Sjabloon klokkenluidersbeleid

1. Inleiding

[Company name] zet zich in voor eerlijk en integer zakendoen en verwacht van iedereen die voor of met ons werkt dat zij deze inzet delen. Dit beleid beschrijft hoe [Company name] werknemers, en anderen die via hun werk in contact komen met de organisatie, in staat stelt om een misstand te melden, en hoe [Company name] met die meldingen omgaat. Het is vastgesteld onder de EU-klokkenluidersrichtlijn (2019/1937), zoals omgezet in nationaal recht — [your country], en is bedoeld om te worden gelezen naast — niet in plaats van — die wet.

2. Toepassingsgebied

Dit beleid geldt voor iedereen met een werkgerelateerde band met [Company name]: werknemers, voormalige werknemers, sollicitanten, uitzendkrachten, contractanten, zelfstandigen, vrijwilligers, stagiairs, aandeelhouders, en leden van de bestuurs-, leidinggevende of toezichthoudende organen van [Company name]. Het geldt ook voor iedereen die informatie meldt die is verkregen in een werkgerelateerde relatie die inmiddels is beëindigd, of die nog niet is begonnen (bijvoorbeeld een probleem dat tijdens de wervingsprocedure aan het licht komt).

Dit beleid is niet de juiste route voor een persoonlijke klacht over uw eigen dienstverband (zoals een geschil over salaris, een beoordeling, of een disciplinaire kwestie waarbij u zelf betrokken bent) — die worden behandeld onder de aparte klachtenprocedure van [Company name]. Als u niet zeker weet welke procedure van toepassing is, leg het voor aan de in sectie 10 genoemde persoon of afdeling; zij wijzen u de juiste weg.

3. Definities

• Melding — informatie over een inbreuk, met inbegrip van redelijke vermoedens, die door een melder wordt gedaan.
• Melder — een persoon die informatie meldt over een inbreuk die is verkregen in een werkgerelateerde context.
• Betrokkene — een natuurlijke of rechtspersoon die in een melding wordt genoemd als iemand die de gemelde inbreuk heeft gepleegd, of daarvan wordt verdacht.
• Opvolging — elke actie die wordt ondernomen om de juistheid van een melding te beoordelen en, waar relevant, om de gemelde inbreuk aan te pakken, onder meer door middel van een intern onderzoek, een onderzoek, vervolging, een vordering tot terugvordering van middelen, of de afsluiting van de procedure.
• Represaille — elke directe of indirecte handeling of nalatigheid die zich voordoet in een werkgerelateerde context, die wordt veroorzaakt door een interne of externe melding, en die ongerechtvaardigd nadeel voor de melder veroorzaakt of kan veroorzaken. Zie sectie 13 voor concrete voorbeelden.

4. Wat u kunt melden

Een melding kan betrekking hebben op elke inbreuk op de wet, of elke handeling of nalatigheid die in strijd is met het doel van de toepasselijke regels, die onder uw aandacht is gekomen in een werkgerelateerde context — met inbegrip van, maar niet beperkt tot: financieel wangedrag of fraude, corruptie of omkoping, witwassen of financiering van terrorisme, inbreuken op gegevensbescherming of privacy, schendingen van gezondheid en veiligheid, milieuschade, discriminatie of intimidatie, inbreuken op de regels voor overheidsopdrachten, bedreigingen voor de volksgezondheid, tekortkomingen op het gebied van consumentenbescherming, en ander crimineel of ernstig onethisch gedrag.

5. Redelijke gronden

Dit beleid beschermt melders die redelijke gronden hebben om aan te nemen dat de gemelde informatie op het moment van melden juist was, ook als later blijkt dat dit niet zo was, of als het opvolgingsonderzoek de zorg niet bevestigt. Het opzettelijk melden van informatie waarvan bekend is dat deze onjuist is, is op zichzelf een disciplinaire kwestie en valt buiten de bescherming die dit beleid biedt — maar een oprechte melding op redelijke gronden die geen stand houdt, wordt nooit als wangedrag behandeld.

