Czy Formularze Google mogą być kanałem zgłoszeń dla sygnalistów?

Krótka odpowiedź: Formularz Google lub Microsoft może przyjmować zgłoszenia, ale nie może odpowiedzieć osobie, która je złożyła. Na tym polega problem. Ustawa o ochronie sygnalistów i dyrektywa UE oczekują, że potwierdzisz przyjęcie zgłoszenia w ciągu 7 dni, w razie potrzeby zadasz pytania uzupełniające i przekażesz informację zwrotną w ciągu 3 miesięcy. Formularz tylko zbiera. Jeśli sygnalista pozostał anonimowy, nie ma jak do niego wrócić, a jeśli zostawił adres e-mail, nie jest już anonimowy. Do tego dochodzi kilka łatwych do przeoczenia ustawień, które mogą zidentyfikować sygnalistę albo wykluczyć osoby chronione przez prawo.

Jeśli już korzystasz z formularza, ten artykuł pomoże ci ustalić, gdzie stoisz: co formularz robi dobrze, której luki żadne ustawienie nie zamknie, lista kontrolna dla twojego formularza z rozwiązaniem dla każdego problemu i co zmienia dedykowany kanał.

Co formularz robi dobrze

Formularze mają prawdziwe zalety w porównaniu ze skrzynką e-mail:

• Nie potrzeba adresu e-mail. Sygnalista może wysłać zgłoszenie bez konta i bez śladu w poczcie, jeśli formularz jest tak skonfigurowany. E-mailem da się to zrobić tylko po założeniu osobnego konta.
• Struktura. Pytania prowadzą sygnalistę do tego, czego potrzebuje osoba rozpatrująca: co się stało, kiedy, kto był zaangażowany, skąd o tym wie.
• Jest darmowy i szybki w uruchomieniu. Dla firmy, która nie musi mieć kanału, starannie skonfigurowany formularz to rozsądny początek.

Luka, której żadne ustawienie nie zamknie: brak drogi powrotnej

Terminy dyrektywy zakładają rozmowę, a nie jednorazową wiadomość:

• Potwierdzenie przyjęcia w ciągu 7 dni (art. 9 ust. 1 lit. b).
• Rzetelne działania następcze (art. 9 ust. 1 lit. d). W praktyce zwykle oznacza to zapytanie o coś sygnalisty. Zgłoszenia rzadko są kompletne za pierwszym razem.
• Informacja zwrotna w ciągu 3 miesięcy (art. 9 ust. 1 lit. f): co zrobiono i dlaczego.

Zobacz termin 7 dni / 3 miesięcy na informację zwrotną, wyjaśniony. Formularz nie ma funkcji odpowiedzi. Jedynym wyjściem jest poproszenie o dane kontaktowe, a wtedy sygnalista musi wybierać między anonimowością a otrzymaniem odpowiedzi. Wielu wybierze, by w ogóle nie zgłaszać.

Dedykowane kanały zamykają tę lukę numerem referencyjnym sprawy: sygnalista otrzymuje kod przy wysyłaniu zgłoszenia i za jego pomocą czyta potwierdzenie przyjęcia, odpowiada na pytania i widzi informację zwrotną, nigdy nie podając imienia ani adresu e-mail. Zobacz zgłoszenia anonimowe a zidentyfikowane, wyjaśnione.

Co dodają Polska i inne kraje

Dyrektywa pozostawia część decyzji prawu krajowemu, a niektóre z nich bezpośrednio dotyczą formularza:

• Polska. Art. 26 ustawy o ochronie sygnalistów dopuszcza zgłoszenia ustne lub pisemne, więc formularz może być ścieżką pisemną. Na wniosek sygnalisty trzeba jednak zorganizować spotkanie w ciągu 14 dni (art. 26 ust. 6), a procedura musi określać, jak postępujesz ze zgłoszeniami anonimowymi (art. 25 ust. 1 pkt 4). Potwierdzenie przyjęcia i informacja zwrotna także tu wymagają drogi powrotnej do sygnalisty.
• Hiszpania wymaga, by kanały wewnętrzne przyjmowały zgłoszenia anonimowe. Formularz radzi sobie z tym łatwiej niż e-mail, ale przez opisaną wyżej lukę nie potwierdzisz wtedy przyjęcia ani nie odpowiesz.
• Holandia wymaga ustawowo ścieżki ustnej, a włoski regulator oczekuje zgłoszeń pisemnych i ustnych. Formularz jest wyłącznie pisemny i nie może tam być całym kanałem.

Więcej w artykule Polska ustawa o ochronie sygnalistów, wyjaśniona.

Sprawdź własny formularz

Dziesięć punktów. Przy każdym: jak go sprawdzić i jak rozwiązać problem narzędziem, które już masz. Zacznij od pierwszego: pokaże ci dokładnie, co zapisuje twój formularz.

1. Zgłoszenie testowe nie zapisuje niczego o sygnaliście.

   Sprawdź: z prywatnego urządzenia, wylogowany ze wszystkich kont służbowych, wyślij testową odpowiedź. Potem otwórz odpowiedzi i zobacz, co zostało przy niej zapisane.

