¿Se puede usar Google Forms como canal de denuncias?

La respuesta corta: un formulario de Google o Microsoft puede recibir denuncias, pero no puede responder a quien las hizo. Ese es el problema. La Ley 2/2023 y la Directiva europea esperan que acuse recibo de una denuncia en 7 días, pida más información cuando la necesite y dé retroalimentación en 3 meses. Un formulario solo recoge. Si el informante se mantuvo en el anonimato, no hay forma de volver a contactar con él, y si dejó un correo electrónico, ya no es anónimo. A eso se suman algunos ajustes fáciles de pasar por alto que pueden identificar al informante o excluir a personas a las que la ley protege.

Si ya utiliza un formulario, este artículo le ayuda a saber en qué punto está: qué hace bien un formulario, la carencia que ningún ajuste resuelve, una comprobación para su propio formulario con una solución para cada problema y qué cambia con un canal dedicado.

Lo que un formulario hace bien

Los formularios tienen ventajas reales frente a un buzón de correo:

• No hace falta una dirección de correo. El informante puede enviar la denuncia sin cuenta y sin rastro de correo, si el formulario está configurado así. Por correo, eso solo es posible si antes crea una cuenta aparte. En España, donde el art. 7.3 de la Ley 2/2023 exige admitir comunicaciones anónimas, es una diferencia importante.
• Estructura. Las preguntas guían al informante hacia lo que necesita quien gestiona el caso: qué pasó, cuándo, quién intervino, cómo lo sabe.
• Es gratis y rápido de montar. Para una empresa que no está obligada a tener un canal, un formulario bien configurado es un punto de partida razonable.

La carencia que ningún ajuste resuelve: no hay camino de vuelta

Los plazos de la Directiva suponen una conversación, no un mensaje aislado:

• Acusar recibo en 7 días (art. 9(1)(b)).
• Hacer un seguimiento diligente (art. 9(1)(d)). En la práctica, eso suele significar preguntar algo al informante. Las denuncias rara vez llegan completas a la primera.
• Dar retroalimentación en 3 meses (art. 9(1)(f)): qué se ha hecho y por qué.

Véase el plazo de 7 días / 3 meses para dar retroalimentación, explicado. Un formulario no tiene función de respuesta. La única salida es pedir datos de contacto, y entonces el informante tiene que elegir entre seguir siendo anónimo y recibir respuesta. Muchos optarán por no denunciar. En España hay además un matiz: la ley no solo exige admitir las comunicaciones anónimas, sino también tramitarlas (art. 7.3), y tramitar una denuncia sin poder hablar con quien la hizo es mucho más difícil.

Los canales dedicados resuelven esta carencia con una referencia del caso: el informante recibe un código al enviar la denuncia y lo usa para leer el acuse de recibo, responder preguntas y ver la retroalimentación, sin dar nunca su nombre ni una dirección de correo. Véase denuncia anónima frente a identificada, explicada.

Lo que añaden España y otros países

La Directiva deja varias decisiones al derecho nacional, y algunas afectan directamente a un formulario:

• España. La Ley 2/2023 exige admitir comunicaciones anónimas (art. 7.3). Un formulario puede recibirlas, pero por la carencia anterior no podrá acusar recibo en siete días naturales ni responder en tres meses (art. 9.2). El art. 7.2 prevé además comunicaciones verbales y una reunión presencial a solicitud del informante, algo que un formulario no ofrece.
• Los Países Bajos exigen por ley una vía verbal, y el regulador italiano espera denuncias escritas y verbales. Un formulario es solo escrito y allí no puede ser todo el canal.
• Alemania, Irlanda y Polonia no obligan a aceptar denuncias anónimas, pero los plazos de respuesta son los mismos.

Más detalle en La Ley 2/2023, explicada.

Compruebe su propio formulario

Diez comprobaciones. Cada una indica cómo comprobarla y cómo corregir el problema con la herramienta que ya tiene. Empiece por la primera: le muestra exactamente qué guarda su formulario.

1. Una denuncia de prueba no guarda nada sobre el informante.

   Comprobar: desde un dispositivo personal, sin sesión iniciada en ninguna cuenta de trabajo, envíe una respuesta de prueba. Después abra las respuestas y mire qué se guardó con ella.

