigdy nie jest przechowywany po upływie tego okresu i nigdy nie jest powiązany ze zgłoszeniem ani wykorzystywany do identyfikacji sygnalisty.

Pomoc techniczna i pozostała korespondencja

Gdy piszą Państwo na nasz adres pomocy technicznej lub handlowy, albo gdy personel klienta zgłasza wniosek o pomoc techniczną, przetwarzamy Państwa imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść wiadomości i jej załączniki — które mogą zawierać informacje o sprawie, jeśli zdecydują się Państwo je zawrzeć. Wykorzystujemy to wyłącznie w celu udzielenia odpowiedzi, prowadzenia zapisu wniosku i naszej odpowiedzi oraz doskonalenia naszej pomocy technicznej. Prosimy, aby treść zgłoszeń i tożsamość sygnalistów nie były przesyłane do nas pocztą e-mail; jeśli wiadomość nieuchronnie je zawiera, traktujemy ją zgodnie z tymi samymi zasadami poufności i bezpieczeństwa co pozostałą część usługi.

Dzienniki usługi i bezpieczeństwa

Nasza aplikacja zapisuje dzienniki techniczne — błędy, ostrzeżenia oraz zapisy działań uprzywilejowanych lub nietypowych — w regionalnym systemie rejestrowania, wykorzystywanym do utrzymania działania i bezpieczeństwa usługi. Usługa otrzymuje adres IP, z którego pochodzi każde żądanie, i wykorzystuje go przejściowo do opisanych powyżej limitów zapobiegania nadużyciom oraz do przybliżonego ustalania kraju, ale nie jest on zapisywany w tych dziennikach i nie prowadzimy odrębnego dziennika dostępu serwera WWW, który by go rejestrował. Gdyby to się kiedykolwiek zmieniło (na przykład jeśli w przyszłości dodamy moduł równoważenia obciążenia lub zaporę aplikacji internetowych przechowującą dzienniki dostępu), ujawnimy to tutaj oraz w rejestr podprocesorów, będziemy przechowywać takie dzienniki wyłącznie przez krótki czas i nigdy nie wykorzystamy ich do identyfikacji sygnalisty. Dzienniki są przechowywane wyłącznie tak długo, jak jest to konieczne dla bezpieczeństwa i rozwiązywania problemów, a następnie usuwane.

Dziennik audytu (przetwarzany na zlecenie klienta)

Dla każdego klienta prowadzimy niezmienny dziennik audytu, który rejestruje każdy odczyt zgłoszenia, notatki do sprawy, pliku dowodowego lub nagrania audio oraz każdą czynność uprzywilejowaną (nałożenie lub zniesienie zabezpieczenia prawnego, ręczne usunięcie, zmianę ustawień przechowywania lub kontroli dostępu, eksport dziennika audytu). Każdy wpis odnotowuje, kto, co i kiedy zrobił. Administratorzy klienta mogą przeglądać i eksportować własny dziennik audytu. Stanowi on dane zgłoszenia — administratorem jest klient — i jest przechowywany przez cały okres istnienia sprawy, której dotyczy.

Pliki cookie

Stosujemy wyłącznie ściśle niezbędne i funkcjonalne pliki cookie. Nie ustawiamy reklamowych ani analitycznych plików cookie i nie stosujemy żadnego śledzenia przez podmioty trzecie — opisane powyżej statystyki korzystania ze strony są mierzone na naszych własnych serwerach, bez plików cookie. Nie korzystamy z Google Analytics ani żadnego porównywalnego produktu i nie śledzimy Państwa na innych stronach internetowych. Ponieważ każdy stosowany przez nas plik cookie jest albo ściśle niezbędny, albo funkcjonalnym plikiem cookie, którym sterują Państwo, wybierając język, żaden baner zgody nie jest wymagany i żaden nie jest wyświetlany. Pliki cookie to:

