Vorlage für eine Hinweisgeberrichtlinie

1. Einleitung

[Company name] verpflichtet sich, seine Geschäfte mit Ehrlichkeit und Integrität zu führen, und erwartet von allen, die für uns oder mit uns arbeiten, dass sie sich dieser Verpflichtung anschließen. Diese Richtlinie legt fest, wie [Company name] es Beschäftigten und anderen Personen, die im Rahmen ihrer Arbeit mit der Organisation in Kontakt kommen, ermöglicht, einen Missstand zu melden, und wie [Company name] mit diesen Meldungen umgeht. Sie wird im Rahmen der EU-Hinweisgeberschutzrichtlinie (2019/1937), wie in nationales Recht umgesetzt — [your country] erlassen und ist ergänzend zu — nicht anstelle von — diesem Recht zu lesen.

2. Anwendungsbereich

Diese Richtlinie gilt für alle Personen, die eine arbeitsbezogene Verbindung zu [Company name] haben: Beschäftigte, ehemalige Beschäftigte, Bewerberinnen und Bewerber, Leiharbeitnehmerinnen und Leiharbeitnehmer, Auftragnehmerinnen und Auftragnehmer, Selbstständige, Freiwillige, Praktikantinnen und Praktikanten, Anteilseignerinnen und Anteilseigner sowie Mitglieder der Verwaltungs-, Leitungs- oder Aufsichtsorgane von [Company name]. Sie erstreckt sich auch auf Personen, die Informationen melden, die sie im Rahmen eines mittlerweile beendeten oder noch nicht begonnenen arbeitsbezogenen Verhältnisses erlangt haben (zum Beispiel ein während des Einstellungsverfahrens festgestelltes Problem).

Diese Richtlinie ist nicht der richtige Weg für eine persönliche Beschwerde über das eigene Beschäftigungsverhältnis (etwa eine Streitigkeit über die Vergütung, eine Beurteilung oder ein Disziplinarverfahren, dem Sie selbst unterliegen) — solche Anliegen werden im Rahmen des separaten Beschwerdeverfahrens von [Company name] behandelt. Wenn Sie unsicher sind, welches Verfahren zutrifft, wenden Sie sich an die in Abschnitt 10 genannte Person oder Abteilung; sie wird Sie in die richtige Richtung weisen.

3. Begriffsbestimmungen

• Meldung — Informationen über einen Verstoß, einschließlich begründeter Verdachtsmomente, die von einer hinweisgebenden Person offengelegt werden.
• Hinweisgebende Person — eine Person, die Informationen über einen Verstoß meldet, welche sie im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit erlangt hat.
• Betroffene Person — eine natürliche oder juristische Person, die in einer Meldung als jemand genannt wird, der den gemeldeten Verstoß begangen hat oder im Verdacht steht, ihn begangen zu haben.
• Folgemaßnahmen — jede Maßnahme, die ergriffen wird, um die Richtigkeit einer Meldung zu beurteilen und gegebenenfalls den gemeldeten Verstoß zu adressieren, einschließlich einer internen Untersuchung, einer Ermittlung, einer Strafverfolgung, einer Klage auf Rückforderung von Mitteln oder der Einstellung des Verfahrens.
• Repressalien — jede direkte oder indirekte Handlung oder Unterlassung in einem arbeitsbezogenen Kontext, die durch eine interne oder externe Meldung veranlasst wird und die hinweisgebende Person ungerechtfertigt benachteiligt oder benachteiligen kann. Siehe Abschnitt 13 für konkrete Beispiele.

4. Was Sie melden können

Eine Meldung kann jeden Rechtsverstoß oder jede Handlung oder Unterlassung betreffen, die dem mit den anwendbaren Vorschriften verfolgten Ziel zuwiderläuft und Ihnen im Rahmen Ihrer beruflichen Tätigkeit bekannt geworden ist — einschließlich, aber nicht beschränkt auf: finanzielles Fehlverhalten oder Betrug, Korruption oder Bestechung, Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung, Verstöße gegen den Datenschutz oder die Privatsphäre, Verstöße gegen Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz, Umweltschäden, Diskriminierung oder Belästigung, Verstöße gegen Vergaberechtsvorschriften, Gefahren für die öffentliche Gesundheit, Verstöße gegen den Verbraucherschutz sowie sonstiges strafbares oder schwerwiegend unethisches Verhalten.

