Co musi obejmować Twoja procedura zgłaszania

Kanał to nie to samo co procedura

Ustawienie formularza zgłoszeniowego i uznanie sprawy za załatwioną to częsty skrót, i niepełny. Art. 9 ust. 1 dyrektywy nie wymaga jedynie miejsca, gdzie mogą wpływać zgłoszenia — mówi, że "procedury na potrzeby zgłoszeń wewnętrznych i działań następczych... obejmują", a następnie wymienia siedem odrębnych elementów. Firma może mieć technicznie działający kanał i nadal brakować jej kilku z nich, ponieważ większość z tych siedmiu dotyczy tego, co dzieje się wokół kanału, nie samego formularza zgłoszeniowego.

Siedem elementów, które musi obejmować Twoja procedura na mocy art. 9 ust. 1

• (a) Bezpieczny, poufny kanał. Zaprojektowany i obsługiwany tak, by tożsamość zgłaszającego była chroniona, a nieupoważniony personel nie miał do niego dostępu.
• (b) Potwierdzenie odbioru w ciągu 7 dni. Potwierdzenie, że zgłoszenie dotarło — zobacz prawidłowe potwierdzanie odbioru zgłoszenia po to, jak faktycznie wygląda dobre potwierdzenie, poza gołym minimum.
• (c) Wyznaczona, bezstronna osoba obsługująca. Imiennie wskazana osoba lub wydział odpowiedzialne za działania następcze — zobacz wyznaczenie, kto obsługuje zgłoszenia po to, jak ją faktycznie wybrać.
• (d) Staranne działania następcze ze strony tej wyznaczonej osoby lub wydziału — nie tylko przyjęcie, ale bieżące zaangażowanie w sprawę.
• (e) Staranne działania następcze także wobec zgłoszeń anonimowych, tam gdzie wymaga tego prawo krajowe — zobacz zgłoszenia anonimowe a zidentyfikowane, wyjaśnione po to, od czego to faktycznie zależy.
• (f) Informacja zwrotna w ciągu 3 miesięcy. Merytoryczny wynik i uzasadnienie, nie tylko aktualizacja — zobacz pisanie informacji zwrotnej zgodnej z art. 5 ust. 13 po poprzeczkę, którą to faktycznie musi przekroczyć.
• (g) Jasna informacja o możliwości zgłoszenia także zewnętrznego. Zgłaszający muszą wiedzieć, że mogą udać się do właściwego organu — a w pewnych okolicznościach do opinii publicznej — nie tylko, że istnieje Twój własny kanał wewnętrzny.

Sześciu z siedmiu poświęcono osobne, rzeczywiste omówienie gdzie indziej w tej bazie wiedzy — ten artykuł dotyczy kształtu procedury, która łączy je w jeden spójny dokument, nie powtarzania wyjaśnień każdego z nich.

Punkt (g) to ten, o którym firmy najczęściej zapominają

Pisemna procedura, która opisuje wyłącznie własny wewnętrzny kanał firmy i nigdy nie wspomina, że zgłaszający ma prawo pójść wprost do organu regulacyjnego, brakuje jej prawnie wymaganego elementu, nie jest to jedynie skromność. Zgłaszający nigdy nie jest zobowiązany najpierw wypróbować ścieżki wewnętrznej — zobacz zgłoszenia wewnętrzne, zewnętrzne i publiczne: różne ścieżki po pełny obraz tego, kiedy stosuje się każda ścieżka — a procedura, która brzmi tak, jakby kanał wewnętrzny był jedyną dostępną opcją, w rzeczywistości nikogo nie informuje o jego prawdziwych prawach. To też element najczęściej wycinany, gdy dokument procedury jest skracany, właśnie dlatego, że nie opisuje niczego, co firma sama prowadzi.

Spraw, by była naprawdę dostępna, nie tylko technicznie opublikowana

Procedura leżąca w folderze z politykami, którego nikt nie otwiera, nie funkcjonuje w praktyce, nawet jeśli technicznie spełnia na papierze każdy z powyższych elementów. Umieść ją tam, gdzie każdy pracownik może ją faktycznie znaleźć — strona intranetowa, fizyczna tablica ogłoszeń, pakiet wdrożeniowy — i wspomnij o niej ponownie podczas wdrażania nowych pracowników, zamiast polegać na jednorazowym ogłoszeniu w dniu jej wprowadzenia. Miarą dobrego dokumentu procedury nie jest to, czy istnieje; to, czy ktoś z czymś do zgłoszenia faktycznie wiedziałby, gdzie go znaleźć.

Jak Provoxis w to się wpisuje

Provoxis generuje pobieralny dokument polityki zgodności, który już obejmuje każdy z powyższych siedmiu elementów jako dokument startowy — więc firma nie tworzy go od pustej strony. Czego Provoxis nie może zrobić za Ciebie, to opublikować go: umieszczenie tego dokumentu tam, gdzie Twój personel go faktycznie zobaczy, i utrzymywanie sekcji o wyznaczonej osobie obsługującej aktualnej w miarę zmian personelu, pozostaje własnym zadaniem firmy. Gotowy dokument nie umieszcza się sam na intranecie.

Podstawa prawna

• Art. 9 ust. 1, dyrektywa (UE) 2019/1937 — pełna lista tego, co muszą obejmować procedury zgłoszeń wewnętrznych, punkty (a) do (g).