Plik cookie	Ustawiony przez	Cel	Czas przechowywania
provoxis-locale	Provoxis (podmiot pierwszej strony)	Zapamiętuje wybrany przez Państwa język, aby strony ładowały się w tym języku. Funkcjonalny; ustawiany dopiero po aktywnym wybraniu języka.	Do 1 roku
__Host-provoxis-session	Provoxis (podmiot pierwszej strony)	Utrzymuje zalogowanie członka personelu klienta podczas przechodzenia między stronami aplikacji administracyjnej. Ustawiany również podczas rejestracji nowego klienta oraz na stronie generatora procedury zgłaszania nieprawidłowości, aby zabezpieczyć jego formularz. Ściśle niezbędny; nigdy nie jest ustawiany dla sygnalistów ani na pozostałych stronach tej witryny.	Sesja / do 2 godz. bezczynności
Pliki cookie Stripe (__stripe_mid, __stripe_sid)	Podmiot trzeci	Ustawiane przez Stripe na stronach rejestracji i rozliczeń w celu bezpiecznego przetworzenia płatności i wykrywania oszustw kartowych. Ściśle niezbędne do przyjęcia płatności. Szczegóły w polityce prywatności Stripe.	Od sesji do 1 roku

Jak wykorzystujemy te dane

Wykorzystujemy powyżej opisane dane w celu: świadczenia i obsługi usługi (kanału zgłoszeń, obsługi spraw, portalu sygnalisty oraz powiązanych powiadomień i rejestrowania audytu); tworzenia kont klientów i personelu oraz zarządzania nimi; obsługi rozliczeń subskrypcji i prowadzenia zapisów wymaganych przez prawo podatkowe i prawo spółek; wysyłania powiadomień związanych z kontem, bezpieczeństwem i usługą (w tym przypomnień o terminach dla osób obsługujących sprawy u klienta); odpowiadania na zapytania dotyczące pomocy technicznej i sprzedaży; utrzymywania bezpieczeństwa usługi, jej danych i użytkowników oraz zapobiegania nadużyciom; rozumienia na poziomie zbiorczym, które strony i zasoby tej witryny są przydatne; prowadzenia zapisu porozumień między nami i ich akceptacji przez Państwa; oraz wypełniania naszych własnych obowiązków prawnych, w tym w zakresie ochrony danych. Nie wykorzystujemy tych danych do żadnego celu niezgodnego z powyższymi.

Podstawy prawne przetwarzania (dane, które przetwarzamy jako administrator)

Tam, gdzie do danych przetwarzanych przez nas jako administrator zastosowanie ma brytyjskie lub unijne RODO, opieramy się na następujących podstawach prawnych. W przypadku danych zgłoszeń przetwarzanych przez nas jako podmiot przetwarzający klienta to klient określa podstawę prawną we własnej informacji o prywatności.

Wykonanie umowy — utworzenie i obsługa konta, z którego korzysta klient lub sygnalista, świadczenie usługi i przyjęcie płatności. Bez tych danych nie możemy świadczyć usługi.
Wypełnienie obowiązku prawnego — prowadzenie zapisów rozliczeniowych, podatkowych i księgowych; odpowiadanie na ważne wnioski o wykonanie praw w zakresie ochrony danych; przechowywanie oraz, gdy wymaga tego prawo, ujawnianie danych; a także nasze własne obowiązki dotyczące obsługi incydentów bezpieczeństwa i prowadzenia rejestrów.
Nasze prawnie uzasadnione interesy, o ile nie są one nadrzędne wobec Państwa praw — utrzymywanie bezpieczeństwa usługi i jej danych, zapobieganie nadużyciom formularzy publicznych i ich badanie, prowadzenie dzienników usługi i bezpieczeństwa, rozumienie zbiorczego korzystania z witryny bez śledzenia osób, wysyłanie powiadomień dotyczących usługi i bezpieczeństwa, przechowywanie dowodu akceptacji porozumień oraz prowadzenie naszej działalności (w tym odpowiadanie na zapytania oraz, jeśli do tego dojdzie, sprzedaż lub reorganizacja przedsiębiorstwa).
Zgoda — w jedynym przypadku, w którym o nią prosimy: przed nagraniem zgłoszenia ustnego sygnalista jest proszony o wyrażenie zgody na nagrywanie i może odtworzyć oraz usunąć nagranie przed jego przesłaniem. Mogą Państwo wycofać zgodę w dowolnym momencie, bez wpływu na przetwarzanie już dokonane. Nie opieramy się na zgodzie w odniesieniu do podstawowej usługi, ponieważ anonimowe zgłaszanie musi być zawsze dostępne bezwarunkowo.

