Kunt u Google Forms gebruiken als meldkanaal voor klokkenluiders?

Het korte antwoord: een Google- of Microsoft-formulier kan meldingen ontvangen, maar niet reageren op degene die ze heeft gedaan. Dat is het probleem. De Wet bescherming klokkenluiders (Wbk) en de EU-richtlijn verwachten dat u een melding binnen 7 dagen bevestigt, waar nodig vervolgvragen stelt en binnen 3 maanden terugkoppeling geeft. Een formulier verzamelt alleen. Als de melder anoniem is gebleven, is er geen weg terug naar hem of haar; heeft de melder een e-mailadres achtergelaten, dan is hij of zij niet meer anoniem. Daarnaast vereist de Wbk ook een mondelinge route, en er zijn een paar instellingen die makkelijk over het hoofd worden gezien en de melder kunnen identificeren of mensen kunnen uitsluiten die de wet beschermt.

Gebruikt u al een formulier, dan helpt dit artikel u bepalen waar u staat: wat een formulier goed doet, het gat dat geen instelling dicht, een check voor uw eigen formulier met een oplossing voor elk probleem, en wat er verandert met een eigen meldkanaal.

Wat een formulier goed doet

Formulieren hebben echte voordelen boven een mailbox:

• Geen e-mailadres nodig. Een melder kan indienen zonder account en zonder mailspoor, als het formulier zo is ingericht. Met e-mail kan dat alleen als de melder eerst een apart account aanmaakt.
• Structuur. Vragen leiden de melder naar wat de behandelaar nodig heeft: wat er gebeurde, wanneer, wie erbij betrokken was, hoe de melder het weet.
• Het is gratis en snel opgezet. Voor een bedrijf dat geen meldkanaal hoeft te hebben, is een zorgvuldig ingericht formulier een redelijk begin.

Het gat dat geen instelling dicht: geen weg terug

De termijnen van de richtlijn gaan uit van een gesprek, niet van één bericht:

• Ontvangstbevestiging binnen 7 dagen (art. 9, lid 1, onder b).
• Zorgvuldige opvolging (art. 9, lid 1, onder d). In de praktijk betekent dat meestal de melder iets vragen. Meldingen zijn zelden in één keer compleet.
• Terugkoppeling binnen 3 maanden (art. 9, lid 1, onder f): wat er is gedaan en waarom.

Zie de termijn van 7 dagen/3 maanden voor terugkoppeling, uitgelegd. Een formulier heeft geen antwoordfunctie. De enige uitweg is om contactgegevens te vragen, en dan moet de melder kiezen tussen anoniem blijven en een reactie krijgen. Velen kiezen er dan voor om helemaal niet te melden.

Eigen meldkanalen dichten dit gat met een zaakreferentie: de melder krijgt bij het versturen een code en gebruikt die om de ontvangstbevestiging te lezen, vragen te beantwoorden en de terugkoppeling te zien, zonder ooit een naam of e-mailadres op te geven. Zie anonieme versus geïdentificeerde melding, uitgelegd.

Wat Nederland en andere landen toevoegen

De richtlijn laat verschillende keuzes aan het nationale recht over, en sommige raken een formulier direct:

• Nederland. Artikel 2 Wbk vereist dat de procedure melden mogelijk maakt via de telefoon of een ander spraakberichtsysteem en op verzoek in een persoonlijk gesprek, naast schriftelijk melden. Een formulier is alleen schriftelijk en kan hier dus nooit het hele kanaal zijn. De Wbk-bepalingen over anoniem melden zijn nog niet in werking, maar ontvangstbevestiging en terugkoppeling vereisen ook hier een weg terug naar de melder.
• Spanje verplicht interne kanalen anonieme meldingen aan te nemen. Een formulier kan dat makkelijker dan e-mail, maar door het gat hierboven kunt u een anonieme melding dan niet bevestigen of beantwoorden.
• Italië verwacht via de richtsnoeren van zijn toezichthouder, net als Nederland, zowel een schriftelijke als een mondelinge route.

Meer in Nederlands Wet bescherming klokkenluiders (Wbk), uitgelegd.

Controleer uw eigen formulier

Tien controles. Bij elke controle staat hoe u die uitvoert en hoe u het probleem oplost met het hulpmiddel dat u al hebt. Begin bij de eerste: die laat precies zien wat uw formulier vastlegt.

1. Een testmelding legt niets over de melder vast.

   Controleren: dien vanaf een privéapparaat, uitgelogd bij alle werkaccounts, een testantwoord in. Open daarna de antwoorden en kijk wat er bij is opgeslagen.