   Napraw: jeśli cokolwiek cię identyfikuje (imię i nazwisko, adres e-mail, prośba o zalogowanie, której nie dało się ominąć), przejdź przez punkty 2–4.

2. Każdy może odpowiedzieć, bez logowania.

   Sprawdź: w Google Workspace nowy formularz przyjmuje odpowiedzi tylko od osób z twojej organizacji, które muszą się zalogować. W Microsoft Forms oba ustawienia, które ograniczają formularz do twojej organizacji lub wybranych osób w niej, wymagają logowania, a właściciel może zapisywać imiona i nazwiska odpowiadających.

   Napraw: wyłącz ograniczenie do organizacji w Formularzach Google albo wybierz w Microsoft Forms opcję, że każdy może odpowiedzieć. Poza ochroną anonimowości otwiera to kanał dla osób chronionych przez dyrektywę, które nie mają konta służbowego: współpracowników na kontraktach, pracowników dostawców, kandydatów, byłych pracowników (art. 4; zobacz kto jest chroniony na podstawie dyrektywy).

3. Adresy e-mail nie są zbierane.

   Sprawdź: ustawienie Google dotyczące zbierania adresów e-mail zapisuje adres każdej odpowiadającej osoby, zweryfikowany z jej konta Google albo wpisany przez nią.

   Napraw: wyłącz je. Jeśli chcesz mieć kontakt z sygnalistami, zobacz punkt 7.

4. Nie ma pytania o przesłanie pliku.

   Sprawdź: według pomocy Google, aby odpowiedzieć na pytanie o przesłanie pliku, trzeba zalogować się na konto Google, a pliki trafiają na Dysk właściciela. Według Microsoft przesyłanie plików działa tylko w formularzach ograniczonych do organizacji, z zapisem w OneDrive właściciela.

   Napraw: usuń to pytanie. Wyjaśnij sygnalistom, jak przekazać dokumenty inną drogą i że może to ich zidentyfikować.

5. Odpowiedzi widzą tylko wyznaczone osoby rozpatrujące zgłoszenia.

   Sprawdź: wypisz wszystkie osoby dodane jako współpracownicy lub współwłaściciele. Dodaje się je do pomocy przy projektowaniu formularza i rzadko usuwa. W Microsoft Forms formularz utworzony w grupie może przeczytać każdy członek grupy. Sprawdź, czy kiedykolwiek udostępniono link do podsumowania odpowiedzi i czy w Formularzach Google odpowiadający widzą podsumowanie wszystkich odpowiedzi.

   Napraw: usuń wszystkich poza wyznaczonymi osobami rozpatrującymi, wyjmij formularz z każdej grupy i wyłącz udostępnianie podsumowań. Art. 27 ustawy wymaga, by osoby nieupoważnione nie miały dostępu.

6. Połączone arkusze są tak samo zabezpieczone.

   Sprawdź: jeśli odpowiedzi trafiają do Arkusza Google, Google automatycznie daje do niego dostęp współpracownikom formularza, a każdy, komu arkusz udostępniono, może przeczytać każde zgłoszenie. Microsoft Forms może wysyłać odpowiedzi do skoroszytu Excel w OneDrive lub SharePoint.

   Napraw: sprawdź, komu udostępniono arkusz, ogranicz go do wyznaczonych osób rozpatrujących i sprawdzaj to ponownie co kwartał.

7. Sygnaliści znają wybór między anonimowością a informacją zwrotną.

   Sprawdź: czy formularz wyjaśnia, że bez danych kontaktowych nie potwierdzisz przyjęcia, nie zadasz pytań i nie przekażesz informacji zwrotnej?

   Napraw: dodaj opcjonalne pole kontaktowe i obok prostymi słowami wyjaśnij ten wybór. Sygnalista, który zostawi prywatny adres, nadal może być traktowany przez osoby rozpatrujące oddzielnie od swojego nazwiska, ale nie jest już anonimowy.

8. Terminy i rejestr są prowadzone w pewnym miejscu.

   Sprawdź: odpowiedź to wiersz w tabeli. Gdzie zapisujesz status, datę potwierdzenia przyjęcia, termin informacji zwrotnej i wynik każdego zgłoszenia, i kto to widzi? Ustawa wymaga prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych (art. 29).

   Napraw: prowadź rejestr z dostępem ograniczonym do osób rozpatrujących, przeglądany co tydzień przez wyznaczoną osobę. Zobacz logowanie audytowe: prowadzenie dokumentacji nadającej się do obrony.

9. Formularz nie zależy od konta jednej osoby.

   Sprawdź: czy formularz jest na prywatnym koncie Gmail albo na koncie służbowym konkretnego pracownika? Konto prywatne jest całkowicie poza umowami twojej firmy. Przy koncie służbowym po odejściu tej osoby ktoś inny dziedziczy jej pliki, w tym każde zgłoszenie.