Szczególne kategorie danych i dane dotyczące przestępstw

Zgłoszenie sygnalisty może ze swej natury ujawniać szczególne kategorie danych — takie jak dane dotyczące zdrowia, pochodzenia rasowego lub etnicznego, poglądów politycznych, przekonań religijnych lub światopoglądowych, przynależności do związków zawodowych, albo życia seksualnego lub orientacji seksualnej osoby — a ponieważ kanał ustny rejestruje głos osoby, może zawierać dane biometryczne. Zgłoszenie może również dotyczyć przestępstw lub zarzutów karnych. W odniesieniu do tych danych administratorem jest klient, który we własnej informacji o prywatności wskazuje warunek dopuszczający przetwarzanie — w przypadku kanału zgłoszeń jest to zazwyczaj ważny interes publiczny, wypełnienie obowiązków wynikających z prawa pracy lub prawa spółek, albo prawo krajowe wdrażające unijną dyrektywę o ochronie sygnalistów. Provoxis przetwarza je wyłącznie na polecenie klienta i stosuje zabezpieczenia określone w Załączniku II do umowa powierzenia przetwarzania danych: dostęp oparty na rolach egzekwowany poniżej interfejsu, pseudonimizację tożsamości sygnalisty za numerem referencyjnym sprawy, szyfrowanie dowodów i nagrań audio, usuwanie po stronie serwera identyfikujących metadanych z przesyłanych plików, przesunięcie wysokości i formantów dźwięku wykonywane wewnętrznie, przy czym surowe nagranie nigdy nie jest przechowywane, oraz niezmienny dziennik audytu.

Brak zautomatyzowanego podejmowania decyzji

Nie podejmujemy zautomatyzowanych decyzji wywołujących wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływających, i nie profilujemy Państwa. Segregacja, ocena i rozstrzygnięcie spraw są podejmowane przez pracowników klienta, a nie przez oprogramowanie, a treść zgłoszeń nigdy nie jest przekazywana do modelu SI w celu punktacji, oceny lub trenowania.

Z kim udostępniamy dane

Nie sprzedajemy danych osobowych i nie udostępniamy ich do celów reklamowych. Ujawniamy je wyłącznie następującym kategoriom odbiorców:

Podprocesorzy, którzy przetwarzają dane w naszym imieniu na podstawie umowy — obecnie nasz dostawca hostingu w chmurze, nasz dostawca usług płatniczych i nasz dostawca poczty transakcyjnej. Każdy z nich jest wymieniony, wraz z celem, miejscem przetwarzania i odnośnikiem do jego własnych warunków przetwarzania danych, w naszym rejestr podprocesorów. Ta sama strona zawiera naszą umowa powierzenia przetwarzania danych w całości.
Doradcy zawodowi — prawnicy, księgowi, audytorzy i ubezpieczyciele — zobowiązani do zachowania poufności, w zakresie niezbędnym do prowadzenia i ochrony działalności.
Sądy, organy regulacyjne, organy ścigania i inne organy publiczne, gdy jesteśmy prawnie zobowiązani do ujawnienia danych lub musimy ustalić, dochodzić lub bronić roszczeń. W przypadku danych przetwarzanych przez nas jako podmiot przetwarzający klienta nie udzielamy merytorycznej odpowiedzi na takie żądanie — kierujemy organ do klienta i kwestionujemy żądania bezprawne lub nadmiernie szerokie, jak opisano w umowa powierzenia przetwarzania danych.
Nabywca lub podmiot będący następcą prawnym oraz jego doradcy, jeśli sprzedamy lub zreorganizujemy całość lub część działalności — w takim przypadku dane pozostają objęte polityką co najmniej równie ochronną jak niniejsza, a my powiadomimy o tym klientów, których to dotyczy.