6. Hoe u kunt melden

Een melding kan schriftelijk worden gedaan, mondeling via de telefoon of een ander spraakberichtsysteem, of, op uw verzoek, in een persoonlijk gesprek binnen een redelijke termijn. Meldingen kunnen anoniem worden gedaan; zie sectie 7.

Meldingen kunnen worden ingediend via ons meldkanaal op [reporting channel address].

7. Anonieme meldingen

[Company name] accepteert anonieme meldingen. Om anoniem te melden, dient u uw melding in via het meldkanaal zonder uw naam of contactgegevens te vermelden, en laat u details weg die naar u zouden kunnen leiden, tenzij u die wel wilt delen. Ontvangt u bij het indienen een zaakreferentie, bewaar die dan goed: daarmee ziet u de ontvangstbevestiging en terugkoppeling uit de secties 9 en 12, beantwoordt u vervolgvragen en voegt u later informatie toe terwijl u anoniem blijft — want [Company name] heeft geen andere manier om u te bereiken.

Anonieme meldingen worden even zorgvuldig opgevolgd als elke andere melding. Anoniem melden kan het lastiger maken om verduidelijkende vragen te stellen; als u zich daar prettig bij voelt, leidt het kenbaar maken van uw identiteit (ook vertrouwelijk) doorgaans tot een grondigere opvolging — maar dit is nooit een voorwaarde om uw melding serieus te laten nemen. Als u anoniem meldt en later toch bekend wordt wie u bent, bent u op dezelfde manier beschermd tegen represailles als elke andere melder.

8. Vertrouwelijkheid en gegevensbescherming

Elke melding wordt strikt vertrouwelijk behandeld. [Company name] zal de identiteit van een melder, of enige informatie waaruit die identiteit direct of indirect kan worden afgeleid, niet bekendmaken aan iemand anders dan degenen die bevoegd zijn om meldingen te ontvangen of op te volgen, zonder de uitdrukkelijke toestemming van de melder — behalve wanneer bekendmaking een noodzakelijke en evenredige verplichting is die door de wet wordt opgelegd in het kader van onderzoeken of gerechtelijke procedures; in dat geval wordt de melder geïnformeerd voordat diens identiteit wordt bekendgemaakt, tenzij dit het onderzoek in gevaar zou brengen.

Persoonsgegevens die via een melding worden verzameld, worden uitsluitend verwerkt met het oog op het ontvangen en opvolgen ervan, blijven beperkt tot wat voor dat doel noodzakelijk is, en worden behandeld in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. Persoonsgegevens die duidelijk niet relevant zijn voor de behandeling van een specifieke melding worden niet verzameld, of worden onverwijld verwijderd als ze per ongeluk zijn verzameld.

9. Ontvangstbevestiging van uw melding

[Company name] bevestigt de ontvangst van een melding binnen zeven dagen nadat deze is ontvangen.

10. Wie uw melding behandelt

[Company name] wijst een onpartijdige persoon of afdeling aan die verantwoordelijk is voor de opvolging van meldingen, met de nodige bekwaamheid, senioriteit en middelen om die functie uit te oefenen. Die persoon of afdeling onderhoudt zorgvuldig contact met de melder en vraagt, waar nodig, om aanvullende informatie.

• Aangewezen persoon of afdeling: [Naam of afdeling, en hoe deze te bereiken is]

Wanneer een melding de aangewezen persoon of afdeling zelf betreft, of wanneer zij anderszins een belangenconflict hebben, wordt de melding in plaats daarvan geëscaleerd naar [een alternatief contact of escalatietraject, bijv. een bestuurslid of een externe ethische meldlijn] om onpartijdigheid te waarborgen.