   Napraw: przenieś formularz na konto firmowe przypisane do funkcji rozpatrującej zgłoszenia. Ustal, jak długo przechowujesz odpowiedzi (dane w rejestrze przechowuje się 3 lata po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze), a potem usuń je z formularza, arkusza i każdego folderu. Zobacz wybór polityki retencji.

10. Jest druga ścieżka i spotkanie na wniosek.

    Sprawdź: gdzie trafia zgłoszenie dotyczące jednego ze współpracowników formularza? Jak ktoś prosi o bezpośrednie spotkanie?

    Napraw: wskaż w polityce alternatywny kontakt, na przykład członka zarządu albo zewnętrznego doradcę, i opisz, jak poprosić o spotkanie, które trzeba zorganizować w ciągu 14 dni. Jeśli działasz też w Holandii lub we Włoszech, opublikuj tam ścieżkę ustną. Zobacz zgłoszenia głosowe i anonimizacja, wyjaśnione prosto.

Czego żadne ustawienie nie naprawi

• Brak drogi powrotnej do anonimowego sygnalisty. Zobacz wyżej. Każde obejście kosztuje sygnalistę anonimowość.
• Anonimowość i dowody się wykluczają. Kto chce dołączyć dokument, musi się zalogować, zarówno w Formularzach Google, jak i w Microsoft Forms.
• Rejestr żyje poza formularzem. Rejestr, terminy i zapis tego, kto co zrobił, to osobny arkusz prowadzony ręcznie.
• Dostępami zarządza się w narzędziu ogólnego przeznaczenia. Współpracownicy, połączone arkusze, członkostwo w grupach i udostępnione linki zmieniają się niezależnie od siebie. Nic cię nie ostrzeże, gdy któryś z nich się zmieni.

Czego wymaga utrzymanie formularza

Jeśli każdy punkt powyżej jest spełniony, formularz może być użyteczną ścieżką pisemną dla zgłoszeń jawnych i jednokierunkową dla anonimowych. Utrzymanie tego stanu wymaga:

• przeglądu współpracowników, połączonych arkuszy i udostępnień co kwartał oraz po każdym odejściu pracownika
• rejestru prowadzonego ręcznie dla każdego zgłoszenia i co tydzień porównywanego z terminami
• osobnej ścieżki do pytań i informacji zwrotnej dla każdego sygnalisty, który zostawi kontakt
• sposobu na zorganizowanie spotkania w ciągu 14 dni
• usuwania zgodnie z harmonogramem z formularza, arkusza i połączonego miejsca przechowywania

Dlaczego firmy przechodzą na Provoxis

Provoxis zachowuje to, co w formularzu dobre (ustrukturyzowaną, publiczną stronę bez logowania), i zamyka luki, których formularz zamknąć nie może:

Wdrożenie przeprowadzasz samodzielnie z listą kontrolną, cena to stała opłata miesięczna (zobacz cennik), a do tego jest 30-dniowy bezpłatny okres próbny.

Odejście od formularza

1. Opublikuj nowy kanał wszędzie, gdzie widniał link do formularza.
2. Zamknij formularz dla nowych odpowiedzi i zastąp jego opis linkiem do nowej strony zgłoszeń. Formularze Google i Microsoft Forms mogą wyświetlić komunikat każdemu, kto otworzy zamknięty formularz.
3. Dokończ otwarte sprawy z sygnalistami, z którymi możesz się skontaktować. Gdzie się nie da, odnotuj to w aktach sprawy.
4. Usuń odpowiedzi z formularza, arkusza i każdego folderu po upływie okresu przechowywania, a potem usuń formularz.

Podstawa prawna

• Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, art. 26 i 27 — zgłoszenia ustne lub pisemne; brak dostępu dla osób nieupoważnionych i poufność tożsamości; spotkanie w ciągu 14 dni na wniosek (art. 26 ust. 6).
• Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, art. 25 ust. 1 pkt 4 i art. 29 — postępowanie ze zgłoszeniami anonimowymi; rejestr zgłoszeń wewnętrznych i okres przechowywania danych.
• Art. 4, dyrektywa (UE) 2019/1937 — osoby chronione, także spoza personelu pracodawcy.
• Art. 6 ust. 2 — o obowiązku przyjmowania zgłoszeń anonimowych decyduje każde państwo członkowskie.
• Art. 9 ust. 1 lit. a — kanały zaprojektowane i obsługiwane w bezpieczny sposób, bez dostępu dla nieupoważnionego personelu.
• Art. 9 ust. 1 lit. b, d i f — potwierdzenie przyjęcia w ciągu 7 dni, rzetelne działania następcze, informacja zwrotna w ciągu 3 miesięcy.
• Art. 9 ust. 2 — zgłoszenia pisemne, ustne lub w obu formach, oraz spotkanie na wniosek.
• Art. 18 — rejestrowanie każdego otrzymanego zgłoszenia.
• Pomoc Formularzy Google, dodawanie pytania o przesłanie pliku i ustawienia udostępniania formularzy w Google Workspace; pomoc techniczna Microsoft, wybieranie, kto może wypełnić formularz i pytania o przesłanie pliku.