Gdzie dane są przechowywane i przetwarzane

Treść zgłoszeń oraz dane kont personelu klienta nigdy nie są przechowywane ani przetwarzane poza regionem przypisanym temu klientowi. Każdy region — serwery aplikacyjne, baza danych, pamięć podręczna, procesy kolejkowe i przechowywanie obiektów — stanowi kompletną, niezależną infrastrukturę; dane zgłoszeń nie są przekazywane ani replikowane do innego regionu. W momencie uruchomienia aktywny jest wyłącznie region UE (Frankfurt); region Wielkiej Brytanii (Londyn) istnieje jako infrastruktura, lecz nie jest jeszcze aktywowany dla nowych klientów. Rejestr klientów i metadane rozliczeniowe (który klient odpowiada któremu regionowi, status subskrypcji), a także opisane powyżej statystyki witryny, są przechowywane centralnie, na infrastrukturze zlokalizowanej w regionie UE, i nigdy nie zawierają treści zgłoszeń.

Środki bezpieczeństwa

Pliki dowodowe i nagrania audio są szyfrowane w spoczynku za pomocą unikalnego dla każdego klienta klucza szyfrującego, zarządzanego przez regionalną usługę zarządzania kluczami; zawartość bazy danych jest chroniona szyfrowaniem na poziomie dysku. Cały ruch do i z usługi jest szyfrowany podczas przesyłania (TLS). Dostęp do treści zgłoszeń jest ograniczony na podstawie roli, egzekwowanej na poziomie warstwy kontroli dostępu aplikacji, a nie tylko interfejsu; każdy odczyt zgłoszenia, pliku dowodowego lub nagrania audio, a także każda czynność uprzywilejowana, jest rejestrowana w opisanym powyżej niezmiennym dzienniku audytu. Personel Provoxis uzyskuje dostęp do treści spraw klienta wyłącznie wtedy, gdy klient zwraca się o pomoc, która tego wymaga, lub gdy jest to ściśle niezbędne do utrzymania bezpieczeństwa usługi, a każdy taki dostęp jest rejestrowany. Pełny zestaw środków technicznych i organizacyjnych określono w Załączniku II do umowa powierzenia przetwarzania danych.

Uwaga dotycząca dostępności

Powyższe zobowiązania w zakresie bezpieczeństwa i rezydencji obowiązują od dnia uruchomienia usługi. Dostępność usługi nie jest objęta taką gwarancją: w momencie uruchomienia działa jedna instancja na region, bez automatycznego przełączania awaryjnego ani gwarantowanego zobowiązania dotyczącego czasu działania. Nie przedstawiamy tej usługi jako wysoce dostępnej ani objętej umową SLA dotyczącą czasu działania.

Jak długo przechowujemy dane

Dane osobowe przechowujemy wyłącznie tak długo, jak jest to konieczne do celu, w którym zostały zebrane, a następnie usuwamy je lub nieodwracalnie anonimizujemy. Główne okresy przechowywania to:

Dane zgłoszeń i spraw — wielopoziomowy harmonogram: zgłoszenia ocenione jako niemieszczące się w zakresie są usuwane w ciągu 2 miesięcy od tej oceny; sprawy, w których wszczęto postępowanie dyscyplinarne lub sądowe, są przechowywane do zakończenia tego postępowania (w tym ewentualnego odwołania); pozostałe zamknięte, zasadne sprawy są przechowywane przez okres określony w prawie krajowym wdrażającym unijną dyrektywę o ochronie sygnalistów w kraju rejestracji klienta, jeżeli takie prawo określa taki okres — zazwyczaj od 3 miesięcy do 5 lat wśród przeanalizowanych przez nas krajów — lub domyślnie przez 5 lat, jeżeli nie określa. Administrator klienta może nałożyć zabezpieczenie prawne, które zawiesza ten harmonogram, lub w dowolnym momencie zażądać ręcznego usunięcia z podaniem uzasadnienia, rejestrowanego w dzienniku audytu.
Dane kont klientów i personelu — przechowywane przez czas trwania aktywnej subskrypcji i usuwane, zgodnie z harmonogramem w umowie powierzenia przetwarzania danych, po jej zakończeniu. Zapisy rozliczeniowe, podatkowe i księgowe są następnie przechowywane przez okres wymagany przez prawo podatkowe i prawo spółek (zazwyczaj do 7 lat).
Zapisy dotyczące tego, którą wersję warunków korzystania z usługi, polityki prywatności i umowy powierzenia przetwarzania danych klient zaakceptował i kiedy — przechowywane przez cały okres istnienia konta oraz przez okres przedawnienia po jego zamknięciu.
Zaszyfrowane kopie zapasowe — przechowywane w krótkim cyklu rotacyjnym (nie dłużej niż 30 dni) i nadpisywane w zwykłym toku; dane usunięte z działającej usługi znikają z kopii zapasowych w ramach tego cyklu.
Statystyki witryny — poszczególne rekordy przez maksymalnie 90 dni (zawarty w nich kod użytkownika jest usuwany w ciągu około 2 dni); później przechowywane są wyłącznie anonimowe dane zbiorcze, które nie są danymi osobowymi.
Dzienniki usługi i bezpieczeństwa oraz korespondencja z pomocą techniczną — przechowywane wyłącznie tak długo, jak jest to konieczne dla bezpieczeństwa, rozwiązywania problemów oraz obsługi wniosku i wszelkich działań następczych, a następnie usuwane.

