Il termine di 7 giorni/3 mesi per il riscontro, spiegato

Due termini, entrambi in decorrenza dal momento in cui arriva una segnalazione

L'articolo 9 della Direttiva (UE) 2019/1937 stabilisce due termini che si applicano a ogni segnalazione interna, e misurano cose diverse:

• Conferma di ricezione, entro 7 giorni dalla ricezione. Una semplice conferma che la segnalazione è arrivata.
• Riscontro, entro un termine ragionevole non superiore a 3 mesi dalla conferma di ricezione — o, se non è stata inviata alcuna conferma, 3 mesi dalla fine di quella finestra di 7 giorni. In entrambi i casi, il termine di 3 mesi è ancorato al momento della conferma di ricezione, non a un momento successivo e più vago del tipo "ce ne occuperemo".

Il motivo per cui esistono entrambi è che rispondono a domande diverse per chi segnala: "è arrivata davvero da qualche parte" (conferma di ricezione) ed "è successo davvero qualcosa di conseguenza" (riscontro). Un canale che è rapido sulla prima e silenzioso sulla seconda non ha soddisfatto l'obbligo — ne ha soddisfatto solo metà.

Cosa significa davvero "riscontro"

È qui che la Direttiva è più specifica di quanto la maggior parte delle persone presuma. L'art. 5(13) definisce il riscontro come "la comunicazione alla persona segnalante di informazioni sull'azione prevista o adottata per dar seguito alla loro segnalazione e sui motivi del seguito dato". È un esito deliberato — dire a chi segnala cosa si sta facendo e perché — non semplicemente restare in contatto con lui. Un gestore del caso che risponde a una domanda di chi segnala, o invia un aggiornamento di stato che non dice effettivamente quale azione viene intrapresa e perché, non ha dato un riscontro nel senso dell'art. 5(13), per quanto reattivo possa sembrare in quel momento. Lo stesso "seguito" (art. 5(12)) è definito separatamente come l'effettiva azione investigativa intrapresa per valutare e affrontare quanto segnalato — il riscontro è la comunicazione di quell'azione a chi segnala, non l'azione in sé.

Dove le cose possono andare silenziosamente storte

La modalità di fallimento di solito non è "ci siamo dimenticati di confermare la ricezione" — la conferma automatica è facile da ottenere correttamente. È chiudere un caso, o lasciarlo cadere nel silenzio, senza mai aver dato un riscontro nel senso dell'art. 5(13). I normali scambi di messaggi con chi segnala non assolvono da soli l'obbligo; né lo fa risolvere il problema sottostante se nessuno dice mai a chi segnala cosa è stato fatto al riguardo. L'obbligo riguarda specificamente il fatto che quella comunicazione avvenga, non solo che il problema sottostante venga risolto.

Questo è esattamente il motivo per cui Provoxis tratta "riscontro fornito" come un passaggio esplicito a sé stante, invece di dedurlo da altre attività. Ogni segnalazione riceve automaticamente la propria conferma di ricezione, nell'istante in cui viene inviata — non c'è nulla che un gestore del caso debba ricordarsi di fare per quella parte. Il termine di 3 mesi decorre poi dallo stesso momento, con promemoria, e un caso conta come avente soddisfatto l'obbligo di riscontro solo quando un gestore del caso prende la decisione deliberata che il riscontro è stato effettivamente fornito — non solo perché il caso è stato chiuso, e non solo perché ci sono stati scambi di messaggi.

Base giuridica

• Art. 9, Direttiva (UE) 2019/1937 — i termini di 7 giorni per la conferma di ricezione e di 3 mesi per il riscontro.
• Art. 5(12) — la definizione di "seguito".
• Art. 5(13) — la definizione di "riscontro".