11. Beoordeling en onderzoek van uw melding

[Company name] zorgt voor een zorgvuldige opvolging van elke melding — met inbegrip van anonieme meldingen — waarbij de juistheid van de beschuldigingen wordt beoordeeld en, waar passend, de gemelde misstand wordt aangepakt, onder meer door middel van een intern onderzoek, een onderzoek, of doorverwijzing naar een bevoegde autoriteit voor verder onderzoek. De omvang en diepgang van een onderzoek staat in verhouding tot de ernst en geloofwaardigheid van wat is gemeld.

12. Terugkoppeling

[Company name] geeft terugkoppeling over de acties die zijn ondernomen of voorzien als opvolging, en over de gronden voor die opvolging, binnen een redelijke termijn van maximaal drie maanden na de ontvangstbevestiging (of, als er geen ontvangstbevestiging is verstuurd, drie maanden na afloop van de termijn van zeven dagen voor de ontvangstbevestiging). Terugkoppeling legt uit wat er is gedaan en waarom, niet alleen dat de zaak "gesloten" is.

13. Bescherming tegen represailles

[Company name] accepteert geen enkele vorm van represailles tegen iemand die een melding doet op de in sectie 5 beschreven basis. Represailles omvatten, maar zijn niet beperkt tot: ontslag, schorsing, degradatie, onthouden promotie, negatieve prestatiebeoordeling, discriminatie, intimidatie of uitsluiting, schade (met inbegrip van reputatieschade) of financieel verlies, opname op een zwarte lijst, vroegtijdige beëindiging of annulering van een contract voor goederen of diensten, en intrekking van een vergunning of licentie. Iedereen die van mening is represailles te hebben ondervonden vanwege het doen van een melding, moet dit onmiddellijk melden bij de in sectie 10 aangewezen persoon of afdeling.

14. Ondersteuningsmaatregelen

Melders en, waar relevant, facilitators die hen hebben geholpen, kunnen begeleiding vragen over de meldprocedure, informatie over hun rechten, en — waar passend op grond van nationaal recht — toegang tot juridisch advies of andere ondersteuning tijdens procedures die verband houden met een melding. [Company name] brengt een melder geen kosten in rekening voor toegang tot een ondersteuningsmaatregel die het beschikbaar stelt.

U kunt ook [naam en contactgegevens van een vertrouwenspersoon] in vertrouwen raadplegen voor advies, vóór of na een melding.

15. Bescherming van de betrokkene

Een persoon die in een melding wordt genoemd, heeft recht op het vermoeden van onschuld, op een eerlijk gehoor voordat er een conclusie over hem of haar wordt getrokken, en op dezelfde vertrouwelijkheidsbescherming als de melder — diens identiteit wordt niet bekendgemaakt aan anderen dan degenen die deze moeten kennen om de melding naar behoren op te volgen. Niets in dit beleid vormt een vaststelling van wangedrag tegen iemand die in een melding wordt genoemd, totdat een onderzoek dat daadwerkelijk heeft geconcludeerd.

16. Extern melden

In de meeste lidstaten bent u niet verplicht om eerst intern te melden. U heeft in beginsel het recht om rechtstreeks bij de bevoegde autoriteit te melden in plaats van, of naast, het gebruik van het interne kanaal van [Company name], en — onder bepaalde omstandigheden die zijn vastgelegd in het nationale recht, zoals wanneer er geen passend gevolg wordt gegeven aan een interne of externe melding, of wanneer er sprake is van een dreigend of duidelijk gevaar voor het algemeen belang — om een openbare onthulling te doen, waarbij u nog steeds bescherming tegen represailles geniet. Sommige nationale wetten verbinden voorwaarden aan extern melden zonder eerst intern te melden (bijvoorbeeld in Italië); waar dat zo is, gelden die voorwaarden.

17. Registratie

[Company name] houdt een register bij van elke ontvangen melding, dat alleen wordt bewaard zolang dat noodzakelijk en evenredig is om te voldoen aan de eisen die door dit beleid en door de toepasselijke wetgeving worden gesteld. Registers worden veilig opgeslagen en de toegang is beperkt tot degenen die bevoegd zijn om meldingen te behandelen.