W przypadku naruszenia ochrony danych

Utrzymujemy plan reagowania na incydenty. Jeśli naruszenie ochrony danych osobowych dotyczy danych, które przetwarzamy jako administrator, ocenimy je i — gdy wymaga tego prawo — zawiadomimy właściwy organ nadzorczy w ciągu 72 godzin oraz bez zbędnej zwłoki poinformujemy osoby, których to dotyczy, jeśli naruszenie może powodować dla nich wysokie ryzyko. Jeśli naruszenie dotyczy danych, które przetwarzamy dla klienta, zawiadamiamy tego klienta bez zbędnej zwłoki, a w każdym razie w ciągu 72 godzin od stwierdzenia naruszenia, aby klient — jako administrator — mógł wypełnić własne obowiązki w zakresie zawiadamiania, jak opisano w umowa powierzenia przetwarzania danych.

Państwa prawa

Z zastrzeżeniem obowiązującego prawa mają Państwo prawo do: żądania dostępu do danych osobowych, które przetwarzamy na Państwa temat; sprostowania nieprawidłowych danych; usunięcia danych; ograniczenia określonego przetwarzania lub wniesienia wobec niego sprzeciwu; otrzymania w formacie przenośnym danych, które nam Państwo przekazali; oraz — tam, gdzie opieramy się na zgodzie — wycofania jej w dowolnym momencie. Skorzystanie z tych praw nie spowoduje mniej korzystnego traktowania.

W przypadku danych, które Provoxis przetwarza jako administrator (ta strona internetowa, Państwa konto jako administratora lub osoby obsługującej sprawy u klienta, dokumentacja rozliczeniowa, korespondencja z nami), prosimy o kontakt z wykorzystaniem danych podanych na końcu niniejszej polityki. Odpowiadamy w ciągu miesiąca; w przypadku wniosków skomplikowanych lub licznych możemy przedłużyć ten termin o kolejne dwa miesiące i poinformujemy Państwa o tym. Nie pobieramy opłaty, chyba że wniosek jest w sposób oczywisty nieuzasadniony lub nadmierny. Przed podjęciem działań możemy być zobowiązani do zweryfikowania Państwa tożsamości. Jeśli Państwa dane zostały przesłane w ramach zgłoszenia do konkretnego klienta, ten klient jest administratorem tych danych i właściwym pierwszym punktem kontaktu; w zakresie, w jakim Provoxis przetwarza te dane jako podmiot przetwarzający, pomagamy klientowi, a administratorzy klienta dysponują narzędziami samoobsługowymi do eksportu lub usunięcia sprawy.

Mają Państwo również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego ds. ochrony danych — w Wielkiej Brytanii do Information Commissioner's Office (ico.org.uk); w EOG do organu Państwa kraju zamieszkania lub pracy. Będziemy wdzięczni za możliwość wcześniejszego zajęcia się Państwa sprawą. Może również przysługiwać Państwu prawo do skutecznego środka ochrony prawnej przed sądem.