   Oplossen: als iets u identificeert (een naam, een e-mailadres, een inlogscherm waar u niet omheen kon), werk dan controles 2 tot en met 4 door.

2. Iedereen kan antwoorden, zonder in te loggen.

   Controleren: in Google Workspace accepteert een nieuw formulier alleen antwoorden van mensen in uw organisatie, die moeten inloggen. In Microsoft Forms vereisen beide instellingen die het formulier beperken tot uw organisatie of tot bepaalde mensen daarin dat men inlogt, en de eigenaar kan ervoor kiezen namen vast te leggen.

   Oplossen: zet in Google Forms de beperking tot de organisatie uit, of kies in Microsoft Forms dat iedereen kan antwoorden. Naast anonimiteit laat dat ook mensen toe die de richtlijn beschermt en die geen werkaccount hebben: zzp'ers, medewerkers van leveranciers, sollicitanten, oud-werknemers (art. 4; zie wie er beschermd wordt).

3. E-mailadressen worden niet verzameld.

   Controleren: de Google-instelling voor het verzamelen van e-mailadressen legt het adres van elke antwoordende persoon vast, geverifieerd via diens Google-account of zelf ingetypt.

   Oplossen: zet die uit. Wilt u melders kunnen bereiken, zie controle 7.

4. Er is geen vraag met bestandsupload.

   Controleren: volgens de Google-help moeten antwoordende personen inloggen bij een Google-account om een vraag met bestandsupload te beantwoorden, en komen de bestanden in de Drive van de eigenaar. Volgens Microsoft werkt bestandsupload alleen bij formulieren die tot de organisatie beperkt zijn, met opslag in de OneDrive van de eigenaar.

   Oplossen: verwijder de vraag. Vertel melders hoe ze documenten op een andere manier kunnen delen, en dat dat hen kan identificeren.

5. Alleen de aangewezen zaakbehandelaars zien de antwoorden.

   Controleren: maak een lijst van iedereen die als bijdrager of mede-eigenaar is toegevoegd. Mensen worden toegevoegd om te helpen bij het ontwerp en zelden weer verwijderd. In Microsoft Forms kan een formulier dat in een groep is gemaakt door elk groepslid worden gelezen. Controleer of er ooit een link naar een samenvatting van de antwoorden is gedeeld en of antwoordende personen in Google Forms een samenvatting van alle antwoorden kunnen zien.

   Oplossen: verwijder iedereen behalve de aangewezen zaakbehandelaars, haal het formulier uit elke groep en zet elke gedeelde samenvatting uit.

6. Gekoppelde spreadsheets zijn net zo goed afgeschermd.

   Controleren: gaan antwoorden naar een Google-spreadsheet, dan geeft Google de bijdragers van het formulier daar automatisch toegang toe, en iedereen met wie de spreadsheet is gedeeld kan elke melding lezen. Microsoft Forms kan antwoorden naar een Excel-werkmap in OneDrive of SharePoint sturen.

   Oplossen: controleer met wie de spreadsheet is gedeeld, beperk die tot de aangewezen zaakbehandelaars en controleer dat elk kwartaal opnieuw.

7. Melders kennen de afweging tussen anonimiteit en terugkoppeling.

   Controleren: legt het formulier uit dat u zonder contactgegevens geen ontvangstbevestiging kunt sturen, geen vragen kunt stellen en geen terugkoppeling kunt geven?

   Oplossen: voeg een optioneel contactveld toe en leg de afweging er in gewone taal naast uit. Een melder die een privéadres achterlaat, kan door de behandelaars nog steeds los van zijn of haar naam worden behandeld, maar is niet meer anoniem.

8. Termijnen en dossier staan op een betrouwbare plek.

   Controleren: een antwoord is een rij in een tabel. Waar worden status, datum van ontvangstbevestiging, uiterste datum voor terugkoppeling en uitkomst van elke melding vastgelegd, en wie kan dat zien? Artikel 18 van de richtlijn vereist registratie van elke melding.

   Oplossen: houd een register bij met toegang alleen voor de zaakbehandelaars, dat wekelijks wordt nagelopen door een aangewezen persoon. Zie audit logging: een verdedigbaar dossier bijhouden.

9. Het formulier hangt niet aan het account van één persoon.

   Controleren: staat het formulier op een privé-Gmailaccount, of op het werkaccount van één bepaalde medewerker? Een privéaccount valt volledig buiten de afspraken van uw bedrijf. Bij een werkaccount erft iemand anders bij vertrek de bestanden, inclusief elke melding.