5. Hinreichender Grund zu der Annahme

Diese Richtlinie schützt hinweisgebende Personen, die berechtigten Grund zu der Annahme hatten, dass die gemeldeten Informationen zum Zeitpunkt der Meldung zutrafen, selbst wenn sich später herausstellt, dass sie unzutreffend waren, oder wenn die Folgeermittlung den Verdacht nicht bestätigt. Die vorsätzliche Meldung von Informationen, von denen bekannt ist, dass sie falsch sind, stellt für sich genommen einen Disziplinarverstoß dar und fällt nicht unter den durch diese Richtlinie gewährten Schutz — eine ehrliche Meldung, für die hinreichender Grund bestand und die sich nicht bestätigt, wird jedoch niemals als Fehlverhalten behandelt.

6. Wie Sie melden können

Eine Meldung kann schriftlich, mündlich per Telefon oder über ein anderes Sprachnachrichtensystem oder auf Ihren Wunsch im Rahmen eines persönlichen Treffens innerhalb einer angemessenen Frist erfolgen. Meldungen können anonym erfolgen; siehe Abschnitt 7.

Meldungen können über unseren Meldekanal unter [reporting channel address] eingereicht werden.

7. Anonyme Meldungen

[Company name] nimmt anonyme Meldungen entgegen. Um anonym zu melden, reichen Sie Ihre Meldung über den Meldekanal ein, ohne Ihren Namen oder Ihre Kontaktdaten anzugeben, und lassen Sie Details weg, die auf Sie schließen lassen könnten, sofern Sie diese nicht bewusst mitteilen möchten. Wenn Sie bei der Einreichung eine Fallreferenz erhalten, bewahren Sie sie sicher auf: Damit sehen Sie die Eingangsbestätigung und die Rückmeldung aus den Abschnitten 9 und 12, beantworten Rückfragen und ergänzen später Informationen, ohne Ihre Anonymität aufzugeben — denn [Company name] hat keine andere Möglichkeit, Sie zu erreichen.

Anonymen Meldungen wird mit derselben Sorgfalt nachgegangen wie jeder anderen Meldung. Eine anonyme Meldung kann es erschweren, klärende Fragen zu stellen. Wenn Sie sich damit wohlfühlen, führt eine — und sei es vertrauliche — Offenlegung Ihrer Identität daher in der Regel zu einer gründlicheren Bearbeitung, ist jedoch niemals Voraussetzung dafür, dass Ihre Meldung ernst genommen wird. Wenn Sie anonym melden und später identifiziert werden, sind Sie ebenso vor Repressalien geschützt wie jede andere hinweisgebende Person.

8. Vertraulichkeit und Datenschutz

Jede Meldung wird streng vertraulich behandelt. [Company name] wird die Identität einer hinweisgebenden Person oder Informationen, aus denen sich ihre Identität direkt oder indirekt ableiten lässt, ohne ihre ausdrückliche Zustimmung nicht an Personen weitergeben, die nicht zur Entgegennahme oder Bearbeitung von Meldungen befugt sind — außer wenn die Offenlegung eine notwendige und verhältnismäßige gesetzliche Verpflichtung im Rahmen von Untersuchungen oder Gerichtsverfahren darstellt; in diesem Fall wird die hinweisgebende Person vor der Offenlegung ihrer Identität informiert, es sei denn, dies würde die Untersuchung gefährden.

Personenbezogene Daten, die im Rahmen einer Meldung erhoben werden, werden ausschließlich zum Zweck der Entgegennahme und Bearbeitung der Meldung verarbeitet, auf das für diesen Zweck notwendige Maß beschränkt und im Einklang mit dem geltenden Datenschutzrecht gehandhabt. Personenbezogene Daten, die offensichtlich nicht für die Bearbeitung einer bestimmten Meldung relevant sind, werden nicht erhoben oder, falls sie versehentlich erhoben wurden, unverzüglich gelöscht.

9. Empfangsbestätigung Ihrer Meldung

[Company name] bestätigt den Eingang einer Meldung innerhalb von sieben Tagen nach ihrem Eingang.

10. Wer Ihre Meldung bearbeitet

[Company name] benennt eine unparteiische Person oder Abteilung, die für die Bearbeitung von Meldungen zuständig ist und über die dafür erforderliche Fachkompetenz, Seniorität und Ressourcen verfügt. Diese Person oder Abteilung hält gewissenhaften Kontakt mit der hinweisgebenden Person und fordert bei Bedarf weitere Informationen von ihr an.

• Benannte Person oder Abteilung: [Name oder Abteilung und wie sie erreichbar ist]

Betrifft eine Meldung die benannte Person oder Abteilung selbst oder besteht anderweitig ein Interessenkonflikt, wird die Meldung stattdessen zur Wahrung der Unparteilichkeit an [eine alternative Kontakt- oder Eskalationsstelle, z. B. ein Vorstandsmitglied oder eine externe Ethik-Hotline] eskaliert.

