Qué debe cubrir su procedimiento de denuncia

Un canal no es lo mismo que un procedimiento

Configurar un formulario de envío y darlo por terminado es un atajo habitual, y también incompleto. El art. 9(1) de la Directiva no solo exige un lugar donde puedan llegar las denuncias — dice que "los procedimientos de denuncia interna y seguimiento... incluirán lo siguiente," y a continuación enumera siete elementos distintos. Una empresa puede tener un canal técnicamente funcional y aun así carecer de varios de ellos, porque la mayoría de los siete puntos tratan sobre lo que ocurre alrededor del canal, no sobre el propio formulario.

Los siete puntos que el artículo 9(1) exige a su procedimiento

• (a) Un canal seguro y confidencial. Diseñado y operado de forma que la identidad de un informante quede protegida y el personal no autorizado no pueda acceder a ella.
• (b) Acuse de recibo en 7 días. Un recibo que confirme que la denuncia ha llegado — véase acusar recibo de una denuncia correctamente para saber cómo es realmente un buen acuse de recibo más allá del mínimo.
• (c) Un gestor designado e imparcial. Una persona o departamento con nombre responsable del seguimiento — véase designar quién gestiona las denuncias para saber cómo elegir uno realmente.
• (d) Seguimiento diligente por parte de esa persona o departamento designado — no solo la recepción, sino un compromiso continuo con el caso.
• (e) Seguimiento diligente también en las denuncias anónimas, donde así lo exija el derecho nacional — véase denuncia anónima frente a identificada, explicado para saber de qué depende esto realmente.
• (f) Retroalimentación en 3 meses. Un resultado sustantivo con su razonamiento, no solo una actualización — véase redactar una retroalimentación conforme al art. 5(13) para el listón que realmente hay que superar.
• (g) Información clara sobre la denuncia externa también. Los informantes necesitan saber que pueden acudir a una autoridad competente — y, en determinadas circunstancias, al público — no solo que existe su propio canal interno.

Seis de los siete puntos reciben un tratamiento real y dedicado en otras partes de esta base de conocimiento — este artículo trata sobre la estructura del procedimiento que los une en un documento coherente, no una nueva explicación de cada uno.

El punto (g) es el que las empresas más olvidan

Un procedimiento escrito que solo describe el canal interno de la propia empresa, y que nunca menciona que un informante es libre de acudir directamente a un regulador, deja fuera un elemento legalmente exigido — eso no es modestia. Un informante nunca está obligado a intentar primero la vía interna — véase denuncia interna, externa y pública, explicado para el panorama completo de cuándo se aplica cada vía — y un procedimiento que suena como si el canal interno fuera la única opción disponible no informa realmente a nadie de sus derechos reales. Este es también el elemento con más probabilidades de eliminarse cuando se recorta un documento de procedimiento por extensión, precisamente porque no describe nada que la propia empresa gestione.

Hágalo genuinamente accesible, no solo técnicamente publicado

Un procedimiento que reposa en una carpeta de políticas que nadie abre no funciona en la práctica, aunque técnicamente satisfaga sobre el papel cada uno de los puntos anteriores. Póngalo donde cualquier persona pueda encontrarlo realmente — una página de intranet, un tablón físico, un paquete de incorporación — y menciónelo de nuevo durante la incorporación, en lugar de confiar en un único anuncio a toda la empresa el día del lanzamiento. La medida de un buen documento de procedimiento no es si existe; es si alguien con algo que denunciar sabría realmente dónde encontrarlo.

Cómo encaja Provoxis en esto

Provoxis genera una política de cumplimiento descargable que ya cubre cada uno de los siete elementos anteriores como documento de partida — de modo que una empresa no lo redacta desde una página en blanco. Lo que Provoxis no puede hacer por usted es publicarlo: llevar ese documento a donde su plantilla realmente lo vea, y mantener actualizado el apartado del gestor designado a medida que cambia el personal, sigue siendo tarea de la empresa. Un documento ya redactado no se coloca solo en la intranet.

Fundamento jurídico

• Art. 9(1), Directiva (UE) 2019/1937 — la lista completa de lo que deben incluir los procedimientos de denuncia interna, puntos (a) a (g).