Cosa deve coprire la vostra procedura di segnalazione

Un canale non è la stessa cosa di una procedura

Configurare un modulo di invio e considerarlo fatto è una scorciatoia comune, e incompleta. L'art. 9(1) della Direttiva non richiede solo un posto dove far arrivare le segnalazioni — dice che "le procedure per la segnalazione interna e per dare seguito alle segnalazioni comprendono quanto segue", ed elenca poi sette elementi distinti. Un'azienda può avere un canale tecnicamente funzionante e comunque mancare di diversi di essi, perché la maggior parte dei sette riguarda ciò che accade intorno al canale, non il modulo di invio in sé.

I sette elementi che l'art. 9(1) richiede alla vostra procedura di coprire

• (a) Un canale sicuro e riservato. Progettato e gestito in modo che l'identità di chi segnala sia protetta e il personale non autorizzato non possa accedervi.
• (b) Conferma di ricezione entro 7 giorni. Una ricevuta che conferma l'arrivo della segnalazione — vedere confermare correttamente la ricezione di una segnalazione per capire come si presenta davvero una buona conferma di ricezione oltre il minimo indispensabile.
• (c) Un gestore designato e imparziale. Una persona o un ufficio nominato responsabile del seguito — vedere designare chi gestisce le segnalazioni per come sceglierne davvero uno.
• (d) Seguito diligente da parte di quella persona o ufficio designato — non solo la ricezione, ma un impegno continuativo sul caso.
• (e) Seguito diligente anche sulle segnalazioni anonime, laddove il diritto nazionale lo richieda — vedere segnalazione anonima o identificata, spiegata da cosa dipende davvero.
• (f) Riscontro entro 3 mesi. Un esito sostanziale e la relativa motivazione, non solo un aggiornamento — vedere redigere un riscontro conforme all'art. 5(13) per l'asticella che questo deve davvero superare.
• (g) Informazioni chiare anche sulla segnalazione esterna. Chi segnala deve sapere di poter rivolgersi a un'autorità competente — e in alcune circostanze al pubblico — non solo che esiste il vostro canale interno.

Sei dei sette elementi ricevono una trattazione reale e dedicata altrove in questa base di conoscenza — questo articolo riguarda la forma della procedura che li lega insieme in un unico documento coerente, non una spiegazione duplicata di ciascuno.

Il punto (g) è quello che le aziende dimenticano più spesso

Una procedura scritta che descrive solo il canale interno dell'azienda, senza mai menzionare che chi segnala è libero di rivolgersi direttamente a un'autorità di regolamentazione, manca di un elemento richiesto per legge, non è semplicemente sobria. Chi segnala non è mai obbligato a provare prima la via interna — vedere segnalazione interna, esterna e pubblica, spiegate per il quadro completo di quando si applica ciascuna via — e una procedura che si legge come se il canale interno fosse l'unica opzione disponibile non sta davvero informando nessuno dei propri diritti reali. È anche l'elemento più a rischio di essere tagliato quando un documento di procedura viene accorciato, proprio perché non descrive nulla che l'azienda stessa gestisca.

Rendetela genuinamente accessibile, non solo tecnicamente pubblicata

Una procedura che sta in una cartella di policy che nessuno apre non funziona nella pratica, anche se tecnicamente soddisfa sulla carta ogni elemento sopra. Mettetela in un posto che ogni lavoratore possa davvero trovare — una pagina intranet, una bacheca fisica, un pacchetto di onboarding — e menzionatela di nuovo durante l'onboarding invece di affidarvi a un singolo annuncio aziendale il giorno del lancio. La misura di un buon documento di procedura non è se esiste; è se qualcuno con qualcosa da segnalare saprebbe davvero dove trovarlo.

Come si inserisce Provoxis in questo

Provoxis genera una policy di conformità scaricabile che già copre ciascuno dei sette elementi sopra come documento di partenza — così un'azienda non lo redige da una pagina vuota. Ciò che Provoxis non può fare al posto vostro è pubblicarla: portare quel documento in un posto in cui la vostra forza lavoro lo veda davvero, e mantenere accurata la sezione del gestore designato man mano che il personale cambia, resta compito dell'azienda stessa. Un documento pronto all'uso non si pubblica da solo sull'intranet.

Base giuridica

• Art. 9(1), Direttiva (UE) 2019/1937 — l'elenco completo di ciò che le procedure di segnalazione interna devono comprendere, punti da (a) a (g).