Wanneer een melding wordt gedaan via de telefoon, een spraakbericht of in een gesprek, legt [Company name] deze, met toestemming van de melder, vast door middel van een opname of een volledige en nauwkeurige schriftelijke weergave of verslag. De melder krijgt de gelegenheid de schriftelijke weergave of het verslag te controleren, te corrigeren en voor akkoord te ondertekenen.

18. Rollen en verantwoordelijkheden

• De directie is verantwoordelijk voor dit beleid, voor het waarborgen dat de in sectie 10 aangewezen persoon of afdeling over de middelen en het gezag beschikt om hun taak uit te voeren, en voor de algehele cultuur waarin mensen zich veilig voelen om zich uit te spreken.
• De aangewezen persoon of afdeling ontvangt meldingen, bevestigt de ontvangst ervan en volgt ze op zoals beschreven in de secties 9–12, en houdt de in sectie 17 beschreven registers bij.
• Alle werknemers worden geacht alleen informatie te melden waarvan zij op redelijke gronden aannemen dat die juist is, mee te werken aan een opvolgingsonderzoek wanneer daarom wordt gevraagd, en nooit represailles te nemen tegen iemand die een melding heeft gedaan.

19. Gerelateerd beleid

Dit beleid geldt naast de overige beleidsdocumenten van [Company name] — waaronder de klachtenprocedure (sectie 2), de disciplinaire procedure, het beleid tegen omkoping en corruptie, en het gegevensbeschermingsbeleid — in plaats van deze te vervangen. Wanneer dit beleid en een ander beleid op een specifiek punt lijken te conflicteren, leg dit dan voor aan de in sectie 10 genoemde persoon of afdeling.

20. Training en bewustwording

[Company name] stelt dit beleid beschikbaar aan iedereen die eronder valt, en communiceert het opnieuw tijdens de onboarding in plaats van te vertrouwen op een eenmalige aankondiging — een beleid waarvan niemand zich herinnert dat het bestaat, functioneert in de praktijk niet, hoe volledig het op papier ook is.

21. Herziening en documentbeheer

Dit beleid wordt periodiek herzien om ervoor te zorgen dat het accuraat en doeltreffend blijft, en om wijzigingen in de in sectie 10 genoemde aangewezen persoon of afdeling te weerspiegelen.

• Beleidseigenaar: [Vul de functie in, bijv. Hoofd HR / Compliance]
• Versie: 1.0
• Ingangsdatum: 19 oktober 2026
• Volgende beoordeling: 19 oktober 2027

Rechtsgrondslag

• Art. 6, 8, lid 3, en 9, lid 1, Richtlijn (EU) 2019/1937 — voorwaarden voor bescherming, de verplichting om een intern meldkanaal in te stellen, en de zeven procedurele elementen die een kanaal moet omvatten (secties 6–12 hierboven).
• Art. 9, lid 2 — schriftelijk, mondeling en persoonlijk melden (sectie 6 hierboven).
• Art. 16 — de vertrouwelijkheidsplicht.
• Art. 18 — verplichtingen inzake het bijhouden van registers van ontvangen meldingen, waaronder de vastlegging van mondelinge meldingen (sectie 17 hierboven).
• Art. 19 en 21 — het verbod op represailles en de maatregelen ter bescherming van melders daartegen (sectie 13 hierboven).
• Art. 20 — ondersteuningsmaatregelen die beschikbaar zijn voor melders (sectie 14 hierboven).

Dit document is een startbeleid dat is gegenereerd door Provoxis, gebaseerd op de bovenstaande artikelen. Het is geen vervanging voor juridisch advies dat is toegesneden op uw specifieke situatie — laat het beoordelen door een gekwalificeerd adviseur voordat u het aan uw medewerkers publiceert.