Szablon procedury zgłaszania nieprawidłowości

1. Wprowadzenie

[Company name] zobowiązuje się prowadzić swoją działalność uczciwie i z zachowaniem rzetelności, i oczekuje, że każdy, kto pracuje dla nas lub z nami, będzie podzielał to zobowiązanie. Niniejsza procedura określa, w jaki sposób [Company name] umożliwia pracownikom oraz innym osobom, które w związku ze swoją pracą mają kontakt z organizacją, zgłaszanie nieprawidłowości, a także w jaki sposób [Company name] rozpatruje takie zgłoszenia. Procedura ta jest wydawana na podstawie unijnej dyrektywy o ochronie sygnalistów (2019/1937), w brzmieniu transponowanym do prawa krajowego — [your country] i należy ją czytać łącznie z tym aktem prawnym, a nie zamiast niego.

2. Zakres obowiązywania

Niniejsza procedura ma zastosowanie do każdego, kto pozostaje w związku zawodowym z [Company name]: pracowników, byłych pracowników, kandydatów do pracy, pracowników tymczasowych, wykonawców, osób samozatrudnionych, wolontariuszy, stażystów, akcjonariuszy oraz członków organów administrujących, zarządzających lub nadzorczych [Company name]. Obejmuje ona również każdego, kto zgłasza informacje uzyskane w ramach stosunku pracy, który już się zakończył, lub który jeszcze się nie rozpoczął (na przykład problem zidentyfikowany podczas procesu rekrutacji).

Niniejsza procedura nie jest właściwą ścieżką w przypadku indywidualnej skargi dotyczącej własnego zatrudnienia (takiej jak spór o wynagrodzenie, ocena pracownicza lub sprawa dyscyplinarna, której osobiście podlegasz) — takie sprawy są rozpatrywane w ramach odrębnej procedury skargowej [Company name]. Jeśli nie masz pewności, która procedura ma zastosowanie, zgłoś to osobie lub działowi wskazanemu w sekcji 10, którzy wskażą Ci właściwą ścieżkę.

3. Definicje

• Zgłoszenie — informacje o naruszeniu, w tym uzasadnione podejrzenia, przekazane przez zgłaszającego.
• Zgłaszający — osoba, która zgłasza informacje o naruszeniu uzyskane w kontekście związanym z pracą.
• Osoba, której dotyczy zgłoszenie — osoba fizyczna lub prawna wskazana w zgłoszeniu jako ta, która dopuściła się zgłoszonego naruszenia lub jest podejrzewana o jego popełnienie.
• Działania następcze — wszelkie działania podjęte w celu oceny prawdziwości zgłoszenia oraz, w stosownych przypadkach, w celu zaradzenia zgłoszonemu naruszeniu, w tym poprzez dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, ściganie, powództwo o odzyskanie środków finansowych lub zamknięcie procedury.
• Działania odwetowe — wszelkie działanie lub zaniechanie, bezpośrednie lub pośrednie, mające miejsce w kontekście związanym z pracą, spowodowane zgłoszeniem wewnętrznym lub zewnętrznym, które powoduje lub może spowodować nieuzasadnioną szkodę dla zgłaszającego. Zob. sekcję 13 — konkretne przykłady.

4. Co można zgłosić

Zgłoszenie może dotyczyć każdego naruszenia prawa lub każdego działania bądź zaniechania sprzecznego z celem, jakiemu służą mające zastosowanie przepisy, napotkanego w kontekście związanym z pracą — w tym m.in.: nadużyć finansowych lub oszustw, korupcji lub łapownictwa, prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, naruszeń ochrony danych osobowych lub prywatności, naruszeń przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, szkód dla środowiska, dyskryminacji lub nękania, naruszeń przepisów o zamówieniach publicznych, zagrożeń dla zdrowia publicznego, naruszeń przepisów o ochronie konsumentów oraz innych przestępstw lub poważnie nieetycznych zachowań.

5. Uzasadnione podstawy

Niniejsza procedura chroni zgłaszających, którzy mieli uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszone informacje były prawdziwe w chwili dokonywania zgłoszenia, nawet jeśli później okaże się, że były błędne, lub jeśli działania następcze nie potwierdzą zasadności zgłoszenia. Celowe zgłoszenie informacji, o których wiadomo, że są fałszywe, stanowi odrębne naruszenie dyscyplinarne i nie podlega ochronie przewidzianej niniejszą procedurą — jednak autentyczne zgłoszenie oparte na uzasadnionych podstawach, które się nie potwierdzi, nigdy nie jest traktowane jako naruszenie obowiązków.