   Corregir: si algo le identifica (un nombre, una dirección de correo, una petición de inicio de sesión que no pudo saltarse), revise las comprobaciones 2 a 4.

2. Cualquiera puede responder, sin iniciar sesión.

   Comprobar: en Google Workspace, un formulario nuevo solo acepta respuestas de personas de su organización, que deben iniciar sesión. En Microsoft Forms, las dos opciones que limitan el formulario a su organización o a personas concretas de ella exigen inicio de sesión, y el propietario puede optar por registrar el nombre de quien responde.

   Corregir: desactive la restricción a la organización en Google Forms, o elija «Cualquiera puede responder» en Microsoft Forms. Además de proteger el anonimato, así entran personas protegidas por la Directiva que no tienen cuenta de trabajo: autónomos, personal de proveedores, candidatos, antiguos empleados (art. 4; véase Quién está protegido).

3. No se recogen direcciones de correo.

   Comprobar: la opción de Google para recoger direcciones de correo guarda la dirección de cada persona que responde, verificada desde su cuenta de Google o escrita por ella.

   Corregir: desactívela. Si quiere poder contactar con los informantes, véase la comprobación 7.

4. No hay preguntas de subida de archivos.

   Comprobar: según la ayuda de Google, para responder a una pregunta de subida de archivos hay que iniciar sesión en una cuenta de Google, y los archivos se guardan en el Drive del propietario. Según Microsoft, la subida de archivos solo funciona en formularios limitados a la organización, con los archivos en el OneDrive del propietario.

   Corregir: elimine la pregunta. Explique a los informantes cómo compartir documentos por otra vía, y que hacerlo puede identificarles.

5. Solo los gestores designados ven las respuestas.

   Comprobar: enumere a todas las personas añadidas como colaboradores o copropietarios. Se añaden para ayudar a diseñar el formulario y rara vez se retiran. En Microsoft Forms, un formulario creado en un grupo lo pueden leer todos los miembros del grupo. Compruebe si alguna vez se compartió un enlace a un resumen de respuestas y, en Google Forms, si quienes responden pueden ver un resumen de todas las respuestas.

   Corregir: retire a todos salvo a los gestores designados, saque el formulario de cualquier grupo y desactive cualquier resumen compartido. El art. 5.2 de la Ley 2/2023 exige impedir el acceso de personal no autorizado.

6. Las hojas de cálculo vinculadas están igual de cerradas.

   Comprobar: si las respuestas van a una hoja de Google Sheets, Google da acceso automáticamente a los colaboradores del formulario, y cualquiera con quien se comparta la hoja puede leer todas las denuncias. Microsoft Forms puede enviar las respuestas a un libro de Excel en OneDrive o SharePoint.

   Corregir: revise con quién está compartida la hoja, limítela a los gestores designados y vuelva a comprobarlo cada trimestre.

7. Los informantes conocen el dilema entre anonimato y respuesta.

   Comprobar: ¿explica el formulario que, sin datos de contacto, no podrá acusar recibo, hacer preguntas ni dar respuesta?

   Corregir: añada un campo de contacto opcional y explique el dilema con palabras sencillas al lado. Si un informante deja una dirección personal, los gestores pueden mantenerla separada de su nombre, pero ya no es anónimo.

8. Los plazos y el libro-registro están en un lugar fiable.

   Comprobar: una respuesta es una fila en una tabla. ¿Dónde constan el estado, la fecha del acuse de recibo, el vencimiento de la respuesta y el resultado de cada comunicación, y quién puede verlo? El art. 26 de la Ley 2/2023 exige un libro-registro de las informaciones recibidas.

   Corregir: lleve un registro con el acceso limitado a los gestores, revisado cada semana por una persona designada. Véase Registro de auditoría: mantener un registro defendible.

9. El formulario no depende de la cuenta de una sola persona.

   Comprobar: ¿está el formulario en una cuenta personal de Gmail, o en la cuenta de trabajo de un empleado concreto? Una cuenta personal queda completamente fuera de los contratos de su empresa. En una cuenta de trabajo, cuando esa persona se va, otra hereda sus archivos, incluidas todas las denuncias.

   Corregir: traslade el formulario a una cuenta de la empresa vinculada a la función que gestiona las denuncias. Decida cuánto tiempo se conservan las respuestas, siempre dentro del máximo de diez años de la ley, y elimínelas después del formulario, la hoja de cálculo y cualquier carpeta. Véase Elegir una política de conservación.