   Oplossen: verplaats het formulier naar een bedrijfsaccount van de functie die meldingen behandelt. Bepaal hoe lang antwoorden worden bewaard, en verwijder ze daarna uit het formulier, de spreadsheet en elke opslagmap. Zie een bewaarbeleid kiezen.

10. Er is een tweede route, en een mondelinge.

    Controleren: waar gaat een melding over een van de bijdragers van het formulier naartoe? Kan iemand melden zonder iets op te schrijven, of om een gesprek vragen?

    Oplossen: noem in uw procedure een alternatief aanspreekpunt, bijvoorbeeld een bestuurder of een externe vertrouwenspersoon. Publiceer een telefoonnummer of voicemail en beschrijf hoe iemand om een persoonlijk gesprek vraagt: artikel 2 Wbk vereist beide. Zie spraakmeldingen en anonimisering, eenvoudig uitgelegd.

Wat geen instelling kan oplossen

• Geen weg terug naar een anonieme melder. Zie hierboven. Elke omweg kost de melder de anonimiteit.
• Anonimiteit en bewijsstukken gaan niet samen. Wie een document wil meesturen, moet daarvoor inloggen, in Google Forms en in Microsoft Forms.
• Geen mondelinge route. In Nederland hebt u naast het formulier altijd iets anders nodig.
• Het dossier staat buiten het formulier. Het register, de termijnen en de vastlegging van wie wat deed zijn een aparte spreadsheet die met de hand wordt bijgehouden.
• Toegang wordt beheerd in een algemeen hulpmiddel. Bijdragers, gekoppelde spreadsheets, groepslidmaatschap en gedeelde links veranderen los van elkaar. Niets waarschuwt u als er een verandert.

Wat het beheer van een formulier vraagt

Als elke controle hierboven slaagt, kan het formulier een bruikbare schriftelijke route zijn voor geïdentificeerde meldingen, en eenrichtingsverkeer voor anonieme. Om dat zo te houden is nodig:

• een controle van bijdragers, gekoppelde spreadsheets en delen elk kwartaal, en na elk vertrek
• een register dat per melding met de hand wordt bijgehouden en wekelijks naast de termijnen wordt gelegd
• een aparte route voor vragen en terugkoppeling met elke melder die contactgegevens achterlaat
• een aparte telefoonlijn of voicemail, en een manier om gesprekken in te plannen
• verwijderen volgens schema uit het formulier, de spreadsheet en gekoppelde opslag

Waarom bedrijven overstappen op Provoxis

Provoxis houdt wat goed is aan een formulier (een gestructureerde, openbare pagina zonder inloggen) en dicht de gaten die een formulier niet kan dichten:

U richt het zelf in met een begeleide checklist, de prijs is een vast maandbedrag (zie prijzen) en er is een gratis proefperiode van 30 dagen.

Overstappen van het formulier

1. Publiceer het nieuwe kanaal overal waar de link naar het formulier stond. Wijzigt u daarmee de meldprocedure, houd dan rekening met het instemmingsrecht van de ondernemingsraad.
2. Sluit het formulier voor nieuwe antwoorden en vervang de beschrijving door een link naar de nieuwe meldpagina. Google Forms en Microsoft Forms kunnen een bericht tonen aan wie een gesloten formulier opent.
3. Rond open zaken af met de melders die u kunt bereiken. Waar dat niet kan, legt u dat vast in het dossier.
4. Verwijder de antwoorden uit het formulier, de spreadsheet en elke opslagmap na afloop van de bewaartermijn, en verwijder daarna het formulier.

Juridische basis

• Artikel 2, Wbk — ten minste schriftelijk en mondeling melden, en een persoonlijk gesprek op verzoek; ontvangstbevestiging en terugkoppeling.
• Art. 4, Richtlijn (EU) 2019/1937 — beschermde personen, ook buiten het eigen personeel van de werkgever.
• Art. 6, lid 2 — of anonieme meldingen moeten worden aangenomen, is een nationale keuze.
• Art. 9, lid 1, onder a — kanalen die veilig zijn ontworpen en beheerd, zonder toegang voor onbevoegde medewerkers.
• Art. 9, lid 1, onder b, d en f — ontvangstbevestiging binnen 7 dagen, zorgvuldige opvolging, terugkoppeling binnen 3 maanden.
• Art. 9, lid 2 — schriftelijk, mondeling of beide, en een persoonlijk gesprek op verzoek.
• Art. 18 — registratie van elke ontvangen melding.
• Google Forms Help, een vraag met bestandsupload toevoegen en instellingen voor het delen van formulieren in Google Workspace; Microsoft Ondersteuning, kiezen wie een formulier kan invullen en vragen met bestandsupload.