11. Prüfung und Untersuchung Ihrer Meldung

[Company name] geht jeder Meldung gewissenhaft nach — auch anonymen —, prüft die Richtigkeit der Vorwürfe und adressiert gegebenenfalls den gemeldeten Missstand, unter anderem durch eine interne Untersuchung, eine Ermittlung oder die Weiterleitung an eine zuständige Behörde zur weiteren Untersuchung. Umfang und Tiefe einer Untersuchung stehen im Verhältnis zur Schwere und Glaubwürdigkeit des Gemeldeten.

12. Rückmeldung

[Company name] gibt Rückmeldung zu den ergriffenen oder geplanten Folgemaßnahmen sowie zu deren Gründen innerhalb einer angemessenen Frist von höchstens drei Monaten nach der Empfangsbestätigung (oder, falls keine Empfangsbestätigung versandt wurde, drei Monate nach Ablauf der siebentägigen Bestätigungsfrist). Die Rückmeldung erläutert, was unternommen wurde und warum — nicht nur, dass die Angelegenheit „abgeschlossen" ist.

13. Schutz vor Repressalien

[Company name] duldet keinerlei Form von Repressalien gegen eine Person, die auf der in Abschnitt 5 beschriebenen Grundlage eine Meldung abgibt. Repressalien umfassen unter anderem: Kündigung, Suspendierung, Herabstufung, verweigerte Beförderung, negative Leistungsbeurteilung, Diskriminierung, Belästigung oder Ausgrenzung, Schäden (einschließlich Rufschädigung) oder finanzielle Verluste, Aufnahme auf eine schwarze Liste, vorzeitige Beendigung oder Kündigung eines Vertrags über Waren oder Dienstleistungen sowie den Entzug einer Lizenz oder Genehmigung. Wer glaubt, aufgrund einer Meldung Repressalien erlitten zu haben, sollte dies unverzüglich der in Abschnitt 10 benannten Person oder Abteilung melden.

14. Unterstützungsmaßnahmen

Hinweisgebende Personen und gegebenenfalls Personen, die ihnen geholfen haben, können eine Beratung zum Meldeverfahren, Informationen über ihre Rechte und — soweit nach nationalem Recht angemessen — Zugang zu Rechtsberatung oder anderer Unterstützung während eines mit einer Meldung verbundenen Verfahrens verlangen. [Company name] erhebt für den Zugang zu einer eingerichteten Unterstützungsmaßnahme keine Gebühren von der hinweisgebenden Person.

Sie können sich zudem vor oder nach einer Meldung vertraulich von [Name und Kontaktdaten einer Vertrauensperson] beraten lassen.

15. Schutz der gemeldeten Person

Eine in einer Meldung genannte Person hat Anspruch auf die Unschuldsvermutung, auf ein faires Gehör, bevor eine abschließende Beurteilung über sie getroffen wird, und auf denselben Vertraulichkeitsschutz wie die hinweisgebende Person — ihre Identität wird nicht über den Kreis derjenigen hinaus offengelegt, die sie kennen müssen, um die Meldung ordnungsgemäß zu bearbeiten. Nichts in dieser Richtlinie stellt eine Feststellung von Fehlverhalten gegenüber einer in einer Meldung genannten Person dar, bevor eine Untersuchung dies tatsächlich festgestellt hat.

16. Externe Meldung

In den meisten Mitgliedstaaten sind Sie nicht verpflichtet, zunächst intern zu melden. Sie sind grundsätzlich berechtigt, sich anstelle von oder zusätzlich zum internen Meldekanal von [Company name] direkt an die zuständige Behörde zu wenden und — unter bestimmten, im nationalen Recht festgelegten Umständen, etwa wenn auf eine interne oder externe Meldung keine angemessenen Maßnahmen ergriffen werden oder wenn eine unmittelbare oder offenkundige Gefahr für das öffentliche Interesse besteht — eine öffentliche Bekanntmachung vorzunehmen, ohne dabei den Schutz vor Repressalien zu verlieren. Einige nationale Gesetze knüpfen eine externe Meldung ohne vorherige interne Meldung an Voraussetzungen (etwa in Italien); wo dies der Fall ist, gelten diese Voraussetzungen.

17. Aufbewahrung von Aufzeichnungen

[Company name] führt über jede eingegangene Meldung eine Aufzeichnung, die nur so lange aufbewahrt wird, wie es zur Erfüllung der Anforderungen dieser Richtlinie und des geltenden Rechts notwendig und verhältnismäßig ist. Aufzeichnungen werden sicher gespeichert, und der Zugriff darauf ist auf zur Bearbeitung von Meldungen befugte Personen beschränkt.