10. Hay una segunda vía, y una vía verbal.

    Comprobar: ¿adónde va una denuncia sobre uno de los colaboradores del formulario? ¿Puede alguien denunciar sin escribir nada, o pedir una reunión?

    Corregir: designe en su política un contacto alternativo, como un miembro de la dirección o un asesor externo. Publique un teléfono o un sistema de mensajería de voz e indique cómo pedir una reunión presencial. Véase Denuncias por voz y anonimización.

Lo que ningún ajuste puede resolver

• No hay forma de volver a un informante anónimo. Véase más arriba. Cualquier alternativa le cuesta el anonimato al informante.
• Anonimato y pruebas no van juntos. Para adjuntar un documento hay que iniciar sesión, tanto en Google Forms como en Microsoft Forms.
• El registro vive fuera del formulario. El libro-registro, los plazos y la constancia de quién hizo qué son una hoja de cálculo aparte que se mantiene a mano.
• Los accesos se gestionan en una herramienta genérica. Colaboradores, hojas vinculadas, pertenencia a grupos y enlaces compartidos cambian por separado. Nada le avisa cuando cambia uno.

Lo que exige mantener un formulario

Si se cumplen todas las comprobaciones anteriores, el formulario puede ser una vía escrita útil para denuncias identificadas, y una vía de sentido único para las anónimas. Mantenerlo así exige:

• revisar colaboradores, hojas vinculadas y enlaces compartidos cada trimestre, y después de cada baja
• un libro-registro actualizado a mano para cada comunicación y contrastado con los plazos cada semana
• una vía aparte para preguntas y respuestas con cada informante que deja datos de contacto
• un teléfono o mensajería de voz aparte, y una forma de organizar reuniones
• supresiones según el calendario en el formulario, la hoja de cálculo y el almacenamiento vinculado

Por qué las empresas se pasan a Provoxis

Provoxis conserva lo bueno de un formulario (una página pública y estructurada, sin inicio de sesión) y cierra las carencias que un formulario no puede cerrar:

La puesta en marcha es autónoma con una lista de comprobación guiada, el precio es una cuota mensual fija (véase precios) y hay una prueba gratuita de 30 días.

Dejar el formulario

1. Publique el nuevo canal en todos los sitios donde aparecía el enlace al formulario.
2. Cierre el formulario a nuevas respuestas y sustituya su descripción por un enlace a la nueva página de denuncias. Google Forms y Microsoft Forms pueden mostrar un mensaje a quien abra un formulario cerrado.
3. Termine los casos abiertos con los informantes a los que pueda llegar. Cuando no pueda, déjelo anotado en el expediente.
4. Elimine las respuestas del formulario, la hoja de cálculo y cualquier carpeta al vencer su plazo de conservación, y después elimine el formulario.

Fundamento jurídico

• Ley 2/2023, art. 5.2, 7.2 y 7.3 (BOE) — sistema seguro que garantiza la confidencialidad; comunicaciones por escrito, verbalmente o de ambos modos, y reunión presencial a solicitud del informante; presentación y tramitación de comunicaciones anónimas.
• Ley 2/2023, art. 9.2 y 26 — acuse de recibo en siete días naturales y respuesta en un máximo de tres meses; libro-registro de las informaciones recibidas, con un máximo de diez años de conservación.
• Art. 4, Directiva (UE) 2019/1937 — las personas protegidas, también fuera de la plantilla del empleador.
• Art. 6(2) — la obligación de admitir denuncias anónimas se deja a cada Estado miembro.
• Art. 9(1)(a) — canales diseñados y gestionados de forma segura, sin acceso para el personal no autorizado.
• Art. 9(1)(b), (d) y (f) — acuse de recibo en 7 días, seguimiento diligente, retroalimentación en 3 meses.
• Art. 9(2) — denuncia por escrito, verbal o de ambas formas.
• Art. 18 — registro de cada denuncia recibida.
• Ayuda de Google Forms, añadir una pregunta de subida de archivos y ajustes para compartir formularios en Google Workspace; soporte de Microsoft, elegir quién puede rellenar un formulario y preguntas de subida de archivos.