Przekazywanie danych za granicę

Treść zgłoszeń oraz dane kont personelu pozostają w regionie przypisanym danemu klientowi i nie są przekazywane międzynarodowo. Provoxis Ltd obsługuje i wspiera platformę z Wielkiej Brytanii, w związku z czym nasz personel uzyskuje dostęp do danych regionu UE z Wielkiej Brytanii; opiera się to na decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony w odniesieniu do Wielkiej Brytanii, przy czym unijne standardowe klauzule umowne są włączone do umowa powierzenia przetwarzania danych jako udokumentowany mechanizm zapasowy na wypadek wygaśnięcia tej decyzji. W przypadku danych, które przetwarzamy jako administrator, nasz dostawca usług płatniczych Stripe przetwarza dane rozliczeniowe głównie w Stanach Zjednoczonych na podstawie własnych standardowych klauzul umownych i brytyjskiego aneksu; nasi pozostali podprocesorzy przetwarzają dane w EOG. Gdy przekazywanie opiera się na standardowych klauzulach umownych, mogą Państwo zwrócić się do nas o ich kopię, korzystając z danych kontaktowych podanych poniżej.

Dane dzieci

Ta usługa jest przeznaczona do użytku przez organizacje i ich personel, sygnalistów oraz osoby odwiedzające stronę działające w charakterze zawodowym lub jako osoby dorosłe. Nie jest skierowana do dzieci i nie gromadzimy świadomie danych dzieci. Zgłoszenie przesłane za pośrednictwem kanału klienta może wspominać o dziecku; dane te są przetwarzane przez klienta jako administratora na podstawie jego własnej informacji o prywatności.

Odnośniki do podmiotów trzecich

Ta strona internetowa oraz nasze dokumenty odsyłają do stron internetowych podmiotów trzecich — na przykład do własnych warunków przetwarzania danych każdego podprocesora. Nie odpowiadamy za treść ani praktyki w zakresie prywatności tych stron; podczas ich odwiedzania obowiązują ich własne polityki.

Zmiany w niniejszej polityce

Możemy od czasu do czasu aktualizować niniejszą politykę. W przypadku istotnych zmian zaktualizujemy powyższą datę „ostatniej aktualizacji" oraz, w stosownych przypadkach, poinformujemy bezpośrednio administratorów klientów. Ponieważ warunki korzystania z usługi, niniejsza polityka prywatności i umowa powierzenia przetwarzania danych są akceptowane łącznie przy rejestracji, istotna zmiana znajduje odzwierciedlenie w wersji akceptacji zapisanej na koncie. Obowiązującą wersją jest zawsze wersja opublikowana tutaj; wcześniejszą wersję możemy udostępnić na żądanie.

Które prawo ma zastosowanie

Provoxis jest oferowany organizacjom mającym siedzibę w Wielkiej Brytanii i Europejskim Obszarze Gospodarczym, a niniejsza polityka została sporządzona zgodnie z brytyjskim RODO i unijnym RODO. Nie kierujemy usługi do osób w innych jurysdykcjach ani nie oferujemy jej im świadomie, a niniejsza polityka nie ma na celu odniesienia się do przepisów o ochronie prywatności obowiązujących w innych regionach.

Jak się z nami skontaktować

W sprawie pytań dotyczących niniejszej polityki lub w celu wykonania swoich praw w odniesieniu do danych, które przetwarzamy jako administrator, prosimy o kontakt pod adresem support@provoxis.com lub listownie na adres Provoxis Ltd, Grosvenor House, 3 Chapel Street, Congleton, England, CW12 4AB.

Punkt kontaktowy ds. ochrony danych: support@provoxis.com.

Inspektor ochrony danych: [DATA PROTECTION OFFICER — NOT YET APPOINTED / REQUIREMENT NOT YET DETERMINED].

Przedstawiciel w Unii Europejskiej dla celów art. 27 unijnego RODO: [GDPR ART. 27 EU REPRESENTATIVE — NOT YET APPOINTED].

Mogą Państwo również wnieść skargę do organu nadzorczego — Information Commissioner's Office w Wielkiej Brytanii lub organu właściwego dla Państwa kraju w EOG.