6. Jak dokonać zgłoszenia

Zgłoszenia można składać w formie pisemnej, ustnie przez telefon lub za pośrednictwem innego systemu komunikacji głosowej albo, na Twój wniosek, w drodze spotkania osobistego w rozsądnym terminie. Zgłoszenia mogą być dokonywane anonimowo; zob. sekcję 7.

Zgłoszenia można składać za pośrednictwem naszego kanału zgłoszeniowego pod adresem [reporting channel address].

7. Zgłoszenia anonimowe

[Company name] przyjmuje zgłoszenia anonimowe. Aby dokonać zgłoszenia anonimowo, prześlij je za pośrednictwem kanału zgłoszeń bez podawania imienia i nazwiska ani danych kontaktowych i pomiń szczegóły, które mogłyby wskazywać na Ciebie, chyba że chcesz je podać. Jeżeli po przesłaniu zgłoszenia otrzymasz numer referencyjny sprawy, przechowuj go w bezpiecznym miejscu: dzięki niemu sprawdzisz potwierdzenie przyjęcia i informację zwrotną, o których mowa w sekcjach 9 i 12, odpowiesz na pytania doprecyzowujące i uzupełnisz zgłoszenie później, zachowując anonimowość — [Company name] nie ma bowiem innej możliwości skontaktowania się z Tobą.

Zgłoszenia anonimowe są rozpatrywane z taką samą starannością jak wszystkie inne. Dokonanie zgłoszenia anonimowo może utrudnić zadawanie pytań doprecyzowujących, dlatego jeśli czujesz się z tym komfortowo, ujawnienie swojej tożsamości (nawet w sposób poufny) zwykle prowadzi do bardziej dokładnych działań następczych — nigdy nie jest to jednak warunkiem poważnego potraktowania Twojego zgłoszenia. Jeżeli dokonasz zgłoszenia anonimowo, a Twoja tożsamość zostanie później ujawniona, przysługuje Ci taka sama ochrona przed działaniami odwetowymi jak każdemu innemu zgłaszającemu.

8. Poufność i ochrona danych osobowych

Każde zgłoszenie jest rozpatrywane z zachowaniem ścisłej poufności. [Company name] nie ujawni tożsamości zgłaszającego ani żadnych informacji, na podstawie których można by ją bezpośrednio lub pośrednio ustalić, nikomu poza osobami upoważnionymi do przyjmowania zgłoszeń lub podejmowania w związku z nimi działań następczych, bez wyraźnej zgody zgłaszającego — z wyjątkiem sytuacji, gdy ujawnienie stanowi konieczny i proporcjonalny obowiązek nałożony przez prawo w kontekście postępowań wyjaśniających lub sądowych; w takim przypadku zgłaszający zostanie poinformowany przed ujawnieniem jego tożsamości, chyba że mogłoby to zagrozić postępowaniu.

Dane osobowe zebrane w związku ze zgłoszeniem są przetwarzane wyłącznie w celu przyjęcia zgłoszenia i podjęcia w związku z nim działań następczych, są ograniczone do tego, co niezbędne do tego celu, i są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych. Dane osobowe, które w sposób oczywisty nie mają znaczenia dla rozpatrzenia danego zgłoszenia, nie są zbierane, a jeśli zostaną zebrane przypadkowo, są niezwłocznie usuwane.

9. Potwierdzenie otrzymania zgłoszenia

[Company name] potwierdzi otrzymanie zgłoszenia w terminie siedmiu dni od jego otrzymania.

10. Kto rozpatruje Twoje zgłoszenie

[Company name] wyznacza bezstronną osobę lub dział odpowiedzialny za podejmowanie działań następczych w związku ze zgłoszeniami, dysponujący niezbędnymi kompetencjami, odpowiednią pozycją oraz zasobami potrzebnymi do pełnienia tej funkcji. Osoba ta lub dział utrzymuje rzetelny kontakt ze zgłaszającym i, w razie potrzeby, zwraca się do niego o dodatkowe informacje.

• Wyznaczona osoba lub dział: [Imię i nazwisko lub dział oraz sposób kontaktu]

Jeżeli zgłoszenie dotyczy samej wyznaczonej osoby lub działu, lub jeżeli zachodzi inny konflikt interesów, zgłoszenie jest zamiast tego kierowane do [alternatywny kontakt lub ścieżka eskalacji, np. członek zarządu lub zewnętrzna infolinia etyczna] w celu zachowania bezstronności.