Wird eine Meldung telefonisch, per Sprachnachricht oder in einem persönlichen Treffen abgegeben, dokumentiert [Company name] sie mit Zustimmung der hinweisgebenden Person durch eine Tonaufnahme oder durch eine vollständige und genaue Niederschrift oder ein Protokoll. Die hinweisgebende Person erhält Gelegenheit, die Niederschrift oder das Protokoll zu überprüfen, zu korrigieren und durch ihre Unterschrift zu bestätigen.

18. Rollen und Verantwortlichkeiten

• Die Unternehmensleitung trägt die Verantwortung für diese Richtlinie, dafür, dass die in Abschnitt 10 benannte Person oder Abteilung über die zur Erfüllung ihrer Aufgabe notwendigen Ressourcen und Befugnisse verfügt, sowie für die Unternehmenskultur insgesamt, in der sich Menschen sicher fühlen, sich zu äußern.
• Die benannte Person oder Abteilung nimmt Meldungen entgegen, bestätigt deren Eingang und geht ihnen nach, wie in den Abschnitten 9–12 beschrieben, und führt die in Abschnitt 17 beschriebenen Aufzeichnungen.
• Von allen Beschäftigten wird erwartet, nur Informationen zu melden, bei denen sie hinreichenden Grund zu der Annahme haben, dass sie zutreffen, bei einer Folgeuntersuchung auf Anfrage zu kooperieren und niemals Repressalien gegen jemanden auszuüben, der eine Meldung abgegeben hat.

19. Verwandte Richtlinien

Diese Richtlinie besteht neben den weiteren Richtlinien von [Company name] — einschließlich seines Beschwerdeverfahrens (Abschnitt 2), des Disziplinarverfahrens, der Antikorruptions- und Antibestechungsrichtlinie sowie der Datenschutzrichtlinie — und ersetzt keine von ihnen. Erscheinen diese Richtlinie und eine andere Richtlinie in einem bestimmten Punkt widersprüchlich, wenden Sie sich an die in Abschnitt 10 genannte Person oder Abteilung.

20. Schulung und Sensibilisierung

[Company name] stellt diese Richtlinie allen von ihr erfassten Personen zur Verfügung und kommuniziert sie im Rahmen der Einarbeitung erneut, anstatt sich auf eine einmalige Bekanntmachung zu verlassen — eine Richtlinie, an deren Existenz sich niemand erinnert, funktioniert in der Praxis nicht, so vollständig sie auf dem Papier auch sein mag.

21. Überprüfung und Dokumentenkontrolle

Diese Richtlinie wird regelmäßig überprüft, um sicherzustellen, dass sie weiterhin zutreffend und wirksam ist, und um Änderungen bei der in Abschnitt 10 genannten Person oder Abteilung widerzuspiegeln.

• Richtlinieninhaber: [Funktion angeben, z. B. Leitung HR / Compliance]
• Version: 1.0
• Datum des Inkrafttretens: 19. Oktober 2026
• Nächste fällige Überprüfung: 19. Oktober 2027

Rechtsgrundlage

• Art. 6, 8 Abs. 3 & 9 Abs. 1, Richtlinie (EU) 2019/1937 — Bedingungen für den Schutz, die Verpflichtung zur Einrichtung eines internen Meldekanals sowie die sieben verfahrensrechtlichen Elemente, die ein Meldekanal abdecken muss (Abschnitte 6–12 oben).
• Art. 9 Abs. 2 — schriftliche, mündliche und persönliche Meldung (Abschnitt 6 oben).
• Art. 16 — die Pflicht zur Vertraulichkeit.
• Art. 18 — Aufzeichnungspflichten für eingegangene Meldungen, einschließlich der Dokumentation mündlicher Meldungen (Abschnitt 17 oben).
• Art. 19 & 21 — das Verbot von Repressalien und die Maßnahmen zum Schutz hinweisgebender Personen davor (Abschnitt 13 oben).
• Art. 20 — für hinweisgebende Personen verfügbare Unterstützungsmaßnahmen (Abschnitt 14 oben).

Dieses Dokument ist eine von Provoxis erstellte Ausgangsrichtlinie auf Grundlage der oben genannten Artikel. Es ersetzt keine auf Ihre individuellen Umstände zugeschnittene Rechtsberatung — lassen Sie es von einer qualifizierten Fachperson prüfen, bevor Sie es an Ihre Belegschaft veröffentlichen.