Segnalazione anonima o identificata, spiegata

Se accettare o meno segnalazioni anonime è spesso una vostra decisione, non della Direttiva

È facile presumere che la segnalazione anonima sia semplicemente un obbligo di legge, attivo o disattivato per forza di legge. Di solito non lo è. L'articolo 6(2) della Direttiva è esplicito nel dire che, al di fuori di qualsiasi obbligo già esistente ai sensi di altro diritto UE, la Direttiva stessa "non pregiudica il potere degli Stati membri di decidere se i soggetti giuridici del settore privato o pubblico... siano tenuti ad accettare e a dar seguito alle segnalazioni anonime". Gli Stati membri hanno assunto posizioni realmente diverse nel recepirla — alcuni impongono alle aziende di accettare segnalazioni anonime, altri tacciono e lasciano la scelta all'azienda, e alcuni escludono del tutto le segnalazioni anonime da determinate tutele. Verificate il recepimento del vostro Paese prima di presumere in un senso o nell'altro (vedere le guide nazionali sotto la Direttiva UE sul whistleblowing, spiegata) — è uno dei dettagli che il diritto nazionale cambia davvero, non solo traduce.

Dove la legge lascia la scelta a voi, offrire l'anonimato è una vera scelta progettuale con un vero compromesso su entrambi i lati, non una casella da spuntare.

Le ragioni per accettare segnalazioni anonime anche quando non siete obbligati

Ciò che scoraggia le persone dal segnalare un illecito raramente è l'illecito stesso — è la paura di essere identificate come chi ha parlato. Un canale che accetta solo segnalazioni identificate filtra via esattamente chi segnala più preoccupato per la ritorsione, il che tende a coincidere con le segnalazioni che vale più la pena ascoltare. Accettare segnalazioni anonime, anche dove la legge locale non lo richiede, è una scommessa che passi più segnale reale di quanto altrimenti vi raggiungerebbe.

Il compromesso che vi assumete se lo fate

L'anonimato non è gratuito per l'azienda che gestisce la segnalazione. Un gestore non può porre una domanda di chiarimento a qualcuno che non ha modo di raggiungere al di fuori di qualunque canale chi segnala abbia scelto di lasciare aperto, e alcune situazioni — chi segnala disposto a fare da testimone, o il cui racconto dipende da dettagli che solo lui può fornire — traggono davvero beneficio dal fatto che il gestore sappia con chi ha a che fare. Un canale ha bisogno di un modo per tenere aperta la porta a un seguito bidirezionale anche senza un'identità dietro, altrimenti l'anonimato finisce per costarvi proprio le segnalazioni che avete più bisogno di gestire bene.

Cosa richiede davvero, meccanicamente, "genuinamente anonimo"

Offrire un'opzione "anonima" è facile a dirsi e facile a sbagliarsi nella pratica. Alcune cose devono essere effettivamente vere, indipendentemente da quale piattaforma o processo le fornisca:

• Nessun campo identità imposto all'invio. Se il modulo richiede un nome, un ID interno del dipendente o un accesso legato a un'identità reale prima di accettare una segnalazione, l'anonimato non era mai stato davvero offerto — era la divulgazione facoltativa di chi l'ha inviata, sovrapposta a un sistema che già lo sa.
• Nessuna traccia di metadati che riconduca a una persona. Indirizzi IP, impronte digitali del dispositivo o intestazioni email allegate a un invio possono reidentificare chi segnala con la stessa efficacia di un campo nome, anche quando il modulo stesso non chiedeva nulla.
• Un modo per rientrare nel caso che non dipenda dai dati di contatto. Gli obblighi di conferma di ricezione entro 7 giorni e riscontro entro 3 mesi (vedere il termine di 7 giorni/3 mesi, spiegato) si applicano comunque a una segnalazione anonima — il canale ha bisogno di un meccanismo che permetta a chi segnala di verificare lo stato e rispondere a domande di seguito senza che un indirizzo email o un numero di telefono entrino mai in gioco.
• Attenzione a cosa vedono e inviano i gestori. Una risposta a tutti, un thread inoltrato o una registrazione non modificata possono esporre qualcuno che ha scelto di restare anonimo con la stessa certezza di un campo del modulo mancante (vedere segnalazioni vocali e anonimizzazione, spiegate in modo semplice per cosa significhi questo specificamente per una segnalazione parlata).

Come ha risposto Provoxis

La risposta di Provoxis è rendere la segnalazione anonima sempre disponibile, su ogni tenant, senza alcun interruttore che un'azienda possa disattivare — il problema del campo identità sopra descritto è chiuso per progettazione, dato che nessun campo identità è mai richiesto per inviare una segnalazione in primo luogo. Il problema del contatto senza identità è risolto con un token di riferimento del caso, rilasciato nell'istante in cui una segnalazione viene inviata: è l'unico modo per rientrare in un caso, sia per chi segnala in forma anonima sia per chi lo fa in forma identificata, ed è così che funzionano lo stato e la messaggistica senza che nessuna delle due parti debba avere un indirizzo email registrato. Scegliere di identificarsi non equivale nemmeno a diventare visibili a tutta l'azienda — si è visibili solo al personale che un'azienda ha effettivamente designato come gestori o amministratori del canale, il gruppo deliberatamente ristretto e competente richiesto dall'art. 9(1)(c) (vedere designare chi gestisce le segnalazioni per come scegliere davvero quel gruppo) — e chi segnala in forma identificata mantiene le stesse protezioni di messaggistica bidirezionale e riservatezza di chi lo fa in forma anonima. Identificarsi offre al gestore più contesto; non vi costa meno protezione.

Base giuridica

• Art. 6(2), Direttiva (UE) 2019/1937 — la discrezionalità degli Stati membri sul se i soggetti giuridici debbano accettare e dare seguito alle segnalazioni anonime.
• Art. 9(1)(c) — il requisito di designare una persona o un ufficio imparziale competente a dare seguito alle segnalazioni, che è ciò che limita a chi sia effettivamente visibile l'identità di chi segnala in forma identificata.