11. Ocena i badanie Twojego zgłoszenia

[Company name] podejmuje rzetelne działania następcze w odniesieniu do każdego zgłoszenia — w tym zgłoszeń anonimowych — oceniając prawdziwość zarzutów i, w stosownych przypadkach, zaradzając zgłoszonej nieprawidłowości, w tym poprzez dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające lub skierowanie sprawy do właściwego organu w celu dalszego zbadania. Zakres i głębokość postępowania są proporcjonalne do wagi i wiarygodności zgłoszonej sprawy.

12. Informacja zwrotna

[Company name] przekaże informację zwrotną na temat działań podjętych lub planowanych w ramach działań następczych oraz ich podstaw, w rozsądnym terminie nieprzekraczającym trzech miesięcy od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia (lub, jeśli potwierdzenie nie zostało wysłane, trzech miesięcy od upływu siedmiodniowego terminu na potwierdzenie otrzymania). Informacja zwrotna wyjaśnia, co zostało zrobione i dlaczego, a nie tylko to, że sprawa została „zamknięta”.

13. Ochrona przed działaniami odwetowymi

[Company name] nie toleruje żadnej formy działań odwetowych wobec osoby, która dokonuje zgłoszenia na warunkach opisanych w sekcji 5. Działania odwetowe obejmują, między innymi: zwolnienie, zawieszenie, degradację, wstrzymanie awansu, negatywną ocenę wyników pracy, dyskryminację, nękanie lub izolowanie, szkodę (w tym szkodę na reputacji) lub stratę finansową, wpisanie na czarną listę, przedterminowe rozwiązanie lub anulowanie umowy na dostawę towarów lub usług oraz cofnięcie licencji lub zezwolenia. Każdy, kto uważa, że doświadczył działań odwetowych w związku z dokonaniem zgłoszenia, powinien niezwłocznie zgłosić to osobie lub działowi wskazanemu w sekcji 10.

14. Środki wsparcia

Zgłaszający oraz, w stosownych przypadkach, osoby pomagające im w dokonaniu zgłoszenia, mogą wystąpić o wskazówki dotyczące procedury zgłaszania, informacje na temat przysługujących im praw oraz — jeżeli przewiduje to prawo krajowe — dostęp do porady prawnej lub innego wsparcia w toku postępowań związanych ze zgłoszeniem. [Company name] nie będzie pobierać od zgłaszającego opłat za dostęp do jakichkolwiek środków wsparcia, które wprowadzi.

Przed dokonaniem zgłoszenia lub po nim możesz także poufnie skonsultować się z doradcą zaufania: [imię, nazwisko i dane kontaktowe doradcy zaufania].

15. Ochrona osoby, której dotyczy zgłoszenie

Osobie, której dotyczy zgłoszenie, przysługuje domniemanie niewinności, prawo do rzetelnego wysłuchania przed wyciągnięciem jakichkolwiek wniosków na jej temat oraz taka sama ochrona poufności, jak zgłaszającemu — jej tożsamość nie jest ujawniana osobom innym niż te, które muszą ją znać, aby prawidłowo podjąć działania następcze w związku ze zgłoszeniem. Żaden zapis niniejszej procedury nie stanowi stwierdzenia winy wobec osoby, której dotyczy zgłoszenie, dopóki postępowanie wyjaśniające faktycznie tego nie potwierdzi.

16. Zgłoszenia zewnętrzne

W większości państw członkowskich nie masz obowiązku dokonania zgłoszenia wewnętrznego w pierwszej kolejności. Co do zasady masz prawo dokonać zgłoszenia bezpośrednio do właściwego organu zamiast korzystania z wewnętrznego kanału [Company name] lub równolegle z jego wykorzystaniem, a także — w określonych okolicznościach przewidzianych przez prawo krajowe, takich jak brak podjęcia odpowiednich działań w następstwie zgłoszenia wewnętrznego lub zewnętrznego, lub w przypadku bezpośredniego lub oczywistego zagrożenia dla interesu publicznego — dokonać ujawnienia publicznego, zachowując przy tym ochronę przed działaniami odwetowymi. Niektóre przepisy krajowe uzależniają zgłoszenie zewnętrzne bez uprzedniego zgłoszenia wewnętrznego od określonych warunków (np. we Włoszech); w takim przypadku warunki te mają zastosowanie.

