Ce que doit couvrir votre procédure de signalement

Un canal n'équivaut pas à une procédure

Mettre en place un formulaire de soumission et considérer que c'est fait est un raccourci courant, et incomplet. L'art. 9(1) de la directive n'exige pas seulement un endroit où les signalements peuvent arriver — il indique que « les procédures de signalement interne et de suivi... comprennent les éléments suivants », puis énumère sept éléments distincts. Une entreprise peut disposer d'un canal techniquement fonctionnel et pourtant en manquer plusieurs, car la plupart des sept portent sur ce qui se passe autour du canal, pas sur le formulaire de soumission lui-même.

Les sept éléments que l'article 9(1) exige que votre procédure couvre

• (a) Un canal sécurisé et confidentiel. Conçu et exploité de manière à ce que l'identité d'un lanceur d'alerte soit protégée et que le personnel non autorisé ne puisse pas y accéder.
• (b) Un accusé de réception sous 7 jours. Une confirmation que le signalement est bien arrivé — voir bien accuser réception d'un signalement pour savoir à quoi ressemble réellement un bon accusé de réception au-delà du strict minimum.
• (c) Un gestionnaire désigné et impartial. Une personne ou un service nommément responsable du suivi — voir désigner qui traite les signalements pour savoir comment le choisir réellement.
• (d) Un suivi diligent de la part de cette personne ou de ce service désigné — pas seulement la réception, mais un engagement continu sur le dossier.
• (e) Un suivi diligent également pour les signalements anonymes, lorsque le droit national l'exige — voir signalement anonyme ou identifié, expliqué pour savoir de quoi cela dépend réellement.
• (f) Un retour d'information sous 3 mois. Une issue substantielle et sa justification, pas simplement une mise à jour — voir rédiger un retour d'information conforme à l'art. 5(13) pour connaître le niveau qu'il faut réellement atteindre.
• (g) Une information claire sur la possibilité de signaler également en externe. Les lanceurs d'alerte doivent savoir qu'ils peuvent s'adresser à une autorité compétente — et, dans certaines circonstances, au public — pas seulement que votre propre canal interne existe.

Six des sept éléments font l'objet d'un traitement réel et dédié ailleurs dans cette base de connaissances — cet article porte sur la forme de la procédure qui les relie en un seul document cohérent, pas sur une explication redondante de chacun.

Le point (g) est celui que les entreprises oublient le plus souvent

Une procédure écrite qui ne décrit que le canal interne propre de l'entreprise, et qui ne mentionne jamais qu'un lanceur d'alerte est libre de s'adresser directement à un régulateur à la place, manque un élément légalement requis, ce n'est pas simplement de la retenue. Un lanceur d'alerte n'est jamais obligé d'essayer d'abord la voie interne — voir signalement interne, externe et public, expliqué pour une vue d'ensemble de quand chaque voie s'applique — et une procédure qui donne l'impression que le canal interne est la seule option disponible n'informe en réalité personne de ses véritables droits. C'est aussi l'élément le plus susceptible d'être coupé lorsqu'un document de procédure est raccourci, précisément parce qu'il ne décrit rien que l'entreprise exploite elle-même.

Rendez-la véritablement accessible, pas seulement techniquement publiée

Une procédure qui dort dans un dossier de politiques que personne n'ouvre ne fonctionne pas en pratique, même si elle satisfait techniquement sur le papier à chaque élément ci-dessus. Placez-la quelque part où chaque salarié peut réellement la trouver — une page intranet, un panneau d'affichage physique, un livret d'accueil — et mentionnez-la à nouveau lors de l'intégration plutôt que de compter sur une unique annonce à l'échelle de l'entreprise le jour de son lancement. La mesure d'un bon document de procédure n'est pas son existence ; c'est de savoir si quelqu'un ayant quelque chose à signaler saurait réellement où le trouver.

Comment Provoxis s'inscrit dans tout cela

Provoxis génère une politique de conformité téléchargeable qui couvre déjà chacun des sept éléments ci-dessus comme document de base — de sorte qu'une entreprise ne part pas d'une page blanche. Ce que Provoxis ne peut pas faire à votre place, c'est le publier : faire en sorte que ce document se trouve quelque part où votre personnel le verra réellement, et maintenir à jour la section sur le gestionnaire désigné à mesure que le personnel change, reste la tâche propre de l'entreprise. Un document prêt à l'emploi ne se place pas lui-même sur l'intranet.

Fondement juridique

• Art. 9(1), directive (UE) 2019/1937 — la liste complète de ce que les procédures de signalement interne doivent inclure, points (a) à (g).