Anonyme vs. identifizierte Meldung, erklärt

Ob anonyme Meldungen überhaupt angenommen werden, ist oft Ihre Entscheidung, nicht die der Richtlinie

Es ist leicht anzunehmen, anonyme Meldung sei schlicht eine gesetzliche Pflicht, per Gesetz an oder aus. Meist ist sie das nicht. Artikel 6(2) der Richtlinie stellt ausdrücklich klar, dass die Richtlinie selbst, außerhalb bereits bestehender Pflichten nach anderem EU-Recht, "die Befugnis der Mitgliedstaaten unberührt lässt zu entscheiden, ob juristische Personen des privaten oder öffentlichen Sektors ... verpflichtet sind, anonymen Meldungen nachzugehen und diese zu bearbeiten." Die Mitgliedstaaten haben bei der Umsetzung tatsächlich unterschiedliche Positionen eingenommen — manche verpflichten Unternehmen, anonyme Meldungen anzunehmen, manche schweigen dazu und überlassen es dem Unternehmen, und einige schließen anonyme Meldungen ganz von bestimmten Schutzmechanismen aus. Prüfen Sie die Umsetzung Ihres eigenen Landes, bevor Sie in die eine oder andere Richtung etwas annehmen (siehe die Länderleitfäden unter der EU-Hinweisgeberschutzrichtlinie, erklärt) — das ist eines der Details, die nationales Recht tatsächlich ändert, nicht nur übersetzt.

Wo das Gesetz es Ihnen überlässt, ist das Anbieten von Anonymität eine echte Gestaltungsentscheidung mit einem echten Kompromiss auf beiden Seiten, kein Kästchen zum Ankreuzen.

Das Argument für die Annahme anonymer Meldungen, selbst wo Sie es nicht müssten

Was Menschen davon abhält, Fehlverhalten zu melden, ist selten das Fehlverhalten selbst — es ist die Angst, als diejenige Person identifiziert zu werden, die sich gemeldet hat. Ein Kanal, der nur identifizierte Meldungen annimmt, filtert genau die meldenden Personen heraus, die am meisten Sorge vor Repressalien haben, was tendenziell mit den Meldungen korreliert, die es am meisten wert sind, gehört zu werden. Anonyme Meldungen anzunehmen, selbst wo das lokale Recht es nicht verlangt, ist eine Wette darauf, dass mehr echtes Signal durchkommt, als sonst überhaupt erreichbar wäre.

Der Kompromiss, den Sie damit eingehen

Anonymität ist für das Unternehmen, das die Meldung bearbeitet, nicht kostenlos. Ein Fallbearbeiter kann keine Nachfrage an jemanden richten, den er außerhalb des von der meldenden Person offen gelassenen Kanals nicht erreichen kann, und manche Situationen — eine meldende Person, die als Zeugin auftreten möchte, oder eine, deren Darstellung von Details abhängt, die nur sie liefern kann — profitieren wirklich davon, dass der Fallbearbeiter weiß, mit wem er es zu tun hat. Ein Kanal braucht eine Möglichkeit, die Tür für einen zweiseitigen Austausch offen zu halten, auch ohne eine Identität dahinter, sonst kostet die Anonymität am Ende genau die Meldungen, die am wichtigsten richtig zu behandeln sind.

Was "wirklich anonym" mechanisch tatsächlich erfordert

Eine "anonyme" Option anzubieten ist leicht gesagt und in der Praxis leicht falsch zu machen. Ein paar Dinge müssen tatsächlich zutreffen, unabhängig davon, welche Plattform oder welcher Prozess sie liefert:

• Kein erzwungenes Identitätsfeld bei der Einreichung. Wenn das Formular vor der Annahme einer Meldung einen Namen, eine interne Mitarbeiter-ID oder einen an eine echte Identität gebundenen Login verlangt, war Anonymität nie wirklich im Angebot — es war eine optionale Offenlegung, wer eingereicht hat, aufgesetzt auf ein System, das es bereits weiß.
• Keine Metadatenspur zurück zu einer Person. IP-Adressen, Geräte-Fingerabdrücke oder E-Mail-Header, die an einer Einreichung hängen, können eine meldende Person genauso wirksam re-identifizieren wie ein Namensfeld, selbst wenn das Formular selbst nichts abgefragt hat.
• Ein Rückweg in den Fall, der nicht von Kontaktdaten abhängt. Die 7-Tage-Bestätigungs- und 3-Monats-Rückmeldungspflichten (siehe die 7-Tage/3-Monats-Frist, erklärt) gelten auch für eine anonyme Meldung — der Kanal braucht einen Mechanismus, mit dem eine meldende Person den Status prüfen und Rückfragen beantworten kann, ohne dass je eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer ins Spiel kommt.
• Sorgfalt bei dem, was Fallbearbeiter sehen und versenden. Ein "Allen antworten", ein weitergeleiteter Thread oder eine unveränderte Aufnahme können jemanden, der anonym bleiben wollte, genauso sicher preisgeben wie ein fehlendes Formularfeld (siehe Sprachmeldungen und Anonymisierung, einfach erklärt dafür, was das konkret für eine gesprochene Meldung bedeutet).

Wie Provoxis das beantwortet hat

Provoxis' eigene Antwort ist, anonyme Meldung immer verfügbar zu machen, bei jedem Mandanten, ohne einen Schalter, den ein Unternehmen abstellen könnte — das Identitätsfeld-Problem von oben ist per Konstruktion geschlossen, da nie ein Identitätsfeld zur Einreichung verlangt wird. Das Kontakt-ohne-Identität-Problem wird mit einer Fallreferenznummer gelöst, ausgestellt im Moment der Einreichung: Sie ist der einzige Weg zurück in einen Fall, für anonyme und identifizierte meldende Personen gleichermaßen, und so funktionieren Status und Nachrichten, ohne dass eine der beiden Seiten eine E-Mail-Adresse hinterlegen muss. Sich zu identifizieren bedeutet auch nicht, für das ganze Unternehmen sichtbar zu werden — sichtbar ist man nur für das Personal, das ein Unternehmen tatsächlich als Fallbearbeiter oder Admins für den Kanal benannt hat, die bewusst kleine, kompetente Gruppe, die Artikel 9(1)(c) verlangt (siehe festlegen, wer Meldungen bearbeitet dafür, wie man diese Gruppe tatsächlich auswählt) — und eine identifizierte meldende Person behält denselben zweiseitigen Nachrichtenaustausch und dieselben Vertraulichkeitsschutzmaßnahmen wie eine anonyme. Sich zu identifizieren verschafft dem Fallbearbeiter mehr Kontext; es verschafft der meldenden Person nicht weniger Schutz.

Rechtsgrundlage

• Art. 6(2), Richtlinie (EU) 2019/1937 — der Ermessensspielraum der Mitgliedstaaten, ob juristische Personen anonymen Meldungen nachgehen und diese bearbeiten müssen.
• Art. 9(1)(c) — die Pflicht, eine unparteiische Person oder Abteilung zu benennen, die für die Weiterverfolgung von Meldungen zuständig ist, welche begrenzt, für wen die Identität einer identifizierten meldenden Person überhaupt sichtbar ist.