17. Prowadzenie rejestrów

[Company name] prowadzi rejestr każdego otrzymanego zgłoszenia, przechowywany wyłącznie tak długo, jak jest to konieczne i proporcjonalne do spełnienia wymogów wynikających z niniejszej procedury oraz z obowiązujących przepisów prawa. Rejestry są przechowywane w bezpieczny sposób, a dostęp do nich mają wyłącznie osoby upoważnione do rozpatrywania zgłoszeń.

Jeżeli zgłoszenie zostało dokonane telefonicznie, za pomocą wiadomości głosowej lub podczas spotkania, [Company name] dokumentuje je, za zgodą zgłaszającego, w formie nagrania albo kompletnej i dokładnej transkrypcji lub protokołu. Zgłaszający ma możliwość sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia transkrypcji lub protokołu poprzez ich podpisanie.

18. Role i obowiązki

• Kierownictwo wyższego szczebla odpowiada za niniejszą procedurę, za zapewnienie, że wyznaczona osoba lub dział, o których mowa w sekcji 10, dysponują zasobami i uprawnieniami niezbędnymi do wykonywania swojej funkcji, oraz za ogólną kulturę organizacyjną, w której ludzie czują się bezpiecznie, zgłaszając nieprawidłowości.
• Wyznaczona osoba lub dział przyjmuje zgłoszenia, potwierdza ich otrzymanie i podejmuje w związku z nimi działania następcze zgodnie z sekcjami 9–12 oraz prowadzi rejestry opisane w sekcji 17.
• Wszyscy pracownicy powinni zgłaszać wyłącznie informacje, co do których mają uzasadnione podstawy sądzić, że są prawdziwe, współpracować w toku działań następczych, gdy zostaną o to poproszeni, oraz nigdy nie podejmować działań odwetowych wobec osoby, która dokonała zgłoszenia.

19. Powiązane polityki i procedury

Niniejsza procedura funkcjonuje równolegle z innymi procedurami [Company name] — w tym procedurą skargową (sekcja 2), procedurą dyscyplinarną, polityką przeciwdziałania korupcji i łapownictwu oraz polityką ochrony danych osobowych — a nie zastępuje żadnej z nich. Jeżeli niniejsza procedura i inna wydają się pozostawać w sprzeczności w danej kwestii, zgłoś to osobie lub działowi wskazanemu w sekcji 10.

20. Szkolenia i podnoszenie świadomości

[Company name] udostępnia niniejszą procedurę wszystkim osobom, których dotyczy, i przypomina o niej ponownie w trakcie wdrażania nowych pracowników, a nie poprzestaje na jednorazowym ogłoszeniu — procedura, o której istnieniu nikt nie pamięta, nie działa w praktyce, niezależnie od tego, jak kompletna jest na papierze.

21. Przegląd i kontrola dokumentu

Niniejsza procedura jest okresowo poddawana przeglądowi w celu zapewnienia jej aktualności i skuteczności oraz odzwierciedlenia wszelkich zmian dotyczących wyznaczonej osoby lub działu, o których mowa w sekcji 10.

• Właściciel procedury: [Podaj stanowisko, np. Kierownik HR / Compliance]
• Wersja: 1.0
• Data wejścia w życie: 19 października 2026
• Kolejny przegląd: 19 października 2027

Podstawa prawna

• Art. 6, 8 ust. 3 i 9 ust. 1, dyrektywa (UE) 2019/1937 — warunki objęcia ochroną, obowiązek ustanowienia kanału wewnętrznego oraz siedem elementów proceduralnych, jakie musi obejmować taki kanał (sekcje 6–12 powyżej).
• Art. 9 ust. 2 — zgłoszenia pisemne, ustne i podczas spotkania (sekcja 6 powyżej).
• Art. 16 — obowiązek zachowania poufności.
• Art. 18 — obowiązki dotyczące prowadzenia rejestru otrzymanych zgłoszeń, w tym dokumentowania zgłoszeń ustnych (sekcja 17 powyżej).
• Art. 19 i 21 — zakaz działań odwetowych oraz środki chroniące zgłaszających przed nimi (sekcja 13 powyżej).
• Art. 20 — środki wsparcia dostępne dla zgłaszających (sekcja 14 powyżej).

Niniejszy dokument to procedura wyjściowa wygenerowana przez Provoxis, oparta na powyższych przepisach. Nie zastępuje ona porady prawnej dostosowanej do Twojej sytuacji — przed opublikowaniem jej dla swoich pracowników zleć jej weryfikację wykwalifikowanemu doradcy.