Was Ihr Meldeverfahren abdecken muss

Ein Kanal ist nicht dasselbe wie ein Verfahren

Ein Meldeformular aufzusetzen und das als erledigt zu betrachten, ist eine verbreitete, unvollständige Abkürzung. Art. 9(1) der Richtlinie verlangt nicht nur eine Stelle, an der Meldungen ankommen können — er besagt, dass "die Verfahren für interne Meldungen und Folgemaßnahmen ... Folgendes umfassen" müssen, und listet dann sieben eigenständige Elemente auf. Ein Unternehmen kann einen technisch funktionierenden Kanal haben und trotzdem mehrere davon vermissen, weil die meisten der sieben Punkte das betreffen, was rund um den Kanal passiert, nicht das Formular selbst.

Die sieben Punkte, die Artikel 9(1) von Ihrem Verfahren verlangt

• (a) Ein sicherer, vertraulicher Kanal. So konzipiert und betrieben, dass die Identität einer meldenden Person geschützt ist und nicht befugtes Personal keinen Zugriff hat.
• (b) Bestätigung innerhalb von 7 Tagen. Eine Empfangsbestätigung, dass die Meldung eingegangen ist — siehe eine Meldung richtig bestätigen dafür, wie gute Bestätigung über das bloße Minimum hinaus aussieht.
• (c) Eine benannte, unparteiische Ansprechperson. Eine namentlich benannte Person oder Abteilung, die für die Weiterverfolgung zuständig ist — siehe festlegen, wer Meldungen bearbeitet dafür, wie man tatsächlich eine auswählt.
• (d) Sorgfältige Weiterverfolgung durch diese benannte Person oder Abteilung — nicht nur Entgegennahme, sondern fortlaufende Auseinandersetzung mit dem Fall.
• (e) Sorgfältige Weiterverfolgung auch bei anonymen Meldungen, wo das nationale Recht dies verlangt — siehe anonyme vs. identifizierte Meldung, erklärt dafür, wovon das tatsächlich abhängt.
• (f) Rückmeldung innerhalb von 3 Monaten. Ein inhaltliches Ergebnis mit Begründung, nicht nur ein Update — siehe Art.-5(13)-konforme Rückmeldung verfassen für die Hürde, die das tatsächlich nehmen muss.
• (g) Klare Informationen zur externen Meldung. Meldende Personen müssen wissen, dass sie sich an eine zuständige Behörde wenden können — und unter bestimmten Umständen an die Öffentlichkeit — nicht nur, dass Ihr eigener interner Kanal existiert.

Sechs der sieben Punkte werden an anderer Stelle in dieser Wissensdatenbank ausführlich behandelt — dieser Artikel beschreibt die Struktur des Verfahrens, das sie zu einem zusammenhängenden Dokument verbindet, keine erneute Erklärung jedes einzelnen Punkts.

Punkt (g) ist der, den Unternehmen am häufigsten vergessen

Ein schriftliches Verfahren, das nur den eigenen internen Kanal des Unternehmens beschreibt und nie erwähnt, dass es einer meldenden Person freisteht, direkt zu einer Behörde zu gehen, lässt ein gesetzlich vorgeschriebenes Element aus — das ist keine Bescheidenheit. Eine meldende Person ist nie verpflichtet, zuerst den internen Weg zu versuchen — siehe interne, externe und öffentliche Meldewege, erklärt für das vollständige Bild, wann welcher Weg gilt — und ein Verfahren, das so klingt, als sei der interne Kanal die einzige verfügbare Option, informiert niemanden wirklich über seine tatsächlichen Rechte. Das ist auch das Element, das am ehesten gestrichen wird, wenn ein Verfahrensdokument gekürzt wird, gerade weil es nichts beschreibt, was das Unternehmen selbst betreibt.

Machen Sie es wirklich zugänglich, nicht nur technisch veröffentlicht

Ein Verfahren, das in einem Ordner liegt, den niemand öffnet, funktioniert in der Praxis nicht, selbst wenn es formal jeden Punkt oben auf dem Papier erfüllt. Legen Sie es dorthin, wo jede Person es tatsächlich finden kann — eine Intranetseite, ein Aushang, ein Onboarding-Paket — und erwähnen Sie es erneut beim Onboarding, statt sich auf eine einmalige unternehmensweite Ankündigung am Starttag zu verlassen. Der Maßstab für ein gutes Verfahrensdokument ist nicht, ob es existiert; es ist, ob jemand mit etwas zu melden tatsächlich wüsste, wo er es findet.

Wie Provoxis hierzu passt

Provoxis erstellt eine herunterladbare Compliance-Richtlinie, die bereits jeden der sieben Punkte oben als Ausgangsdokument abdeckt — sodass ein Unternehmen dies nicht von einer leeren Seite aus entwirft. Was Provoxis nicht für Sie tun kann, ist, es zu veröffentlichen: Das Dokument dorthin zu bringen, wo Ihre Belegschaft es tatsächlich sieht, und den Abschnitt zum benannten Fallbearbeiter aktuell zu halten, wenn sich Personal ändert, bleibt Aufgabe des Unternehmens. Ein fertiges Dokument stellt sich nicht von selbst ins Intranet.

Rechtsgrundlage

• Art. 9(1), Richtlinie (EU) 2019/1937 — die vollständige Liste dessen, was interne Meldeverfahren enthalten müssen, Punkte (a) bis (g).